Bung Arkka’s Weblog

Just another weblog @ Werk!

Share Files dan Remote Control Desktops dengan Gbridge September 30, 2008

Apa itu Gbridge? [http://www.gbridge.com/]

Gbridge adalah software gratis yang bisa melakukan sync folder, share folder, share files, chat, dan mengendalikan PC lain lewat Internet (VPN – Virtual Private Network) dengan aman dan mudah. Gbridge memiliki banyak fitur unik seperti berikut:

DesktopShare(VNC): Akses PC anda dari mana saja atau berbagi dengan teman dari mana saja, bahkan mereka yang berada di belakang NAT/router (bhs jakarta-nya: teman teman bisa akses ke kompi saya loh baik itu dari HP, PDA, warnet, kantor, kafe, mana saja…gito!)

SecureShare: Jadikan PC anda tempat gudang penyimpanan dokumen, mp3, dsb secara aman dan penuh privacy. Anda juga bisa tentukan apa saja yang bisa di akses untuk temen, keluarga, dsb, secara instant tanpa harus download!

AutoSync: Transfer file berukuran besar dan sync folder dari atau ke mana saja! Otomatis schedule, otomatis resume, incremental dan tidak ada limit!

EasyBackup: Bisa dijadikan backup juga! Baik backup lokal maupun remote backup!! Mudah!!!

Lihat gambar dibawah ini untuk cara meng-instalasi-nya

Advertisements
 

Windows 7 Hadir Segera, Microsoft Show Off New OS 28 Oktober September 26, 2008

Filed under: Uncategorized — bungarkka @ 5:37 am

Windows 7 (Se7en) Hadir Segera, Microsoft Show Off New OS 28 Oktober.

Windows Se7en Logo

Windows Se7en Logo

Setelah saya baca artikel dari http://blogs.msdn.com/e7 dan beberapa sumber lainnya, pada dasarnya OS baru ini:
1. tidak begitu jauh penampilannya dari Windows Vista (lihat gambarnya di http://blogs.msdn.com/e7/)

2. menggunakan kernel Vista yang sama, tetapi kemungkinan sekali OS 7 ini tidak mengalami hambatan dalam instalasi compatible hardware (katanya sih…)

3. Windows Mail, Windows Photo Gallery, dan Windows Movie Maker dihapus dari OS ini (…EGP)

4. mengikuti jejak penampilan Apple (dari segi design) dan kemudahan penyediaan / availability (ngikutin Linux distros) dengan tujuan mengubah dari cara berpikir bahwa OS baru harus selalu memberikan fitur baru menjadi OS baru yang segala-galanya di dalamnya bisa bekerja dengan baik (bhs belandanya: from making new features to making all features work well.)

Microsoft akan show off produk barunya ini di acara Microsoft’s Professional Developers Conference di Los Angeles tanggal 28 Oktober 2008. Para peserta yang akan menghadiri acara ini diberikan OS 7 Beta secara gratis. So pastinya OS 7 ini bakalan beredar di dunia torrent 10 menit setelah acara dimulai 🙂

 

SharePoint Spy September 15, 2008

Filed under: SharePoint Tools — bungarkka @ 8:26 am
Tags:

SharePoint Spy adalah aplikasi kecil (add-on) yang bisa memberikan informasi lengkap mengenai konfigurasi SharePoint Farm anda, seperti info config, services, sites, dsb.

Anda bisa men-download-nya secara gratis (tapi harus registrasi dulu…biasa..) di situs resmi http://www.echotechnology.com/products/spy

File size: 735 KB

sharepointspy - alat pendeteksi setting konfigurasi SharePoint Server

sharepointspy - alat pendeteksi setting konfigurasi SharePoint Server

 

Mengenal Microsoft Office Visio Professional 2007


Microsoft Office Visio 2007 memudahkan para kalangan IT dan bisnis profesional dalam memperlihatkan informasi secara visual, mengeksplorasi, dan menyampaikan informasi yang serba kompleks secara mudah dan cepat. Microsoft Office Visio 2007 mampu menyederhanakan data rumit yang terdapat pada database dengan menerjemahkannya ke dalam bentuk Visio Diagrams yang mudah untuk dimengerti bahkan oleh kaum pemula. Tidak seperti pendahulunya, Microsoft Office Visio 2007 bukan sekedar alat pembuat gambar yang statik, namun kali ini Microsoft Office Visio 2007 mampu membuat koneksi antara informasi data dengan Visio diagram dalam menyampaikan informasi secara terkini yang dikenal dengan fitur terbarunya Link Data to Shapes. Gunakan Visio Diagram yang serba komplit dalam memperlihatkan dan membagi informasi tentang susunan, SDM, dan proses kerja organisasi & enterprise Anda.

