Bung Arkka’s Weblog

Just another weblog @ Werk!

e-Saving List As Template & Deploying September 4, 2008

Filed under: D-Lists-16---6 — bungarkka @ 5:54 am
Tags:

Menyimpan List sebagai Template

Salah satu hal yang berguna di Sharepoint yaitu anda bisa menggunakan kembali hasil kerja anda.
Dalam contoh pembuatan list Laporan Permasalahan, anda bisa save list tersebut ke dalam bentuk template yang nantinya anda bisa pakai lagi pada site lainnya.
Tentunya template baru ini memiliki semua fitur yang telah ditambahkan di Laporan Permaslahan itu.
Cara menyimpan list ke dalam bentuk template:
1. Klik Setting dan pilih List Settings
2. Klik Save list as template dibagian Permissions and Management
3. Berikan nama dan deskripsinya seperti yang anda lihat, lalu klik OK
4. Klik Site Actions dan pilih Create
5. Sekarang anda bisa menambahkan Contoh Laporan Permasalahan 1.0 pada site lain

 

Deploying List Templates

List template disimpan pada site collection.
Ini artinya bahwa template LaporanPermasalahan10 bisa diambil dari site manapun.
Mempublikasikan list template sama persis dengan cara mempublikasikan site template, caranya:
1. Klik Home
2. Klik Site Actions dan pilih Site Settings, lalu klik Modify All Site Settings
3. Klik List Template dibagian Galleries. SharePoint menampilkan List Template Gallery
4. Klik LaporanPermasalahan10 nya
5. Klik Save
Maka dengan list template ini anda bisa buka site collection pada server SharePoint lainnya dan mulai meng-upload nya

Advertisements
 

d-Controlling Access to Lists

Filed under: D-Lists-16---6 — bungarkka @ 5:54 am
Tags:

Pengendalian Akses pada List

List otomatis memiliki akses dari site utama.
Anda bisa perketat pengaksesan pada keseluruhan list atau item individu pada list

Untuk memperketat akses pada list:
1. Klik Setting dan pilih List Settings
2. Klik Permissions for this list. SharePoint menampilkan halaman Permission untuk Laporan Permasalahan
3. Klik Action dan pilih Edit Permission. Klik OK untuk konfirmasi
4. Disini saya pilih group Home Members Home Owners dan Home Visitors
5. Klik Actions dan pilih Remove User Permissions
6. Klik OK untuk konfirmasi

Dengan demikian, group yang telah dihapus tidak lagi bisa masuk ke site utama Laporan Permasalahan, terkecuali Administrator.

 

c-Creating Views

Filed under: D-Lists-16---6 — bungarkka @ 5:53 am
Tags:

Membuat Report View

Sejauh ini anda sudah menggunakan view atau penampilan sederhana dalam mengisi item pada Daftar Telepon.
Anda telah menggunakan datasheet view dan membuat view untuk web part nya daftar telepon.
Secara garis besar, view digunakan untuk memudahkan pengisian data entry, merangkum informasi di web part, dan mengorganisir informasi.
Bisa dikatakan bahwa view itu mirip dengan report atau laporan, tetapi tidak seperti laporan, view bisa di refresh tiap kali anda refresh halaman situs.
Kali ini, saya akan fokus cara membuat view yang bisa membantu memonitor status item pada daftar Issue Tracking atau Laporan Permasalahan.
Untuk membuat Issue Tracking, caranya:
1. Klik Site Actions dan pilih Create
2. Klik Issue Tracking dibagian Tracking
3. Berikan nama Laporan Permasalahan, lalu klik Create

