Bung Arkka’s Weblog

Just another weblog @ Werk!

h-Membuat Workflows di MOSS September 12, 2008

Filed under: H-Email dan Workflow-14---6 — bungarkka @ 6:46 am
Tags:

MEMBUAT WORKFLOW

Pada demonstrasi pembuatan Laporan Permasalahan sebelumnya, ini adalah contoh workflow yang sederhana, dimana prosesnya dimulai dari laporan permasalahan dari pengguna, yang kemudian di informasikan kepada manager setempat, lalu sang manager menugaskannya kepada karyawan untuk menyelesaikan permasalahannya, dan semua proses ini kemudian diselidiki atau di tracking oleh SharePoint Server lewat View List nya.

Kini kita akan buat workflow yang lebih rumit, namun berkat workflow template yang sudah ada di SharePoint Server, anda tidak perlu susah payah membuat workflow dari awal.

Menambah Document Management Workflow di Library

MOSS workflow template sudah dirancang sedemikian rupa untuk bekerja dengan document libraries.
Tugas-tugas utama telah disertakan didalamnya seperti review, feedback dan approval.
Anda juga bisa menambahkan lebih dari satu jenis workflow pada library.
Untuk menambahkan MOSS document management workflows ke library, caranya:
1. Klik Site Actions dan pilih Create
2. Klik Document Library
3. Sebagai contoh, saya buat workflow yang bersangkutan dengan pengeluaran keuangan
4. Di Document Template, pilih Microsoft Excel dan klik Create. Kini anda punya document library untuk Pengeluaran.
5. Klik Settings dan pilih Document Library Settings
6. Klik Workflow Settings. Disini anda bisa pilih jenis workflow nya.
7. Yang pertama kita pilih Approval, dan berikan namanya Laporan Proses Pengeluaran
8. Untuk task list, pilih New task list
9. Hilangkan centang pada Allow this workflow to be…
10. Berikan centang di Start this workflow when a new item is created, lalu klik Next. SharePoint menampilkan halaman customize workflow untuk Laporan Proses Pengeluaran
11. Biarkan di Workflow Task terpilih secara default
12. Klik Approvers dan tentukan siapa yang bisa approve di dalam workflow ini
13. Di Due Date, tentukan berapa hari harus menyelesaikan tugasnya di dalam workflow ini
14. Di Cancel this workflow, centangkan pada Document is rejected, dan klik OK untuk menutupnya. Kini anda sudah punya workflow untuk Laporan Proses Pengeluaran. Kita tambahkan 2 workflow lagi.
15. Klik Add a workflow
16. Pilih Collect Feedback dan berikan namanya Koleksi Pendapat (Feedback)
17. Di Task List, pastikan workflow ini bagian dari Laporan Proses Pengeluaran Task List
18. Di History List, pilih workflow History
19. Hapus centangan pada allow this workflow to be manually started…
20. Berikan centang pada Start this workflow when a new item is created dan klik Next
21. Di Assign task, pilih One participant at a time
22. Klik Reviewers dan tentukan siapa yang ditugaskan untuk ini
23. Tentukan berapa waktu atau hari untuk mereka menyelesaikan tugas ini
24. Klik OK untuk menutupnya
25. Lakukan yang sama lagi untuk Disposition Approval workflow yang task listnya tetap bagian dari Laporan Proses Pengeluaran Task

Menggunakan Document Management Workflow

Sebelum workflownya bisa digunakan, perlu dibuat dokumen yang bersangkutan dengan workflow Laporan Proses Pengeleuaran. Disini saya akan upload Excel workbook untuk Pengeluaran RND
1. Buka Pengeluaran document library
2. Klik New dan pilih New Document
3. Klik OK. Microsoft Office Excel 2007 membuka workbook baru. Saya input beberapa data disini. Kemudian saya klik Save. Saya berikan nama PengeluaranRND.xlsx.
4. Kembali ke Pengeluaran document library dan tekan F5 di keyboard untuk refresh
5. Klik menu Edit dan pilih Workflows. SharePoint membuka halaman Workflows untuk PengeluaranRND
6. Klik Approval untuk memulai workflownya
7. Disini tentukan siapa yang punya wewenang untuk memperbolehkan PengeluaranRND ini. Klik Approvers dan ketik nama manager atau pihak yang berwenang dan klik Add lalu OK.
8. Isi pesan permohonan persetujuan PengeluaranRND ini
9. Berikan waktu untuk menyelesaikan tugasnya dan klik Start
Sekarang tinggal menunggu proses penyetujuannya untuk PengeluaranRND ini.
Dan selama proses workflow ini berlangsung, anda bisa melihat laporan sejarah mengenainya, caranya:
1. Klik link In Progress
2. Di Workflow History, klik View workflow reports
Disini anda bisa lihat hasil laporan berdasarkan masing masing workflow.
Ada 2 macam laporan untuk tiap workflow, yaitu laporan aktifitas dan laporan pembatalan / error.
Jika anda klik salah satu, Microsoft Office Excel akan membukannya dan memperlihatkan hit-count sesuai laporannya.
Dari sini anda bisa mengetahui berapa lamanya suatu workflow dapat selesai dengan baik dan juga kapan workflow itu gagal.