Daftar Isi Visio 2007

Getting Started
1- Mengenal fitur terbaru Visio 2007
2- Menggambar dengan AutoConnect
3- Membuat Koneksi Antara 2-D Shape
4- Membuat Watermark

Link Data to Shapes
5- Membuat Linked Data
6- Membuat Multi Linked Data
7- Label Shapes dengan Data Graphic
8- Label Shapes Add-in
9- Setting warna pada Shape Data Value

Connecting Items
10- Membuat Organizational Chart dari Excel
11- Koneksi Otomatis: Dynamic Glue
12- Koneksi Otomatis: Static Glue
13- Membaca dan Mengupdate Koneksi
14- Menambah Hyperlink pada Connector

PivotDiagrams
15- Menelusuri penggunaan PivotDiagrams
16- Meningkatkan kualitas PivotDiagrams

Database Wizard
17- Link dan Update tabel database dari Visio
18- Membuat Linked Master dan Linked Drawing

Penghubungan Benda Satu Sama Lain

1. Menghubungkan Bentuk 2-Dimensi Sudut Base: Dynamic Glue
Ada berbagaimacam cara untuk menghubungkan 2 jenis bentuk 2-dimensi. Pada umumnya, Connector Tool digunakan untuk melakukan ini yakni menghubungkan 2 jenis bentuk 2-dimensi dengan garis 1-dimensi, namun anda juga bisa menempelkan satu jenis benda 2-dimensi ke benda 2-dimensi lainnya tanpa Connector Tool. Berikut ini contoh menempelkan dua bentuk 2-dimensi dengan Dynamic Glue, mulailah buka diagram baru dengan pergi ke File, New, Maps and Floor Plans, Home Plan. Lalu ambil Base corner Master dari Cabinet stencil. Ambil Base 1 Master dan taruh diatasnya Base corner dimana akan tampil koneksi berwarna biru. Pastikan muncul kotak merah disaat anda telah menempatkannya diposisi yang tepat. Kemudian ambil sekali lagi Base 1 Master dan tempelkan disebelah kanannya Base corner. Karena sisi Base 1 terbalik maka perlu diputar 90 derajat sehingga bagian bawah Base 1 mengarah ke Base Corner Master lalu tempelkan sampai kotak merah muncul dan lepaskan. Jika anda telah melakukannya dari awal dengan benar maka jika Base Corner dipilih lalu diputar yang lainya pun ikut berputar seperti ini. Inilah sifat dari Dynamic Glue yakni benda yang tertempel akan terus mengikutinya. Demikianlah contoh menghubungkan benda dengan Dynamic Glue.

ANIMASI INTRODUCTION MICROSOFT VISIO 2007

2. Intro
Microsoft Office Visio 2007 aplikasi diagramming yang sangat mudah untuk digunakan untuk para TI dan bisnis profesional yang ingin memvisualisasikan, eksplorasi, serta menyampaikan komplek informasi, system, dan proses.
PT. Zero adalah salah satu perusahaan yang secara efektif telah menggunakan Visio 2007 dalam pengaturan informasi diberbagai bidang termasuk TI, Finansial, dan Operasi. Akhir ini PT. Zero telah berkembang pesat, Yudi, seorang Kepala Bidang TI untuk PT. Zero, harus mengelola sebuah infrastruktur besar yang selalu berkembang dan meningkat pesat. Informasi yang dibutuhkan Yudi agar bisa mengelola dan memantau perkembangan networknya berada diseluruh pelosok negeri ini. Hal ini cukup menyulitkannya untuk mengumpulkan keseluruhan informasi penting yang terkini dalam menjaga kestabilan performa network.
Yudi menggunakan Visio untuk membuat Smart Diagram untuk networknya. Dengan adanya Visio yang serbaguna dan interface yang nyaman, ia bisa membuat network diagram dalam waktu singkat. Kemampuan baru Visio yakni Data Linking mempermudah Yudi untuk mengimpor informasi dari sumber external. Sekarang Yudi mampu menunjukkan informasi rumit secara visual dengan menggunakan shapes pada diagram lewat fitur Data Grafik. Ia juga bisa menjaga informasi terkini dengan fitur baru Data Refresh. Visio mampu memperlihatkan informasi secara dinamis, lengkap, dan terini pada system infrastruktur.
Visio 2007 juga mampu memudahkan para bisnis profesional yang menangani database yang besar seperti halnya seorang Kepala Keuangan di PT. Zero, Lina. Akan memakan waktu yang sangat lama bagia Lina untuk dapat menganalisa sebuah database. Tidak khawatir, Lina telah menggunakan Visio Pivot Diagram, fitur terbaru pada Visio 2007. Lina menyimpulkan bahwa banyak hal yang memiilki high risk proses. Dengan kemampuan analisa Visio, Lina mengeksplorasi database dari sisi bisnis. Ia menemukan bahwa high risk proses lebih banyak pada proses pembuatan unit produksi. Dengan Visio, Lina mampu menyelidiki database dan menyimpulkan high risk proses untuk dilaporkan kepada yang bersangkutan dalam menjaga kestabilan dan kelangsungan perusahaannya.
Microsoft Office Visio 2007 memberikan para TI dan bisnis profesional peralatan mutakhir dalam menyampaikan informasi yang rumit dan penting secara visual yang mudah dimengerti kalangan banyak agar dalam pengambilan keputusanpun semakin konkrit dan tepat sasaran.

