Bung Arkka’s Weblog

Just another weblog @ Werk!

f-Berbagi Contacts dengan Outlook September 4, 2008

Membuat Daftar Kontak

Ada baiknya untuk membuat lebih dari satu kontak list atau daftar telepon untuk sebuah site.
Seperti halnya mengkategorikan kontak list untuk karyawan, pelanggan, dan supplaiyer, sehingga anda bisa lebih baik mengendalikan siapa yang punya akses untuk melihat jenis kontak list yang mana, dsb.
Untuk membuat kontak list tambahan, caranya:
1. Klik Site Actions dan pilih Create
2. Klik Contacts dibagian Communications
3. Isi nama dan deskripsinya, lalu klik Create
4. Klik Setting dan pilih List Setting. SharePoint menampilkan properties untuk kontak list baru ini. Disini perlu di set akses atau permission untuk melihat daftar kontak list.
5. Klik Permissions for this list
6. Klik Actions dan pilih Edit Permissions
7. Klik OK untuk konfirmasi
8. Centangkan user atau group yang hendak diberikan akses agar bisa melihat kontak list baru ini. Jika ingin menghapus atau inherit akses, klik Actions

Ekspor Kontak dari Outlook 2007 ke SharePoint Server 2007 (WSS v.3.0)

Pada Windows SharePoint Service versi 2.0, biasanya terdapat pilihan Import Contact dari menu Actions yang memudahkan imigrasi daftar kontak dari Outlook ke SharePoint.
Namun untuk Windows SharePoint Service versi 3.0, yakni SharePoint Server 2007, tidak ada pilihan Import Contact.
Cara alternatifnya adalah dengan sinkron kontak list dari Outlook dengan SharePoint, caranya:
1. Buka kontak list atau daftar telepon yang ingin di import
2. Klik Action dan pilih Connect to Outlook. Outlook menampilkan Contact List dan peringatan bahwa SharePoint Contact List akan konek ke Outlook.
3. Klik Yes. Sekarang ada tambahan kontak list dari Bamboomedia Intranet dibagian Other Contacts.
4. Klik Contacts yang ingin di ekspor ke SharePoint
5. Pilih nama kontak yang ingin di ekspor atau pilih semuanya dengan pergi ke menu Edit dan pilih Select All.
6. Klik Edit dan Copy
7. Klik Bamboomedia Intranet Dafter Telepon R&D
8. Pergi ke menu Edit dan pilih Paste. Muncul peringatan mengcopy paste ke SharePoint List. Klik Yes.
9. Pilih penampilan daftar kontak list sesuai selera anda. Kini seluruh kontak list Outlook sudah dipindahkan ke Daftar Telepon R&D di SharePoint List.
10. Kembali ke SharePoint, tekan F5 untuk Refresh. Semua kontak list tampil di SharePoint sama persis dengan apa yang ada di Outlook.
Jika ingin melakukan perubahan atau tambahan pada daftar telepon R&D, anda bisa melakukannya lewat Outlook dengan mengkonek nya kembali ke Outlook dan tambahkan kontak list nya

Advertisements
 

e-Membuat Meetings dari Outlook

Mengorganisir Meeting dari Outlook

SharePoint memiliki site khusus yang diberikan nama meeting workspace, dimana site ini bisa dibuat dari hasil permintaan meeting yang dikirim dari Outlook.
Meeting workspace bertujuan untuk mempersiapkan para peserta meeting untuk membahas topik dan agenda sebelum meeting diadakan.
Site ini juga menyediakan kemudahan administrasi seperti mencatat persoalan keputusan dan hal penting lainnya setelah meeting selesai.

Untuk membuat SharePoint Meeting Workspace dari Outlook, caranya:
1. Buka Outlook. Pilih Calendar dibagian navigasi pane dan pilih tanggal dan waktu untuk meeting nya.
2. Klik Action dan pilih New Meeting Request. Outlook menampilkan Meeting Request dialog box.
3. Isi lengkap semua kriteria yang diperlukan. Setelah selesai, klik Meeting Workspace.
4. Klik Create. Outlook membuat Meeting Workspace dan menambahkan link pada workspace nya.
5. Klik pada link tersebut, dan tambahkan topik dan agenda pada workspace.
6. Kembali ke Outlook dan klik Send untuk mengirim meeting request. Di dalamnya terdapat link ke meeting workspace sehingga para peserta yang akan hadir bisa me-review topik, agenda, dan hal penting lainnya sebelum menghadiri meeting tersebut.