Issue Tracking memiliki beberapa view seperti All Issues, Active Issues, dan My Issues.
Anda juga bisa buat view dimana tipe permasalahan atau issue belum ditugaskan kepada karyawan, caranya:
1. Klik pada drop-down View List
2. Klik Create View
3. Klik Standard View
4. Berikan nama Belum Ditugaskan, dan centangkan pada bo Make this the default view
5. Klik And dan pilih Assigned To, lalu klik OK
6. Sebagai tes, buatlah persoalan baru. Klik New
7. Berikan nama untuk permasalahan atau issue ini, dan klik OK. Maka tampil Soal Tes pertama pada view Belum Ditugaskan
View Default yang tampil Belum Ditugaskan ini memperlihatkan persoalan yang belum ditugaskan.
Cara membuat Alert view beda dengan sebelumnya, karena kali ini Alert view menggunakan tipe kalkulasi, dimana Alert view menampilkan permasalahan yang sudah ditugaskan namun belum selesai dan telah melewati batas waktunya. Dan lebih perinci lagi, permasalah ini tidak boleh melebihi dari 14 hari sejak dibuatnya.
Untuk membuat Alert View dengan kriteria tersebut:
1. Klik Settings dan pilih Create Column
2. Berikan nama Alert dan tipe nya Calculated
3. Bagian Additional Column, dobel klik kata Created dan tambahkan plus 14
4. Untuk data tipenya, pilih Date and Time, dan formatnya Date Only. Klik OK.
5. Untuk menampilkan Alert View nya, klik Create View
6. Klik Standard View
7. Berikan nama Alert
8. Pergi ke bagian Filter
9. Klik Add dan pilih Issue Status is equal to Active
10. Klik Show More Columns
11. Klik Add dan pilih Alert is less than Today
12. Klik Show More Columns sekali lagi
13. Klik OR dan pilih Due Date is less than Today
14. Klik OK untuk membuat Alert view nya. Alert View tertampil dan tidak terdapat permasalahan yang sesuai dengan kriteria nya.

Sekarang anda bisa coba tes apakah Alert View berfungsi secara benar:
1. Klik contoh Soal Tes 1
2. Klik Edit Item
3. Bagian Due Date pilih hari sebelum hari ini, saya pilih tanggal 25
4. Klik OK
5. Pilih View Alert. Maka tampil contoh soal tes 1 untuk Alert view ini karena ia jatuh pada kriteria yang tepat

Saya coba berikan tanggal yang jatuh diluar kriteria Alert View. Saya akan berikan tanggal 30.
1. Klik contoh soal tes 1
2. Klik Edit Item
3. Rubah tangal menjadi 30
4. Klik OK. Pada Alert View tidak lagi tampil contoh soal tes 1 tadi itu karena ia tidak jatuh pada kriteria yang tepat

 

b-Adding Site Columns

Filed under: D-Lists-16---6 — bungarkka @ 5:52 am
Tags:

Menambahkan Site Column
Harus anda ketahui bahwa menggunakan lookup list tidak memungkinkan anda untuk melihat nilai list dari site lain.
Lookup hanya bisa menggunakan nilai dari list yang berada di site tersendiri.
Untuk mendapatkan nilai list dari site lain, anda perlu membuat site column.

SharePoint menyediakan beberapa built-in site column untuk lookup list.
Untuk menambahkan built-in site columns pada list, caranya:
1. Klik Setting dan pilih List Settings
2. Pergi ke bagian paling bawah Column, dan klik Add from existing site columns
3. Untuk menambahkan site columne untuk list, pilih pilihan yang ada dan klik Add, dan klik OK. Disini saya menambahkan kolum Gender untuk list Daftar Telepon R&D.
Saya buka Daftar Telepon R&D, dan terdapat kolum baru Gender disebelahnya Assistant.
Saya klik Actions lalu pilih Edit in Datasheet, maka sekarang bisalah mulai memberikan tambahan informasi mengenai status tiap karyawan seperti demikian.

 

Kebanyakan built-in site columns bersifat teks atau tanggal, terkecuali pada beberapa site kolum seperti Status, Priority, Assigned To dsb.
Anda bisa merubah pilihan nilai untuk site column ini.
Misalnya, cara merubah nilai pada Status site column, caranya:
1. Klik Home
2. Klik Site Actions dan pilih Site Settings. Klik Modify All Site Settings.
3. Klik Site Columns dibagian Galleries
4. Klik link Status
5. Pada bagian Additional Columns, hapus kata Scheduled dan Published. Biarkan yang lainnya default, lalu klik OK

Menhapus pilihan menu tadi dari site column tidak berarti merubah data pada list.
Hal itu hanya merubah pilihan saja disaat pengguna ingin menambahkan item baru pada list.