Linked Data

3. Membuat Link Data Secara Manual
Link Data to Shapes tool adalah tulang punggung fitur baru pada Microsoft Visio 2007. Link Data to Shapes tool hanya berguna untuk memperlihatkan informasi dari sumber data dan tidak bisa diedit langsung di Visio. Link Data mampu memberikan link ke shape walaupun datanya berasal dari berbagai macam sumber. Jenis data yang bisa digunakan di Visio adalah Microsoft Excel, Microsoft Acces, Micrososft SQL Server dan SharPoint Services Lists, dan kompatibel data sejenis OLEDB atau ODBC. Link Data bisa dibuat secara manual dengan mengambil bentuk benda yang ada di Master Shape. Untuk demonstrasi tutorial ini, saya akan menggunakan sumber data dari file DBSample.mdb yang ada di lokasi Program Files, folder Microsoft Office, folder Office 12, di dalam folder 1033. Dobel klik file tersebut dan otomatis Microsoft Access akan memperlihatkan isi database file itu. Pilih table Network-Computer. Seperti yang anda lihat, saya akan link semua isi tabel ini ke shape PC di Visio. Buka Visio jika belum dan pilih Network – Basic diagram lalu buka stencil Computers dan ambil PC Master shape. Sekarang pergi ke Data dan Link Data to Shapes. Pilih Microsoft Office Access database dan klik Next. Cari lokasi file DBSAMPLE.MDB itu dan pilih table Network – Computers. Kali ini biarkan semua column terpilih secara default dan klik Next lalu klik Finish. Anda lihat sekarang terdapat External Data yang berisi semua isi table Network – Computer. Karena pada saat memilih database saya sertakan seluruh isi kolum maka semua kolum pun terdapat disini. Walaupun Visio tidak memperbolehkan anda untuk mengedit isi database, anda masih bisa merubah Heading Kolum table Network – computer ini. Caranya klik tombol kanan mouse di External Data dan pilih Column Settings. Saya hilangkan kolum X dan YLocation. Dan MachineSN saya rubah menjadi Serial Number. Saya lakukan ini agar external data tersambung ke PC Master shape secara benar. Nama kolum yang di PC Master shape tidak bernama MachineSN tetapi Serial Number. Oleh karena itu saya ubah MachineSN ke Serial Number agar matching dengan PC Masternya. Dan saya rubah nama kolum lainnya sesuai dengan yang PC Master shape. Setelah selesai merubahnya klik OK. Semua perubahan bisa dilihat pada External Data window. Perlu diingat bahwa database aslinya tidak mengalami perubahan apapun. Mari kita lihat perubahannya pada ShapeSheet dengan cara memilih PC dan klik tombol kanan lalu pilih Show SnapeSheet. Jika anda tidak menemukannya, pergi ke menu Tools, Options, dan Advanced tab, disitu centangkan Run In Developer Mode lalu klik OK. Di dalam ShapeSheet anda bisa menemukan hal yang telah dirubah pada External Source window. ShapeSheet ini sangat berguna bagi anda yang suka mengutak atik properties Shape Data. Semua perintah diatur didalam ShapeSheet ini, bisa dibilang ShapeSheet adalah otaknya Visio. Jika anda perhatikan bahwa nilai value Type pada Memory dan Hard Drive tidak tepat (terpilih angka 0 yang seharusnya angka 2) dan ini perlu dirubah namun agar perubahan terjadi secara permanen perlu dilakukan pada PC Master Shape nya.
Caranya pilih PC Master Shape stencil lalu ke View dan pilih Drawing Explorer Window. Buka Drawing Explorer Windownya dan klik tombol kanan mouse di PC dan pilih Master Properties. Centangkan Match Master by name on drop dan klik OK. Buka Drawing Explorer Window sekali lagi, klik tombol kanan mouse di PC dan pilih Edit Master Shape. Perlihatkan ShapeSheetnya PC Master itu. Ubah kolum Type untuk Memory dan Hard Drive menjadi 2 (2 ini berarti tipe valuenya numeric sedangkan 0 berarti tipe valuenya String). Dan untuk bagian Belongs_To ubah dari True menjadi False sehingga nilai Belongs_To akan tampil disaat PC Master ditempatkan di dokumen. Tutup ShapeSheet PC Master dan PC Master window lalu Save. Nah sekarang konfirmasi ulang perubahan ShapeSheetnya PC Master. Pilihlah 4 external data pertama, klik satu per satu sambil menahan tombol Ctrl keyboard lalu ambil dan taruh ke dokumen. Otomatis Data Graphic dan External Data saling Link ke Data Shape PC Master. Perhatikan icon Link di External Data Window ini berarti datanya Network Computer terhubung dengan PC Master yang menampilkan informasi sesuai pilihan pada Data Graphic disebelah kanan. Anda bisa merubah penampilan informasi sesuai yang anda suka dengan merubahnya di Data Graphic. Jika tidak tampil, pergi ke menu View dan Task Pane.
Demikianlah demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara me-Link to Data Shape yakni menghubungkan data dari table Network – Computer ke gambar (PC Master) pada Visio 2007. Anda juga telah mengenal ShapeSheet yang bisa dirubah sesuai keinginan anda.