Advertisements
 

a-Menerima Alerts-b-Mengirim Tugas lewat Email Alert-d-Pesan Alerts berdasarkan waktu

SharePoint memiliki kemampuan dalam memberitahukan kepada anda mengenai perubahan terbaru yang terjadi di00000 dokumen library dan list.
Hal ini dimungkinkan dengan adanya fitur Alert Notifications yang bisa digunakan baik untuk email maupun dalam workflow / aturan kerja.
Keunggulan pesan alert dibandingkan email biasa adalah kemampuannya dalam mengindikasikan perubahan terbaru dalam bentuk link, pesan alert yang mudah dikendalikan sesuai kebutuhan masing masing karyawan, dan penjadwalan pesan alert bagi karyawan yang mengerjakan tugas berdasarkan deadline.

Workflow adalah cara atau aturan dalam memberikan tugas kepada karyawan yang dimana aturan itu berdasarkan standardisasi yang telah ditetapkan di dalam perusahaan atau organisasi.
Workflow memiliki alat untuk tracking dan monitoring suatu tugas yang telah dilayangkan kepada pekerja yang bersangkutan, dan memiliki catatan akurat dalam penyelesaian proses kerja itu sendiri termasuk sejarah awal sampai akhir.

Pada demonstrasi berikut ini, anda akan mempelajari cara mengintegrasikan email dengan aplikasi SharePoint dan juga cara membuat workflow dalam mengendalikan proses persetujuan serta membantu proses otomasi document control.

Pertama, Anda harus menambahkan SMTP server role untuk SharePoint Server nya agar Alert Notification bisa berfungsi, caranya:
1. Buka Manage Your Server
2. Klik Add or remove a role
3. Klik Next
4. Pilih Mail server dan klik Next
5. Di Authentication method pilih Local Windows Account
6. Di Email domain name ketik alamat perusahaan anda dan klik Next
7. Masukan CD Windows Server 2003 ke CD-ROM dan klik OK
8. Setelah proses instalasi selesai klik Finish. Kini anda punya server role tambahan yaitu Mail Server
9. Buka SharePoint Central Administration dan klik Incoming email settings
10. Pilih Configure Incoming email settings
11. Di Enable Incoming Email pilih Yes dan untuk settings mode pilih Advanced
12. Di Directory Management Service pilih NO
13. Di Incoming Email Server Display Address, tulis nama domain server SharePoint
14. Di Email Drop Folder biarkan secara default
15. Klik OK

Kini giliran untuk men-setting Outgoing email maka pilihlah Outgoing email settings
1. Klik Configure outgoing email settings
2. Di Outbound SMTP server, isikan sesuai nama domain server SharePoint
3. Di From address, berikan email anda agar si penerima tahu datangnya dari mana
4. Di Reply-to address, berikan email yang ingin anda terima dari si pengirim email
5. Di Character set, pilih sesuai bahasa atau biarkan default
6. Jika sudah selesai klik OK

Menerima Alerts

Kini sudah selesai menkonfigurasi email untuk SharePoint Server.
Sekarang balik ke SharePoint situs utama untuk membuat Alert, caranya:
1. Buka Shared Document di dalam Documents
2. Klik menu Actions dan pilih Alert Me
3. Pastikan di Send Alerts To anda tentukan kepada siapa pesan alert ini ditujukkan
4. Tentukan sendiri cara pesan alert ini berfungsi menurut tipe perubahannya, perubahan tertentu, dan kapan mengirimnya.
5. Jika sudah selesai klik OK

Alert Error

Jika anda mengalami masalah dalam membuat pesan alert seperti ini, dimana account login yang anda gunakan belum memiliki email, maka profil account anda perlu di set email nya terlebih dahulu sebelum bisa menggunakan fitur Alert Notifications, caranya:
1. Buka SharePoint Central Administration
2. Klik SharedServices1
3. Klik User profiles and properties
4. Pergi ke bawah dan klik View User profiles
5. Disinilah harusnya ada email account anda, dan jika tidak ada maka pilih menu Edit
6. SharePoint menampilkan halaman Edit User Profile. Isi profile account anda seperti yang anda lihat disini. Pastikan yang bertanda asteriks merah diisi lengkap. Dan Work Email ini tentunya yang bikin kendala alert error tadi, jadi tulis email account nya yang benar.
7. Jika sudah selesai, klik Save and Close
8. Tutup Central Administration nya dan kembali ke halaman error tadi itu
9. Buka Command Prompt dan ketik iisreset.exe lalu tekan Enter untuk mengeksekusikan perubahan profile account anda ke SharePoint Server
10. Jika sudah selesai ketik exit
11. Klik Set my email address dan klik OK
12. Klik nama login account anda dan pilih Sign Out
13. Klik Yes untuk menutup browser nya
14. Buka kembali browser nya
15. Klik nama login account anda dan pilih My Settings. Kini profile dan email anda terlihat lengkap disini