 

 

Anda membuat site column baru untuk berbagi nilai dengan site lainnya dikeseluruhan site collection. 
Contohnya, kolum Department Lookup column.
Kolum Department tentunya dibutuhkan dikemudian nanti.
Untuk membuat Department site column, lakukan sebagai berikut:
1. Buatlah list Department dari link Home
2. Klik Site Actions dan pilih View All Site Contents
3. Klik Create
4. Klik Custom List
5. Berikan nama Departments
6. Pilih No dibagian Navigation
7. Klik Create. Kini terdapat site koleksi baru dengan nama Departments
8. Klik Actions dan pilih Edit in Datasheet. Berikan nama departemen nya.
Sekarang anda perlu hapus kolum Department yang asli agar list department yang anda buat ini tidak konflik, caranya:
1. Klik Site Actions, pilih Site Settings, dan klik Modify All Site Settings
2. Klik Site Columns dibagian Galleries
3. Klik link Department dibagian Core Contact and Calendar
4. Pergi ke bagian paling bawah halaman, dan klik Delete. Klik OK untuk konfirmasi.

Sekarang anda buat list baru untuk Department yang bersifat Lookup list, caranya:
1. Klik Create
2. Berikan nama Dept yang bersifat Lookup
3. Pilih Core Contact and Calendar Columns dibagian Group
4. Pilih Departments dibawah Get Information From dibagian Additional Column
5. Pilih Title Linked to Item dibawah In this Column
6. Klik OK

Sekarang anda sudah bisa gunakan Department Lookup list ini, caranya:
1. Buka Daftar Telepon BM
2. Klik Setting dan pilih List Setting
3. Pergi ke bagian Column dan klik pada Department. Department ini bersifat Choice dan tidak diperlukan.
4. Rubah namanya menjadi Departemen Lama, lalu klik OK
5. Pergi ke bagian Column dan klik Add from existing site columns
6. Dibagian select column, pilih Dept, lalu klik Add. dan klik OK.
7. Buka Daftar Telepon BM, klik Actions dan pilih Edit in Datasheet
8. Disini terdapat kolum Departemen Lama dan Dept. Kita tidak memerlukan Departemen Lama dan nanti bisa dihapus.
9. Pilih nama departemen nya untuk kolum Dept
10. Setelah selesai, pergi ke Settings dan pilih List Setting.
11. Klik Departemen Lama dan Delete list ini. Klik OK untuk konfirmasi
12. Pergi ke bagian Column lagi dan klik Dept.
13. Rubah namanya menjadi Departemen, biarkan yang lainnya default, lalu klik OK
14. Buka Daftar Telepon BM dan disini tampil kolum Departemen baru yang bersifat Lookup List

 
Departemen baru yang bersifat Lookup List ini secara otomatis juga telah membuat Master Lists.
Untuk lebih memahaminya, ikuti langkah berikut ini:
1. Pergi ke site halaman utama. Daftar Telepon BM tampil kurang rapi.
2. Klik panah kecil disebelahnya, dan pilih Modify Shared Web Part
3. Di List Views, klik Edit the current view
4. Pergi kebagian Group By dan pilih Departemen
5. Klik OK untuk menutupnya
Sekarang, jika anda ingin merubah salah satu nama departemen, contohnya Riset & Development, agar menjadi R&D singkat, maka perubahan ini tidak hanya saja pada penampilannya, tetapi juga pada keseluruhan nilai yang memiliki nama Riset & Development akan berubah menjadi R&D singkat.
Mari saya perlihatkan:
1. Klik Riset & Development
2. Klik Edit Item. Rubah namanya menjadi R&D. Klik OK
3. Tampilan departemen R&D telah berubah. Sekarang pergi ke halaman Daftar Telepon BM. Otomatis tertampil juga kata R&D.
Dan bila saya ingin melakukan perubahan, dengan cara klik Actions dan pilih Edit in datasheet, maka pilihan Lookup list Departemen Riset & Developmen nya pun berubah menjadi R&D singkat!