Yang barusan anda buat adalah jenis meeting yang terjadi sekali saja.
Jika ingin membuat meeting untuk berulang kali, seperti meeting mingguan, anda bisa membuat workspace baru yang namanya meeting series.
Untuk membuat meeting series dari Outlook, caranya pergi ke menu Action dan kali ini pilih New Recurring Meeting.

Membuat Bermacam Tipe Workspace

Outlook memperbolehkan anda untuk membuat berbagai macam jenis meeting workspaces atau membuat link pada workspace yang sudah ada.
Untuk melihat tipe meeting workspace nya:
1. Pilih tanggalnya dan buat meeting workspace dari Calendar Outlook
2. Isi informasi seperti biasa
3. Klik Meeting Workspace
4. Klik Change Setting
5. Jika ingin menambahkan pada workspace yang sudah ada, pilih Link to an existing workspace
6. Jika ingin membuat workspace baru dengan template yang berbeda, pilih tipe workspace yang di inginkan
7. Klik OK, lalu klik Create
8. Klik Send. Buka kembali isi workspace nya
9, Klik Go To Workspace. SharePoint menampilkan Social Meeting Workspace, sebuah acara gathering dalam merayakan HUT RI ke-63.

 

d-Melihat SharePoint Calendars dari Outlook

Melihat SharePoint Calendars dari Outlook

SharePoint Calendar adalah sebuah daftar yang menampilkan acara even dalam bentuk struktur kalendar.
SharePoint Calendar bisa dilihat dari aplikasi Outlook.
Anda juga bisa mengekspor tiap acara even dari SharePoint Calendar ke dalam daftar kalendar pribadi di Outlook, sehingga anda bisa tentukan sendiri tanda pesan peringatan untuk mengingatkan anda agar tidak melewati acara even tersebut.

Untuk membuat kalendar pada site, caranya:
1. Dari SharePoint, klik Site Action dan pilih Create
2. Klik Calendar dibagian Tracking
3. Berikan nama untuk kalendar ini, lalu klik Create. SharePoint membuat kalendar baru didalam site.

Untuk melihat SharePoint calendar di Outlook, caranya:
1. Perlihatkan kalendar di SharePoint lalu klik Actions dan pilih Connect to Outlook. Outlook menampilkan tanda peringatan bahwa SharePoint Services akan menambahkan folder ke Outlook.
2. Klik Yes. Outlook menambahkan SharePoint calendar didalam menu Calendar tepatnya di Other Calendars.

SharePoint calendars hanya bersifat read-only pada Outlook, maka anda tidak bisa menambahkan agenda baru atau acara even baru dari situ.
Untuk menambahkan even pada kalendar, caranya:
1. Tampilkan kalendar di SharePoint dan klik New
2. Isi nama even baru ini serta waktu dan ketentuan lainnya seperti yang saya contohkan disini. Setelah selesai klik OK, maka SharePoint menambahkan even baru ini ke kalendar.

Jika anda ingin membuat peringatan pesan untuk even tersebut, tinggal mengekspor even ini dari SharePoint ke dalam kalendar pribadi di Outlook, caranya:
1. Klik nama even nya di SharePoint calendar
2. Klik Export Event. SharePoint menampilkan dialog box File Download.
3. Klik Open untuk membukannya. Outlook menampilkan Appointment detail.
4. Klik Scheduling untuk melihat acara even berdasarkan waktu nya.
5. Tentukan waktu Reminder sesuai keinginan anda, lalu klik Close & Save. Dalam kurun waktu yang anda tentukan, peringatan pesan mengenai pertemuan acara meeting tersebut akan muncul di layar anda seperti ini.

 

c-Edit List di Excel

Melihat SharePoint List di Excel

Ada beberapa cara dalam membuat daftar (list) di SharePoint.
Sebenarnya, kebanyakan di dalam SharePoint berhubungan dengan pembuatan list baru atau menambahkan item ke list.
Untuk melihat sebuah list di Excel, caranya:
1. Buka Daftar Telepon
2. Klik Actions dan pilih Export to Spreadsheet. SharePoint membuat Excel query dan menampilkan dialog box File Download.
3. Klik Open untuk menampilkan query nya
4. Klik Enable untuk menjalankan query. Excel membuat workbook baru dan mengisinya dengan daftar telepon.

Mengapa perlu melihat daftar atau list ini di Excel? Karena SharePoints hanya sebatas memsortir atau memfilter daftar, sedangkan Excel mampu menganalisa data, chart, atau print sesuai pilihan yang ada.
Excel juga mampu mengambil data dari berbagai macam sumber, seperti dari SharePoint, database, web pages, host system, dsb.
Excel juga bisa memindahkan data dari suatu sumber ke SharePoint.