Sempurnakan Gambar Anda

4. Membuat Watermark
Pada demonstrasi tutorial ini saya akan perlihatkan cara menambahkan gambar background (watermark) pada gambar Network Infrastructure Divisi R and D. Caranya mudah, pergi ke Insert menu dan pilih New Page, pada Page Properties pilih Background. Untuk sementara saya biarkan namanya Background 1 lalu klik OK. Page baru bernama background 1 telah dibuat. Pada page background 1 inilah yang akan saya berikan latar belakang serta logo perusahaan sehingga saya bisa gunakan page latar belakang ini berulang kali dan menempelkannya pada gambar manapun yang saya inginkan. Untuk logo perusahaan saya ambil dari gambar JPG seperti ini. Lalu untuk menampilkannya pada page Network Infrastruktur saya pilih pagenya dan saya pergi ke menu File, Page Setup, dibagian Page Properties saya pilih background 1 lalu klik OK. Maka tampilan logo perusahaan pun Nampak pada page Network Infrastruktur. Karena logo ini berasal dari page background 1 maka anda tidak bisa mengeditnya lewat page ini dan harus diedit lewat page background 1. Sekarang saya ingin tambahkan kata Draft untuk watermarknya. Saya pergi ke page background 1 dan sata tambahkan kata Draft. Agar kelihatan sedikit pudar saya berikan warna biru muda transparan, lalu saya condongkan sedikit biar memenuhi keseluruhan page ini seperti demikian. Otomatis di page Network Infrastruktur pun tertampil kata Draft ini. Seandainya anda ingin print Network Infrastruktur tanpa kata Draft di latar belakang maka tinggal centangkan No Background jadi apapun yang ada di page background 1 tidak akan diprint termasuk logo perusahaan. Dan bila anda ingin tidak menyertakan latar belakang ini khusus untuk page Network Infrastruktur saja tanpa harus menghapus page background 1, maka tinggal menghilangkan pilihan background 1 di Page Properties-nya Network Infrastruktur seperti demikian.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara menyempurnakan gambar Visio anda dengan menggunakan latar belakang (watermark).

Linked Data

5. Menggabungkan Data dari Sumber Data Lain
Link Data juga mampu menghubungkan multi sumber data ke shape. Pada Network PC demo sebelumnya, anda telah mempelajari cara menggabugnkan informasi komputer dari table Network – Computer sehingga tiap PC menampilkan specifikasinya masing masing. Kali ini anda akan melakukan hal yang sama tapi untuk table Office – Employee Details. Pilih Data, Link Data to Shapes dan ambil file DBSample.mdb dan pilih table Office – Employee Details. Lalu pada External Data Window klik tombol kanan mouse dan pilih Column Settings. Hilangkan centang pada X dan Ylocation dan ubah Name menjadi Belongs To sebelum me-link data row ini. Agar tiap kali data row di External Data window diambil dan terhubung ke kolum Belongs_To pada PC Master shape maka klik tombol kanan dan piilh Automatic Link. Pilih Selected Shape. Pastikan shape PC sudah dipilih terlebih dahulu. Setelah memilih Selected Shape klik Next dan set Data Colum Belongs To equal to Shape Field Belongs To. Klik Next dan Finish. Konfirmasi ulang dengan membuka Shape Sheetnya dan perhatikan bahwa ada tambahan 2 Shape Data row yaitu Title dan Extension untuk setiap PC shape.
Bilamana sebuah shape telah di hubungkan ke row data di External Data window, akan sangat berguna untuk mengetahui letaknya atau posisinya didalam table data dengan cara memilih salah satu PC shape, klik tombol kanan mouse dan pilih Data, Show Linked Row, Office – Employee Details. Yang terpilih adalah komputernya Jossef Goldberg. Begitupula dengan sebaliknya jika mencari shape dari data row-nya table Office – Employee Details.

Label Shapes dari Shape Data

6. Gunakan Data Graphic Untuk Meng-update Label
Microsoft Visio 2007 memperkenalkan sebuah metoda baru yang lebih suprior yakni cara melabelkan shapes yang memiliki shape data. Salah satu kemampuannya adalah Data Graphics. Data Graphics mampu melabelkan shapes secara efektif. Anda bisa tentukan labelnya berisikan nama shape data row serta nilainya, seperti yang anda lihat disini ada Hard Drive Capacit dan nilainya. Data Graphic pun memperbolehkan anda untuk membuat yang baru dengan cara mengkopi yang sudah ada dan mengeditnya sesuai yang anda inginkan. Jika anda tidak melihat Data Graphic disebelah kanan computer anda, coba pergi ke Data menu dan pilih Display Data on Shape. Di Data Graphic klik New Data Graphic. Piilh New Item, Text, dan Serial Number. Untuk Callout-nya saya pilih Heading 3 dan klik OK. Saya tambahkan satu Text lagi dan saya pilih Hard Drive Capacity. Saya biarkan semuanya secara default lalu klik OK. Klik OK sekali lagi agar perubahan terjadi.
Bilamana anda menggunakan Data Graphics, sebuah group shape baru terbentuk dan ditambahkan pada target shape yang terpilih sebelumnya, dan jika shape yang dipilih sebelumnya bukanlah sebuah group shape maka otomatis ia akan dirubah menjadi group shape. Yang menarik adalah link data yang terhubung dengan shape nya tidak putus walaupun telah terjadi perubahan pada penampilan shape nya.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara menggunakan Data Graphic untuk meng-update Label.