 

a-Adding Columns

Filed under: D-Lists-16---6 — bungarkka @ 5:52 am
Tags:

Menambah Kolum

SharePoint menyediakan set built-in template yang sudah ada dan anda tinggal merubahnya sedikit.
Built-in template yang dimaksud adalah Discussion Forum, Calendar, Contacts, Announcement, dsb.
Built-in template sebagian besar memberikan kelengkapan yang anda perlukan, namun ada saja yang perlu anda rubah agar memenuhi kebutuhan bisnis anda.
Oleh karena itu, demonstrasi tutorial ini akan memperlihatkan bagaimana cara menambahkan kolum untuk mengumpulkan informasi tambahan, menambahkan kolum tipe kalkulasi, dan menambahkan kolum tipe look-up.

Untuk menambahkan kolum, caranya:
1. Buka Daftar Telepon yang telah dibuat
2. Klik Setting dan pilih Create Column
3. Berikan nama kolum baru ini Assistant, dan biarkan pilihan lainnya secara default, lalu klik OK

Gunakan kolum tipe kalkulasi untuk menggabungkan 2 kolum menjadi 1.
Contohnya, terdapat First Name dan Last Name yang ingin digabungkan menjadi Nama Lengkap atau Full Name.
Untuk melakukan itu:
1. Klik Setting dan pilih Create Column
2. Berikan nama Nama Lengkap
3. Pilih Calculated
4. Tulis formula nya seperti berikut
5. Klik OK

Untuk menghindari kesalahpahaman antara kolum Full Name dengan Nama Lengkap, maka perlu di delete Full Name nya, caranya:
1. Klik Setting dan pilih List Settings
2. Pergi ke bagian Column dan klik Full Name. SharePoint menampilkan halaman Change Column.
3. Pergi ke bagian paling bawah dan klik Delete. Klik OK untuk konfirmasi.

 

Pada awal demonstrasi, saya perlihatkan cara menambahkan kolum Assistant yang nilainya bersifat teks.
Sekarang kolum Assistant perlu dibuat menjadi Look-up List.
Pertama, Assistant harus dihapus, kemudian dibuat lagi, caranya:
1. Klik Settings dan pilih List Settings
2. Pergi ke bagian Column dan klik Assistant
3. Pergi ke bagian paling bawah dan klik Delete. Klik OK untuk konfirmasi.
4. Pada halaman Change Column, klik Create Column
5. Berikan nama kolum Assistant dan pilih Lookup.
6. Pilih Daftar Telepon R&D dan Nama Lengkap, lalu klik OK

Sekarang anda bisa mengisi cell kolum Assistant ini, caranya:
1. Klik Actions dan pilih Edit in Datasheet
2. Klik pada kolum Assistant dan ini berfungsi sebagai sortir dan filter
3. Klik dibawahnya Assistant, maka pilihan Nama Lengkap pada Daftar Telepon R&D terdapat didalam pilihan ini.

 

Mengapa menggunakan Lookup? Karena lookup bisa memberikan integritas data, yang berarti, jika nama orang dirubah, maka Lookup List nya pun mengikuti perubahan nama itu.
Perubahan lain pun ikut sinkron sesuai dengan nama orang yang dirubah tadi.
Contohnya:
1. Saya rubah nama Agus menjadi Agustina
2. Klik Actions. Klik Yes untuk konfirmasi
3. Klik Show in Standard View. Maka tampil perubahan dari Agus menjadi Agustina.
Dimanapun yang ada nama Agus Ragus, akan berubah menjadi Agustina Ragus sesuai dengan perubahan tadi.
Jika saya klik nama nya, maka ia pun menampilkan perubahan pada site Agustina.
Jadi, Lookup itu sangat konsisten dan memberikan integritas pada data.
Bila saya rubah kembali nama Agustina menjadi Agus, ia pun mengikuti perubahannya secara menyeluruh.