Mengedit List secara Offline dan Memperbaiki Konflik

Daftar Telepon yang anda lihat ini sudah terhubung dengan SharePoint.
Anda bisa menambahkan daftar telepon di Excel, lalu tambahan itu disinkronkan dengan SharePoint.
Ini mirip dengan mengerjakan Excel secara offline, namun bedanya setelah kembali online, hanya cell yang berubah saja yang di update ke SharePoint.
Dengan begitu, Excel otomatis menghindari konflik update yang bisa diakibatkan oleh pihak lain yang kebetulan juga sedang merubah Excel workbook nya.

Mengedit daftar secara offline meliputi 3 tahap, yaitu:
– menambahkan command synchronize pada Excel 2007 toolbar
– membuat perubahan pada daftarnya dan melakukan sinkronisasi dengan SharePoint
– menyelesaikan permasalahan konflik yang terjadi

Secara default, Office 2007 tidak menampilkan command yang meng-update SharePoint dari Excel.
Oleh karena itu, command ini perlu ditampilkan pada Excel 2007 toolbar dengan cara berikut:
1. Klik Office button lalu pilih Excel Options, pilih Customize, pilih Commands Not in the Ribbon
2. Cari Synchronize List
3. Klik Add
4. Cari Discard Changes and Refresh
5. Klik Add
6. Klik OK untuk menutup halaman Customize

Gunakan Synchonize List untuk meng-update worksheet di Excel dan di SharePoint.
Klik Refresh untuk cancel perubahan dan meng-update worksheetnya dari data SharePoint.
Jika perubahan yang anda buat berbenturan dengan perubahan yang dibuat oleh pihak lain, Excel akan menampilkan dialog box Resolve Conflicts and Error.
Dan untuk meng-overwrite perubahan dari pihak lain agar perubahan anda tetap, pilih Retry All My Changes.

Impor Data dari Excel ke SharePoint

Salah satu pekerjaan yang paling lazim di dalam dunia informatika adalah memindahkan data dari satu sistem ke sistem lain.
Cara yang paling mudah mengimport data ke SharePoint adalah Excel. 
Karena Excel bisa membaca dari berbagai macam jenis sumber data baik itu CSV files, databases, spreadsheets, web queries, dsb yang kemudian mengimpor data nya ke SharePoint list.
Buat apa mengimpor data ke SharePoint list?
Karena informasi bisa dibagi (di share) secara lebih luas dan pada format yang lebih berguna.
Pada saat anda hendak mengimpor data dari Excel ke SharePoint list, pastikan worksheet nya sudah rapi dan lengkap agar tidak terjadi masalah dalam proses pemindahan data.

Untuk membuat SharePoint list baru dari data Excel, lakukan sebagai berikut:
1. Tutup Excel jika terbuka
2. Dari SharePoint, klik Site Actions lalu pilih Create
3. Klik Import Spreadsheet dibagian Custom Lists
4. Berikan nama untuk list baru nya. Sebagai contoh saya berikan nama Daftar PC.
5. Klik Browse dan pilih Excel workbook yang ingin di import, klik Open, dan klik Import. SharePoints membuka workbook Excel dan menampilkan datanya.
6. Pilih Range of Cells dari menu, dan pilih bagian cell yang ingin di import ke SharePoint, lalu klik Import. SharePoint membuat list baru berdasarkan pilihan cell, mengimport data dari Excel, dan menutupnya.

Setelah SharePoint membuat list baru, anda bisa menambahkan view dan control access pada data baru ini.

 

b-Edit Save dan Share Dokumen

Filed under: B-Word Excel dan Outlook-12 — bungarkka @ 5:44 am
Tags:

Menggunakan Task Pane

Ketika anda mengerjakan suatu dokumen dari SharePoint, Office otomatis memiliki fitur tambahan yaitu Document Management Task Pane yang memperlihatkan informasi mengenai dokumen yang berada di SharePoint tersebut.
Informasi lainnya seperti pemberian akses untuk men-setting pesan alert, memperlihatkan versi dokumen, isi di dalam library, dsb.
Untuk memperlihatkan fitur Document Management task pane pada Office 2007, caranya:
1. Buka dokumen yang ada di SharePoint
2. Klik Office button, pilih Server, dan klik Document Management Information