Getting Started: Menggambar di Visio

7. Cara menggunakan AutoConnect
Salah satu fitur terbaru di Visio 2007 yang memudahkan dalam menghubungkan satu benda dengan benda lainnya adalah dengan menggunakan AutoConnect. Jika anda klik tombol AutoConnect pada saat membuat Connector maka ia otomatis akan mengambil shape (benda) terdekatnya untuk dihubgunkan. AutoConnect juga berfungsi menghubungkan satu shape dengan lainnya walupun tanpa menggunakan Connector tool. Berikut ini saya peragakan AutoConnect. Saya ambil Process shape dan perhatikan saat ditaruh ada tanda panah biru disetiap bagian benda segiempat ini. Bila tombol AutoConnect tidak aktif, tanda panah biru tersebut tidak akan tampil. Sekarang saya ambil Process shape satu lagi dan perhatikan apa yang terjadi saat mouse pointer menyentuh tanda panah birunya. Lalu saya lepas dan otomatis Process shape pertama terhubung ke Process shape kedua. Saya tunjukkan cara lain. Perhatikan bahwa Process shape masih terpilih lalu saya hanya mengklik tanda panah biru ini, ia otomatis mengambil Process shape dan menempatkannya langsung dibawah Process Shape kedua. Ini cara lebih mudah bukan? Nah sekarang saya pilih Decision shape dan saya klik tanda panah biru maka Process shape ketiga otomatis menghubungkannya dengan Decision shape yang ditempatkan pada arah yang saya klik. Menurut saya ini cara yang lebih praktis dibandingkan dengan menaruh dua bentuk shape lalu menghubungkannya dengan Connector tool. Inilah kemampuan AutoConnect sehingga mempercepat cara penyambungan benda di Visio. Saya tunjukkan cara yang satu lagi. Saya ingin menghubungkan 2 shape yang berbeda ini, saya tinggal memilih shape pertama lalu saya klik tanda panah biru yang paling dekat dengan shape yang ingin saya hubungkan itu seperti ini. Mudah bukan?
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara menggunakan fitur terbaru Visio 2007 yakni AutoConnect.

Label Shapes dari Shape Data

8. Label Shapes Add-In
Microsoft Visio Professional menyediakan fitur Label Shapes Add-in dari menu Tools, Add-Ons, Maps and Floor Plans. Fitur ini sudah ada pada versi Visio sebelumnya jadi bukan fitur baru. Fitur ini hanya sekedar menyediakan alternative lain dalam melabelkan shape yang anda buat. Pertama saya pilih semua PC shape lalu pergi ke Tools, Add=Ons, Maps and Floor Plans, dan Label Shapes. Label Shape Add-In hanya memiliki 4 macam jenis label yang bisa anda pilih dari menu drop-down list. Isinya adalah nama kolum dari External Data window yang diambil dari database file DBSample.mdb. Sebagai contoh, saya pilih Serial Number, Manfucaturer, dan Product Number. Penambahan Label Shapes Add-In ini membuat suatu User-defined cell baru yang bernama visCustomLabel yang letaknya dibagian paling bawah User-defined Cells didalam ShapeSheet, dan cell ini juga mereferensikan ke bagian Text Fields seperti yang anda lihat disini. Formula didalam User.visCustomLabel mengandung beberapa IF statement yang mengetes apabila ada sebuah entri disetiap shape data row.