Sekarang Alert Notifications sudah bisa digunakan.
1. Buka Bamboomedia Intranet
2. Klik Shared Documents
3. Pilih Action menu dan klik Alert Me
4. Tentukan setting pesan alertnya dan klik OK

Untuk melihat pesan Alert anda
1. Klik nama login account nya dan pilih My Settings
2. Klik My Alerts. Inilah daftar pesan alert yang ditujukan kepada account anda.

Mengirim Tugas lewat Email Alert

Task, Project Task, dan Issue Tracking list bisa mengirim email secara otomatis disaat ada penyesuaiaan tugas atau tugas tersebut telah dipilih untuk dikerjakan pada seorang karyawan.
Untuk menghidupkan Assignment Notifications pada list, caranya:
1. Navigasi ke list, misalnya di Task
2. Klik Settings dan pilih List Settings
3. Klik Advanced Settings
4. Di Email Notification pilih Yes dan klik OK
5. Klik Task
6. Pilih item menu nya dan klik Edit Item
7. Buatlah perubahan seperti status dan persentase nya, tanggal dimulai dan deadline nya, dan pastikan untuk menugaskan ini kepada karyawan.
8. Jika sudah selesai klik OK.
Kini karyawan yang telah diberikan tugas akan mendapatkan email alert yang memberitahukan bahwa ada tugas baru yang harus diselesaikan.

PESAN ALERT BERDASARKAN WAKTU

Mengirim pesan singkat untuk mengingatkan tugas penting / deadline

Jika anda ingin mengirim pesan alert ketika tugas telah mendekati deadline, anda perlu instal web part SharePoint Reminder yang sudah disertakan di dalam DVD ini.
Setelah instalasi, eksekusikan iisreset.exe di command prompt.
SharePoint Reminder juga bisa diatur selayaknya mengatur alarm, yaitu ketika tugas telah mendekati 2 hari sebelum deadline, maka pesan alert akan terkirim kepada karyawan yang menjalani tugas tersebut.
Cara membuatnya:
1. Pergi ke Task List. Di Task, buatlah kolum baru yang bernama Alert
2. Klik Setting dan pilih Create Column
3. Berikan nama kolum Alert1
4. Pilih tipe Calculated
5. Isikan formulanya sebagai berikut. Due Date minus 2. Karena kita ingin alert terkirim 2 hari sebelum deadline.
6. Klik Date and Time dan Date Only
7. Klik OK

Sekarang kolum Alert1 sudah ada tapi perlu juga membuat View nya, maka:
1. Klik Settings dan piilh Create View
2. Pilih Standard View
3. Berikan namanya Penting dan centangkan agar view ini tampil secara default
4. Biarkan urutan kolumnya secara default
5. Di Filter untuk Show the items when column pilih Alert1 is less than or equal to Today
6. Pilih And dan di When Colum pilih Status is not equal to Completed
7. Jika sudah selesai klik OK

Sekarang anda sudah siap untuk memperlihatkan SharePoint Reminder web part nya, sebagai contoh halaman Bamboomedia Intranet akan ditambahkan web part itu, maka
1. Klik Site Actions dan pilih Edit Page
2. Klik Add a web part
3. Berikan centang pada SharePoint Reminder dibagian Miselaneus lalu klik Add
4. SharePoint Reminder nya perlu di setting maka klik menu Edit dan pilih Modify SharePoint web part
5. Buka Appearance, di title ketik Tugas Penting
6. Di Layout pilih Hidden
7. Di Watch List pilih Penting dan centangkan show all column
8. Di Email to Address pilih Assigned To
9. Di Subject tulis subyeknya seperti Tugas Penting: [Title]. Title dengan tanda tutup kotak ini otomatis akan ke link dengan nama tugas di dalam Task List.
10. Di Message tulis pesannya
11. Di Send When pilih Always
12. Di Check List pilih At six dan Daily. Setting ini mengecek apakah tugasnya sudah sampai 100 persen komplit atau tidak setiap harinya jam enam.
13. Jika sudah selesai klik OK

Pada web part anda bisa lihat Hidden Tugas Penting serta List yang sedang dimonitor dan action untuk mengirim Email mengenai Tugas Penting. Dan terakhir, klik Exit Edit Mode.
Kini tiap hari SharePoint akan mengecek seberapa jauh sudah progress penyelesaian tugas penting ini dan ia akan terus mengirim pesan alert sampai tugas itu selesai 100 persen komplit.