Libraries
Libraries mengorganisir konten didalam site.
Secara teknis, Libraries adalah tipe list yang unik dan memiliki beberapa kelebihan dibanding list, diantaranya kemampuan integrasi dengan Word, Excel dan PowerPoint.
Apapun yang bisa dilakukan di list, bisa dilakukan di libraries.
Oleh karena itu, kali ini anda akan mempelajari fitur unik yang terdapat pada libraries.
Pada akhir sesi demonstrasi Libraries, anda akan mempelajari cara mengunakan document libraries untuk project, tugas, document control, dan archive application
MERUBAH SETTING LIBRARY
Menghidupkan Setting Versioning dan Approval
SharePoint menyediakan sebuah set built-in library templates yang bisa anda gunakan.
Kebanyakan built-in template memiliki Shared Documents library kosong saat dibuat pertama kali.
Disitu Anda bisa buat dokumen baru, upload dokumen, buat folder, check out file, dan sortir konten library melalui menu Edit.
Pada demonstrasi ini, saya perlihatkan cara menghidupkan fitur versioning dan penyetujuan dokumen, dan modifikasi template, caranya:
1. Klik Setting dan pilih Document Library Settings
2. Klik Versioning settings dibagian General Setting
3. Pilih Yes untuk Content Approval
4. Pilih Create major versions untuk Document Version History
5. Pilih Only users who can approve item untuk Draft Item Security
6. Pilih No untuk Require Check Out
7. Klik OK
Secara default, fitur versioning libraries tidak dihidupkan agar tidak memenuhi kapasitas hard disk secara berlebihan, dan juga karena untuk menghindari kebingungan seperti kejadian menyembunyikan perubahan kecil pada dokumen dan diperlunya melakukan check-out sebelum perubahan diperbolehkan.
Pastikan untuk menjelaskan proses versioning ini kepada mereka yang akan meng-edit dokumen di dalam libraries.
Menyetujui Dokumen
Jika anda telah memilih Yes pada Content Approval, maka dokumen baru yang telah dibuat harus mendapatkan persetujuan sebelum dokumen itu bisa ditampilan pada publik.
Anggota yang memiliki wewenang untuk memberikan persetujuan atau tidak adalah group Approvers, Owners dan Administrative.
Untuk menyetujui atau tidak pada dokumen baru, caranya:
1. Navigasi ke Shared Documents
2. Klik menu View All Documents dan pilih Approve/reject Items. SharePoint menampilkan view berdasarkan Approved dan Rejected.
3. Pilih dokumen yang ingin diberikan status, lalu pilih Approve/reject
4. Berikan status persetujuan atau tidak ataupun pending, lalu isi komentar nya, dan jika selesai klik OK
Saat anda menghidupkan status approval, SharePoint menambahkan view untuk merubah status dan mengecek dokumen yang telah disubmit.
View My Submission memperbolehkan para kontributor untuk mengecek status dokumen yang masih pending.
Para pemberi persetujuan bisa melihat dokumen yang masih pending menunggu persetujuan mereka dengan memilih view Approve/reject Items atau juga bisa lewat menghidupkan pesan alert pada document library nya, caranya:
1. Klik Actions dan pilih Alert Me
2. Pada bagian Change Type pilih New items are added
3. Pada bagian When to Send Alerts pilih Send a daily summary, lalu klik OK
Kini SharePoint akan mengirim email setiap kali ada dokumen baru yang telah ditambahkan pada library nya
Memberikan Approve Permission
MOSS sudah memiliki group Approvers yang memperbolehkan user tertentu untuk memberikan persetujuan atau tidak pada dokumen, namun tidak memiliki akses lainnya.
Anda bisa membuat group baru yang fungsinya hampir sama dan tentunya ada baiknya untuk memisahkan group yang sudah ada yaitu Approvers dengan group baru yang akan dibuat ini.
Untuk membuat group Approver tambahan, caranya:
1. Navigasi ke situs utama (home page)
2. Klik Site Actions dan pilih Site Settings dan pilih Modify All Site Settings
3. Pilih Advanced permission dibagian Users and Permissions
4. Klik Settings dan pilih Permission Levels
5. Klik Add a Permission Level
6. Berikan nama baru untuk permission level ini
7. Klik Approve Items dibagian Permissions. Otomatis beberapa akses lainnya mengikuti ke dalam jenis permissions level ini
8. KLik Create jika sudah selesai
Kini anda punya permission level baru yang bisa digunakan untuk user maupun group.