Peningkatan Kualitas Shapes dengan Warna, Icon, dan Data Bar

9. Memberikan Warna berdasarkan Nilai
Mewarnai shapes berdasarkan nilai data adalah cara yang cukup efektif dalam menjelaskan sesuatu secara cepat, dan termasuk juga dengan penambahan icon dan data bar. Untuk kali ini saya perlihatkan cara memberikan warna berdasarkan nilai pada Space Plan Add-In. Space Plan Add-In bisa digunakan pada diagram apa saja. Jika anda punya versi visio sebelumnya, anda mengetahui bahwa Color By Value ini secara otomatis membuat Legend yang menjelaskan deskripsi warna, jumlah shapes di halaman, dan nilainya. Pertama saya pilih semua PC shape di halaman ini, lalu saya pergi ke menu Plan dan pilih Color By Value. Saya pilih Manufacturer dan ia pun memperlihatkan bahwa ada 2 PC merek Dell, 1 IBM, dan 1 Siemens, lalu saya klik OK. Warna PC shape berubah warna sesuai dengan nilai yang telah diberikan pada masing masing shape yakni 2 warna merah untuk PC merek Dell, 1 warna biru untuk PC merek IBM, dan 1 warna hijau untuk PC merek Siemens. Anda juga bisa me-refresh Legend dengan cara klik tombol kanan mouse dan pilih Refresh ataupun anda bisa mengeditnya langsung disini. Bagaimana jika saya ingin memberikan warna pada PC merek lain, tentunya disini ada lebih dari 4 merek PC, yang lainnya bermerek Compaq, HP, dan Toshiba. Caranya mudah, saya pilih row yang belum memiliki tanda link dan yang PC mereknya belum termasuk di Legend seperti demikian. Kemudian saya select all semua PC shape dan pergi ke Plan, Color By Value. Disini saya pilih Manufacturer sekali lagi maka di review tampil warna tambahan sesuai dengan merek PCnya dan saya klik OK. Nah sekarang saya sudah punya semua jenis merek PC yang diperjelas dengan warna yang berbeda dan keterangannya diberitahukan di Legend seperti ini. Bagaimana jika saya ingin juga memberikan nilai warna pada jenis Hard Drive yang berbeda, hal itu sama dengan cara sebelumnya. Anda tinggal mengubah Manufacturer menjadi Hard Drive Capacity seperti ini. Sekarang warna PC tidak bergantungan dengan nilai merek PC melainkan pada jenis tingkatan Hard Drive Capacity – nya.
Demikian cara menggunakan fitur Color By Value dalam mempermudah penjelasan shape yang ditambahkan dengan Legend.

Organizational Chart

10. Membuat Organizational Chart dari Excel ke Visio
Pada demonstrasi ini anda akan melihat cara membuat Oragnizational Chart dari data Excel. Disini anda melihat isi Excel file Employee Data dimana ada nama karyawan, posisinya, nomer telponnya, dan tempat divisinya. Visio mampu membuat gambaran dari semua informasi ini dengan cara mudah dan efektif. Di Visio buka menu File dan pilih Business, Organization Chart Wizard, di dialog box pertama yang muncul pilih Information that’s already stored in a file or database, click Next, lalu pilih file Excel, klik Next, dan saya cari berikan lokasi file Employee Data itu lalu Next. Untuk kolumnya saya pilih EmployeeName yang melapor ke Manager lalu Next. Kemudian saya pilih kolum yang ingin saya tampilkan saya pilih EmployeeName, Title, dan Telephone, lalu Next. Disini saya biarkan default lalu Next, berikutnya ada pilihan seberapa banyak informasi yang ingin anda perlihatkan. Pilihan pertama anda yang menentukannya, sedangkan pilihan kedua wizardlah yang menentukannya. Jika anda pilih yang kedua, maka anda harus pilih Nama yang akan ditampilkan paling atas seperti halnya nama bos atau CEO. Kali ini saya pilih pilihan yang pertama lalu Next. Saya biarkan pilihan default lalu Finish. Maka tertampil sudah seluruh isi organisasi yang sesuai dengan data di file Excel tersebut. Tentunya ini perlu dipercantik sedikit dan anda bisa lakukanya sesuai kebutuhan bisnis anda mulai dari penampilan latar belakang sampai menggunakan theme. Silahkan dicoba.
Demikian cara membuat organizational chart dari data file Excel. Dalam waktu singkat, anda sudah punya chart yang merepresentasikan urutan posisi kedudukan didalam perusahaan anda.