Setiap ikon ini berhubungan langsung dengan jenis tugas yang bisa anda kerjakan di SharePoint.
Document Management task pane ini sangat berguna dalam mengerjakan tugas di Office yang langsung berpengaruh pada SharePoint, namun secara default ia tidak akan tampil secara otomatis.
Agar Document Management tampil secara otomatis, lakukan sebagai berikut:
1. Pilih ikon Status
2. Klik Options
3. Centangkan box pertama yang mengatakan akan tampil pada startup jika dokumen ini bagian dari workspace SharePoint, lalu klik OK

Mengerjakan Office 2007 Secara Offline

Kadangkala anda perlu melakukan revisi dokumen disaat lagi offline, misalnya, dalam perjalanan ke luar kota.
SharePoint mendukung revisi secara offline pada Office 2007 dan 2003.
Melalui check-out, SharePoint akan membuat file copy nya ke komputer anda dan memblokir pihak lain agar tidak bisa merubahnya sampai anda selesai merevisinya dan men-check-in kembali dokumen tersebut.

Untuk merevisi dokumen sambil di check-out, caranya:
1. Pilih dokumen yang ingin direvisi
2. Pilih Check Out
3. Klik OK. SharePoint mengcopy dokumen itu ke dalam direktori My Documents\SharePoint Drafts folder

Untuk meng-edit dokumennya secara offline:
1. Pergi ke direktori My Documents\SharePoint Draft folder
2. Buka dokumen nya
3. Lakukan revisi lalu di save

Setelah anda selesai dengan revisinya dan sudah siap untuk kembali online, anda bisa check-in kembali hasil revisi dokumen itu, caranya:
1. Pilih dokumen nya dan klik Check In.
2. Isi komentar seperti biasanya lalu OK.
3. Lihat isi direktori My Documents\SharePoint Draft folder. Anda tidak menemukan dokumen yang telah direvisi sebelumnya, ini karena anda telah men-check-in nya sehingga siap untuk dilihat oleh pihak lain.

Gunakan Check Out untuk Menghindar Konflik

Contoh revisi offline pada demonstrasi sebelumnya bisa saja menimbulkan masalah baru, karena di Office 2007 anda sebenarnya bisa melakukan revisi tanpa harus meng-check-out dokumen itu.
Hal ini bisa menyebabkan konflik antara 2 dokumen yang telah direvisi secara terpisah.
Anda akan mengalami kesulitan untuk mengetahui versi mana yang lebih benar.
Anda bisa menghindari kesulitan ini dengan cara mensetting libraries agar dokumen yang ingin direvisi harus di check-out terlebih dahulu, caranya:
1. Di SharePoint Library, klik Settings dan pilih Document Library Settings
2. Klik Versioning Settings dibagian General Settings
3. Pastikan opsi version terpilih dengan sesuai
4. Pergi ke bagian bawah halaman dan pastikan pilih Yes dibagian Require Check Out, lalu klik OK

 

a-Setting Client Security

Filed under: B-Word Excel dan Outlook-12 — bungarkka @ 5:43 am
Tags:

Setting Client Security

Sebelumnya, anda harus merubah security setting pada komputer anda, sehingga SharePoint domain masuk ke daftar trusted-list.
Untuk itu, lakukan sebagai berikut:
1. Klik Tools dan Internet Options
2. Klik Security tab
3. Pilih Trusted Sites dan klik Sites
4. Tulis alamat URL server nya dan klik Add
5. Klik Close
6. Masih di Trusted Sites, klik Custom Level
7. Pergi ke bagian paling bawah dan piilh Automatic logon with current user name and password
8. Klik OK dan klik Yes
9. Klik OK sekali lagi

Setiap kali anda membuka Office dokumen dari Sharepiont, Internet Explorer memberi peringatan bahwa ada macros di dalamnya yang bisa merusak PC anda.
Peringatan ini bisa dihilangkan, caranya:
1. Buka Microsoft Office Word 2007
2. Klik ikon Office dan pilih Word Options
3. Klik Trust Center dan Trust Center Settings
4. Pilih Disable all macros except digitally signed macros
5. Klik OK dan klik OK lagi. Jika perlu, lakukan hal yang sama untuk Excel dan PowerPoint
6. Buka Windows Explorer
7. Klik Tools dan Folder Options
8. Klik File Types tab
9. Cari extensi DOC
10. Klik Advanced
11. Hilangkan centang pada Confirm open after download, lalu klik OK. Lakukan hal yang sama utnuk semua extensi Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Jika sudah selesai, klik Close.