Merubah Template Dokumen
Template document yang ada di dalam Shared Documents yaitu template.doc sebenarnya hanya sebagai placeholder.
Dan tiap kali anda membuat New Document dari Shared Document, ia tidak membuat Micrsofot Word untuk membuat file baru.
Ia hanya mendownload template.doc saja sebagai acuannya.
Disaat pengguna menyimpan dokumen nya, Word akan save file itu ke dalam document library.
Anda tentunya bisa merubah template document itu yang digunakan oleh library, caranya:
1. Klik Setting dan pilih Document Library Settings
2. Klik Advanced Setting dibagian General Setting
3. Klik link Edit Template dibagian Document Template
4. Buatlah perubahan, atau copy-paste konten dari template lainnya
5. Simpan dan tutup dokumennya jika sudah selesai
6. Klik OK untuk konfirmasi
7. Kembali ke Shared Documents. Dan sekarang tiap kali anda ingin membuat dokumen baru, maka template tadi yang sudah disimpan akan muncul sebagai acuan membuat dokumen baru tersebut.
Anda sekarang sudah mengetahui cara merubah template.doc nya.
Bagaimana jika anda ingin membuka workbook excel daripada membuka word dokumen? Ikuti tahap berikut ini:
1. Buatlah file Excel. Sebagai contoh saya gunakan Travel Advance Request ini. Pastikan file excel ini diberikan nama template.xls
2. Klik Actions dan pilih Open with Windows Explorer
3. Buka lokasi file template.xls nya
4. Copy-paste file template.xls ke dalam folder Form
5. Kini perlu dirubah filename dari template.doc ke template.xls pada Document Library Advanced Setting page untuk library nya
6. Klik Settings dan pilih Document Library Settings
7. Klik Advanced settings
8. Ganti extensi nya menjadi template.xls
9. Klik OK jika sudah selesai
Kini jika anda ingin membuat dokumen baru dengan cara mengklik New pada Shared Document library, maka jenis dokumen baru yang akan muncul adalah tipe excel workbook seperti demikian.
MENAMBAH TIPE KONTEN
Anda juga bisa menambahkan lebih dari satu jenis document template yang menentukan penggunaan default aplikasi disaat membuat file baru.
Anda tambahkan template dengan cara membuat tipe konten baru untuk site, dan kemudian menambahkannya pada library.
Hal ini membuat mix-type library, dimana tampil lebih dari satu jenis aplikasi pada menu New Document.
Untuk membuat konten type baru:
1. Buatlah beberapa dokumen sebagai template nya (template.xls, template.doc, template.ppt dsb) untuk tiap aplikasi Office yang anda ingin tambahkan pada library. Simpanlah ke dalam folder Template.
2. Navigasi ke situs utama (home page)
3. Klik Site Actions dan pilih Site Settings dan pilih Modify All Site Settings
4. Klik Site content types dibagian Galleries
5. Klik Create
6. Berikan nama yang sesuai dengan tipe aplikasi Office nya. Nama ini akan tampil disaat pengguna klik menu New Document. Berikan deskripsinya lalu klik OK
7. Klik Advanced Settings
8. Pilih Upload a new document template dan klik Browse. Pilih file nya, klik Open, lalu klik OK
9. Ulangi lagi untuk membuat konten tipe aplikasi Office lainnya (Word dan Powerpoint)
10. Setelah selesai menambahkan konten tipe untuk aplikasi Office nya, buka Site konten type sekali lagi untuk memastikan masing masing konten menuju pada template yang bersangkutan.
Sekarang saatnya menambahkan konten tipe baru ini ke dalam library, caranya:
1.Navigasi ke Shared Document
2. Klik Setting dan pilih Document Library Settings
3. Klik Advanced setting dibagian General Setting
4. Pada bagian Content Type, pilih Yes dan klik OK
5. Pergi ke bagian Content Types, dan klik Add from existing site content types
6. Pilih Excel Spreadsheet, lalu klik Add dan OK
7. Pergi ke bagian Content Types lagi
8. Klik Add from existing site content types
9. Add Powerpoint Presentation dan Word Document dan klik OK
Kini semua konten tipe baru nya telah ada untuk Shared Document Library ini.