Automating Connections

11. Membuat Organizational Chart dengan Kode GetShapesByData Untuk Dynamic Glue
Visio tidak memiliki alat otomasi secara umum dalam memberikan koneksi antara shape. Demonstrasi ini akan menulusuri berbagai cara membuat koneksi otomatis (automating connections). Sebagai contoh, saya gunakan Splace Plan dari template Maps and Floor Plans. Saya cancel wizardnya karena tidak diperlukan. Data yang ingin saya gunakan dalam demonstrasi ini adalah file DBSample.mdb untuk membuat organization chart data nya dengan menggunakan Link Data to Shapes. Pergi ke menu Data pilih Link Data to Shapes, pilih Microsoft Access database, dan cari lokasi file DBSample.mdb lalu pilih Organizationa Chart Data lalu Next. Biarkan yang lainnya secara default dan klik Finish.
Shape yang akan saya gunakan pada Space Plan diagram ini adalah Person shape dibagian Resource stencil. Kolum pada External Data harus sesuai dengan Person shape ini oleh karena itu akan saya edit dengan cara mengklik tombol kanan mouse di External Data window dan pilih Column Settings. Saya ubah Email menjadi Email Alias, Telephone menjadi Phone Number, dan Reports To menjadi Manager. Saya hilangkan centang pada Master Shape karena tidak diperlukan lalu klik OK. Nah sekarang semua kolumnya sudah berubah. Pilih Person shape di Resource stencil dan Select All semua data di External Data window, ambil dan taruh di halaman seperti ini. Data Graphic tidak diperlukan maka pilih None.
Kali ini saya tinggal menghubungkan shape ini sesuai dengan kriteria manager to subordinate yakni aka nada koneksi antara atasan dengan bawahan sesuai dengan yang tertampil pada External Data window. Contohnya Suzanne Fine dan Clair Hektor adalah bawahannya Joseph Goldberg maka akan ada link antara manager dengan bawahannya. Untuk jenis connector – nya saya gunakan dari stencil Organization Chart dari template Business. Pergi ke menu File pilih Shapes dan Business dan klik Organization Chart, maka stencil baru muncul pada window Shapes disebelah kiri anda. Pilih Dotted-line report dan taruh di halaman sehingga shape ini akan tersimpan pada Master seperti demikian. Anda bisa lihat bahwa di Master tidak ada attribute Dotted-line report sebelum anda menaruhnya di halaman. Setelah anda menaruh Dotte-line report, delete shape itu.
Kini di halaman saya sudah ada shape yang terhubung ke table Organization Chart Data pada file DBSample.mdb serta connector nya yaitu dotted-line report namun belum ada koneksi diantara shape-nya.
Untuk melakukan Automating Connection ini, terlebih dahulu, saya harus membuat kode yang akan mencari shape yang kemudian dihubungkan satu sama lain. Buka VBA Editor dengan menekan tombol Alt dan F11, lalu buatlah 2 module baru. Di 2 module inilah saya akan menulis kode GetShapesByData dan ConnectSubOrdinates.
Sebelum saya terjun ke bagian kode, perlu saya jelaskan beberapa point. Visio sebetulnya menawarkan berbagai cara untuk memilih shape, contohnya, anda bisa pergi ke menu Edit, Select by Type untuk memilih shape berdasarkan tipe atau pergi ke layer dan pilih Edit, Find untuk mencari shape. Tidak seperti di kode, anda bisa gunakan metode CreateSelection untuk mendapatkan list shape berdasarkan, layer dan data graphic, dan master bahkan tipe. Sayangnya, tidak ada interface yang memiliki semua metode ini apalagi mencari shape tertentu sesuai dengan kriteria yang telah diberikan untuk mencari shape data tersebut. Oleh karena itu, kode yang akan saya tunjukkan kepada anda adalah metode cara pencarian shape, sehingga shape tersebut bisa dihubungkan secara otomatis. Tujuan utama dari kode GetShapesByData ini adalah untuk menyediakan kriteria pada shape data yang bisa memberikan identitas shape data tersebut pada halaman utama ataupun keseluruhan dokumen. Berikutnya, ia akan memperbolehkan group subshape pada tingkat pertama untuk ditemukan dalam pencarian dan anda bisa memberikan spesifikasi baik dengan memberikannya nama atau label pada Shape Data row.
Fungsi kode GetShapeByData memungkinkan anda untuk mendapatkan list shape yang memiliki nilai tertentu pada shape data, dan sekarang anda perlu menggunakan list shape tersebut untuk membuat koneksinya secara otomatis.

Sedangkan kode ConnectSubOrdinates akan mencari keseluruhan shape di halaman untuk memastikan bahwa shape tersebut memang betul betul Person shape yang memiliki attribute Name dan Manager shape data. Kemudian disetiap shape yang lolos kualifikasi, fungsi FindMySubordinates, yang memanggil fungsi GetShapesByData, mengembalikan list semua shape yang memiliki nilai Person sebagai manager, dan kemudian mengkoneksikan dirinya dengan connector dotted-line report yang menghubungkan antara si manager dengan bawahannya (subordinate). Terdapat 2 macam metode untuk penghubungan, yaitu AutoConnect atau GlueTo. Anda hanya bisa menggunakan salah satu metode saja dan tidak bisa menggunakannya secara bersamaan. Pastikan untuk memberikan tanda kutip komen bila tidak ingin menggunakannya.

Dan terakhir untuk menjalankan kode tersebut, buatlah UserForm dan berikan tombol dimana pada saat anda menekan tombol ini, metode ConnectSuOrdinates akan terpanggil.

Jalankan fungsi kode tersebut dan klik tombolnya. Anda bisa lihat perubahan yang terjadi bukan? Sekarang terdapat koneksi antara Manager dengan subordinate secara otomatis, benar dan teratur sesuai dengan kriteria pada External Data window nya. Silahkan untuk mengecek kebenarannya agar lebih pasti, saya yakin tidak terdapat kesalahan sedikit pun! Bandingkan dengan cara memkoneksinya satu per satu, anda bisa bayangkan berapa waktu akan terbuang hanya untuk melakukan hal ini secara manual? Bagaimana dengan perusahaan raksasa atau perusahaan international yang memiliki ribuan karyawan, tentunya membuat hal ini secara manual akan sangat melelahkan! Untung ada kodenya! Kalo tidak…?