Buka Shared Document nya dan klik menu New.
Semua jenis dokumen excel, powerpoint dan word telah ditambahkan pada menu New.
Kini siapapun bisa membuat dokumen baru yang sesuai dengan format nya.
MEMBUAT APLIKASI LIBRARY
Sejauh ini anda telah menyaksikan bagaimana melakukan hal hal di dalam libraries, namun sedikit sekali memperlihatkan kegunaannya secara real.
Ini karena fungsi umumnya sebuah library hanya untuk menyimpan dokumen.
Tetapi library pada SharePoint sebetulnya lebih dari sekedar menyimpan data.
Disini diperlihatkan fungsi utama dari aplikasi library yang sudah ada di SharePoint.
Rangkuman penggunaan library bisa dibilang terkategori berdasarkan 4 aplikasi library ini.
Dan pada demonstrasi ini dan berikutnya, akan memperlihatkan cara membaut aplikasi library tersebut.
Aplikasi Project
Project adalah aplikasi library yang paling sederhana.
Tujuannya untuk mengatur dokumen dan tugas yang digunakan pada project individu.
Untuk contoh, saya akan buat aplikasi project Buku, ikut caranya sebagai berikut:
1. Buat site baru bernama Buku dengan jenis template Team Site
2. Klik Site Actions dan pilih Create
3. Klik Sites and Workspace dibagian Web Pages
4. Berikan title dan URL nya
5. Pilih template Team Site, biarkan yang lainnya secara default, lalu klik Create
6. Tentukan akses pada site ini dengan mengKlik People and Groups
7. Klik New dan pilih New Groups
8. Berikan namanya Publikasi dan klik Create
9. Pergi ke Shared Documents nya site Buku
10, Klik Settings dan pilih Document Library Settings
11. Hidupkan versioning nya dengan mengklik Versioning setting
12. Pilih Yes untuk Content Approval
13. Pilih Yes untuk Require Check Out
14. Klik OK untuk menutupnya
15. Berikutnya upload beberapa dokumen ke dalam library ini. Di Shared Document klik Upload dan pilih Upload Multiple Documents
16. Centangkan pada file dokumen yang ingin di upload, klik OK dan OK lagi
17. Pilih salah satu dokumen, pergi ke menu Edit dan klik Send to, Email Links
18. Isi beritanya dan email kepada yang dituju lalu klik Send
Kini mereka bisa mulai me-review chapter dokumen dan mengeditnya dari library.
Aplikasi Document Control
Aplikasi Document Control dibuat untuk mengikuti peraturan proses yang mendikte bagaimana dokumen dibuat, diperiksa, ditinjau kembali, disetujui, dan disimpan.
Untuk membuat aplikasi document control, caranya:
1. Navigasi ke situs utama (homepage)
2. Klik Site Actions dan pilih Create Site
3. Berikan title dan URL nya
4. Pilih Enterprise dan Document Center, lalu klik Create
5. Klik Documents, lalu klik Setting dan pilih Create Column
6. Berikan nama Departemen, dan pilih Choice
7. Tulis nama departemen nya dibagian Additional Column lalu klik OK
8. Buat kolum lagi, pergi ke Settings dan pilih Create Column
9. Berikan nama Tipe Dokumen dan pilih Choice
10. Tulis Form Instruksi dan Policy sebagai pilihannya dan klik OK
11. Kini buat view library nya, pergi ke Settings dan klik Create View
12. Pilih Standard View, dan berikan nama Departemen. Centangkan pada Make this the default view
13. Berikan posisi nomer 1 untuk Departemen dan nomer 2 untuk Tipe Dokumen
14. Dibagian Group By pilih Departemen, dan klik OK
15. Buatlah view untuk Tipe Dokumennya, klik Settings dan klik Create View
16. Pilih Standard View, berikan nama Tipe Dokumen dan centangkan pada Make this the default view
17. Berikan posisi nomer 1 untuk Tipe Dokumen dan nomer 3 untuk Dokumen
18. Dibagian Group By pilih Tipe Dokumen dan klik OK
Kini terdapat 2 jenis view tambahan yaitu Tipe dokumen dan Departemen
Untuk menghidupkan versioning nya:
1. Klik Settings dan pilih Document Library Settings
2. Klik versionaning settings
3. Klik Yes pada Content Approval
4. Pilih Create major and minor versions
5. Pilih Only uses who can edit items
6. Pilih Yes untuk Require Check Out dan klik OK
Untuk workflow nya:
1. Klik Workflow settings
2. Pilih Approval dan berikan nama untuk jenis workflow ini
3. Dibagian Start Options, berikan centang pada Start this workflow to approve publishing a major version of an item, lalu klik Next
4. Untuk Workflow Task pilih yang serial
5. Klik Approvers dan tentukan siapa yang berwenang untuk menyetujui atau tidaknya dokumen
6. Berikan batas waktu dalam menyelesaikan tugas nya masing masing, dan klik OK untuk menutupnya. Kini anda punya workflow yang bisa digunakan didalam site Dokumen Korporat ini
7. Buatlah dokumen baru di Document library
8. Isi dokumen tersebut layaknya membuat dokumen untuk diperlihatkan dan dipersetujukan. Sebagai contoh, saya buat dokumen instruksi cara menggunakan Visio dalam memvisualisasikan data.
9. Simpan dokumen tersebut ke dalam Document library
10. Peringatan muncul mengatakan perlu di check-in agar bisa dilihat oleh pihak lain, klik OK. Secara otomatis dokumen ini pun bisa di edit secara offline yang akan disimpan ke dalam folder SharePoint Draft. Jika anda ingin mematikan fungsi offline ini, klik Offline Editing Options dan buatlah perubahan pada setting nya.
11. Peringatan muncul lagi menanyakan apakah ingin di check-in atau tidak. Pilih Yes, maka muncul Check-in dialog box dimana diminta untuk memilih apakah versi dokumen ini bersifat sementara (draft) atau sudah final (publish) dan berikan komentarnya yang sesuai. Klik OK jika sudah selesai.
Anggap saja dokumen tersebut sudah siap untuk dipublikasikan, maka:
1. Klik menu Edit pada file tersebut dan pilih Publish a Major Version
2. Berikan komentar terkini tentang dokumen itu, lalu klik OK
3. Klik Start untuk memulai proses persetujuan untuk dokumen ini. Kini status Approval nya berubah menjadi Pending.
Anggap saja saya sendiri yang akan memberikan persetujuan atas dokumen tersebut, maka:
1. Saya buka site Dokumen Korporat nya
2. Dibagian Upcoming Task terlihat bahwa ada alert yang memberitahukan bahwa ia sedang menunggu proses persetujuan dari saya, maka saya klik link tersebut dan saya berikan komentarnya. Saya bisa mereview nya terlebih dahulu dengan mengklik link dokumen itu maka aplikasi Office pun muncul. Terlihat Server Document dan Workflow Task pada bagian ribbon yang menunjukkan dokumen ini sedang pending untuk approval.
3. Klik Approve untuk menyetujui dokumen tersebut
4. Kemabli ke Documents library maka terlihat disini dokumennya sudah siap untuk dipublikasikan setelah lulus proses persetujuan
Pengendalian Dokumen Dengan Info Management Policy
SharePoint memberikan anda peluang menggunakan fitur information management policy untuk dokumen dan list.
Penggunaan fitur ini pada umumnya bisa digunakan untuk auditing, pemberian batas waktu atau expiration, pemberian label dan barcode sebagai alat tracking.
Information management policy ini bisa dibuat di tingkat site collection, list atau library, dan tipe konten.
Jika anda buat policy di tingkat site collection, maka list library dan tipe konten di dalamnya juga mengikuti ketentuan dan peraturan yang telah diset pada information management policy itu.
Untuk membuat site collection information policy, lakukan sebagai berikut:
1. Buka situs utama (homepage)
2. Klik Site Actions, pilih Site Settings dan Modify All Site Settings
3. Klik Site Collection Policies dibagian Site Collection Administration
4. Klik Create
5. Berikan nama dan tujuan dibuatnya peraturan ini
6. Berikan statement kepada pengguna mengenai arahan ataupun instruksi dalam penggunaan informasi tersebut
7. Berikan centang pada Enable Labels dan Prompt uses to insert a label before saving or printing. Isi contoh format labelnya di Label format.
8. Klik Enable Auditing. Disini anda tentukan apakah perlu menyimpan catatan tiap kali pengguna mengedit, check-in dan check-out, memindahkan atau mengkopi ke lokasi lain, ataupun menghapus nya
9. Klik Enable Expiration. Disini anda tentukan apakah tugas yang dikerjakan pengguna terhadap suatu dokumen atau pekerjaan mempunyai batas waktu alias deadline, dan seberapa lama deadline nya, dan apa yang dilakukan jika melampaui batas waktu nya.
10. Klik Enable Barcodes. Ini bertujuan agar pengguna harus menggunakan barcode tiap kali membuka suatu dokumen atau tugas maupun saat di print.
11. Klik OK jika sudah selesai.
Kini peraturan yang bernama Proyek Buku Bamboomedia sudah terbentuk.
Sekarang tinggal mengimplementaasikannya.
1. Bukalah site Buku yang ada di dalam site collection nya Bamboomedia Intranet
2. Di dalam site Buku terdapat Shared Document library, buka library ini.
3. Klik Settings dan pilih Document LIbrary Settings
4. Klik Information Management Policy Settings
5. Pilih Proyek Buku Bamboomedia, lalu klik OK
6. Kemabli ke Shared Documents, dan klik menu Edit salah satu dokumen yang ingin di buka. Pilih Edit in Microsoft Office. Office Word membuka dokumen tersebut dan Information Management Policy muncul dibawah ribbon dengan instruksinya. Klik Details untuk perinciannya. Tutup dokumen ini dan pilih No jika diminta untuk Check-in.
Karena tujuan dari fitur information management policy itu adalah sebuah pengaturan, maka anda sebagai site collection administrator bisa melihat hasil laporan audit terhadap policy atau peraturan ini.
Untuk melihat laporan audit, caranya:
1. Navigasi ke situs utaman (homepage)
2. KLik Site Actions, Site Setting, dan Modify All Site Settings
3. Klik Audit Log Reports dibagian Site Collection Administration
4. Pilihlah tipe laporan atau report yang ingin dilihat
Seperti yang anda lihat, laporan menampilkan sesuai kriterianya masing masing.
Content Modifications merekam hasil jumlah total modifikasi yang telah dilakukan.
Content View merekam hasil total jumlah yang telah di view.
Sedangkan Deletion merekam apa saja yang telah di delete.
Anda bisa mencoba melihat laporan lainnya sesuai yang anda inginkan.
Aplikasi Arsip
Aplikasi Arsip dibuat untuk mengikuti peraturan berdasarkan berapa lama records bisa disimpan dan dimana disimpannya.
Untuk membuat aplikasi arsip, ikut tahap berikut ini:
1. Navigasi ke situs utama (homepage) dan klik Site Actions dan pilih Create Site
2. Berikan nama Arsip Perusahaan , URL dan deskripsinya
3. Pilih Enterprise dan Records Center, klik Create
4. Tentukan akses dengan mengklik People and Groups
5. Buatlah user baru untuk group Home Members
6. Ketik nama user nya dan tambahkan
7. Berikan permission Contribute lalu klik OK
8. Klik link Arsip Perusahaan, dan klik Documents
9. Klik Create dan klik Document Library
10. Berikan nama Kontrak dan pastikan tipe dokumennya lalu klik Create
11. Klik Upload untuk mengupload dokumen nya
12. Klik Browse dan pilihlah dokumen yang ingin di upload, dan klik OK jika sudah selesai
13. Klik Record Routing yang fungsinya mengkategorikan dokumen tiap kali di upload
14. Klik New dan pilih New Item
15. Sesuaikan nama Title nya agar sama dengan filename dokumen tadi, yaitu Kontrak Baru
16. Sesuaikan lokasinya yang tepat yaitu Kontrak
17. Berikan Aliases Kontrak Baru, lalu klik OK
Sekarang buatlah pilihan menu baru yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan dokumennya ke dalam Record Center yang telah ditentukan olehnya
1. Buka SharePoint 3.0 Central Administration
2. Klik Application Management
3. Klik Records Center dibagian External Service Connections
4. Pilih Connect to a Records Center dan ketik URL address nya. Untuk memastikan URL address yang benar, kemabli pada site Arsip Perusahaan lalu copy paste address nya
5. Pada display name, berikan nama Records Center. Klik OK untuk menutupnya
Sekarang, tiap dokumen pada Document Library memiliki menu tambahan di menu Editnya seperti yang anda lihat disini. Tiap kali dokumen ini dikirim ke Records Center maka ia akan tampil disana juga.
Bung Arkka's Weblog 