Automating Connections

12. Membuat Rack Equipment dengan Kode GetShapesByData Untuk Static Glue
Salah satu contoh yang bagus untuk memperagakan suatu koneksi secara otomatis yang diperlukan pada suatu titik koneksi tertentu adalah scenario penghubungan shape peralatan network ke dalam rak atau kabinet. Buka Rack Diagram dan ambil Rack shape yang ada di Rack-mounted Equipment stencil. Untuk mencoba contoh berikut ini, anda perlu membuat suatu list peralatan di Excel spreadsheet seperti yang anda lihat disini. Spreadsheet ini saya buat dengan kolum Asset Number, Equipment Type, Heights in U’s, Rack dan U Position. Saya tidak menggunakan bahasa Indonsia dalam pengisian nama kolum karena kolum ini harus sama dengan yang ada di attribute Visio pada stencil network dan rack sehingga nanti pada saat pengisian cabinet secara otomatis terjadi dengan benar. Kemudian saya hubungkan data excel tadi itu ke Visio, saya pergi ke menu Data, Link Data to Shapes dan saya pilih tipe Excel sebagai databasenya lalu saya pilih lokasi file tersebut dan Next sampai Finish. Di External Data window susun Euqipment Type nya lalu pilih shape Cable Tray di Rack-mounted Equipment stencil dan ambil semua data Cable Tray di External Data window ke halaman. Lakukan hal yang sama untuk Patch Panelnya. Nah sekarang semua shape yang ada di External Data sudah di halaman, saya tinggal membuat koneksinya secara otomatis agar tiap shape ditaruh di rack secara benar sesuai dengan apa yang tertera pada External Data properties. Jika anda mau, anda bisa rubah Data Graphicnya agar tampilannya rapi.
Tekan tombol Alt dan F11 untuk membuka VBA Editor. Saya buat 2 module yang berisikan kode GetShapesByData dan ConnectRackEquipment dan 1 UserForm untuk mengeksekusi fungsi ConnectRackEquipment. Pada demonstrasi sebelumnya anda telah menggunakan kode GetShapesByData yaitu fungsi yang mengambil shapes sesuai dengan external data yang telah terhubung dan menklarifikasikan agar shape tersebut seseuai dengan kriteria shape data yang telah ditentukan sehingga bisa melakukan koneksi otomatis pada shape yang bersangkutan. Disini saya tambahkan kode ConnectRackEquipment yang fungsinya mencari semua shapes yang ada pada halaman untuk mencari shape yang lolos kualifikasi sebagai rack yakni yang mengandung elemen Prop.HoleSpacing shape data. Kemudian untuk tiap shape yang lolos kualifikasi, fungsi FindMyRackEquipment, yang memanggil fungsi GetShapesByData, mengembalikan list seluruh shape milik Rack dan kemudian membaca posisi U nya dan terakhir mengkoneksi peralatan network tersebut (cable tray dan patch panel) ke titik koneksinya rack.
Sekarang semuanya sudah siap, saya tekan Run dan klik tombolnya. Perhatikan bahwa Cable Tray dan Patch Panelnya otomatis masuk ke dalam rak cabinet dan masing masing terpasang secara benar sesuai dengan posisinya yang telah ditetapkan di External Data window. Silahkan konfirmasi kebenarannya.
Demikian demonstrasi ini anda telah mempelajari cara menggunakan kode dan metode dalam mempersingkat tugas menghubungkan peralatan network ke dalam rack sesuai dengan kriteria yang terdapat pada nilai posisi yang ditetapkan pada Excel spreadsheet.

Peningkatan Kualitas Connector

13. Meng-Update Koneksi Network Rack
Microsoft Visio tidak memiliki fungsi mengekspor koneksi secara otomatis, oleh karena itu anda harus tentukan sendiri bagaimana cara melakukan hal ini. Jika anda perlu menggunakan Visio report untuk memperlihatkan konektivitas, misalkan, pada peralatan disetiap rack, ataupun langkah pada suatu process diagram, maka tentunya perlu menulis kode untuk membuat atau mengupdate shape data pada User-defined cells dengan informasi yang diperlukannya.
Pada demonstrasi sebelumnya anda telah melihat cara menaruh peralatan network pada rack sesuai kriteria list spreadsheet yang memberikan posisi U rack tersebut. Namun bagaimana jika telah terjadi perubahan pada rack tersebut seperti halnya menaruh server, ataupun storage, monitor, keyboard, dsb? Anda tentunya ingin agar perubahan ini bisa diekspor kembali ke Excel spreadsheet. Disini anda bisa membuat kodenya untuk membaca kembali posisi ditiap posisi U-nya rack dan mengidentifikasikan tipe peralatan networknya dan lalu menambahkan atau mengupdate shape data dengan nilai Posisi U yang baru dan terakhir mengekspor semua informasi ini ke format Excel ataupun HTML.
Buka Rack Diagram dari Network template, lalu ambil rack dan berikan nama RACK-021. Isi rack tersebut dengan peralatan network lainnya seperti ini.
Kini tekan tombol Alt dan F11 untuk membuka VBA Editor, buatlah 4 module dan copy paste kode modAddingACustProp, modSetCellValueToString, modStringToFormulaForString dan UpdateRackEquipment dan buat 1 UserForm untuk memanggil fungsi UpdateRackEquipment, ubah tampilan tombolnya jika perlu. Semua kode berada didalam Microsoft Visio SDK Code Library kecuali yang terakhir. Anda bisa mendownload gratis SDK Code Library untuk Visio 2007 ini di http://www.microsoft.com. Setelah selesai meng-copy-paste semua kode ke dalam module, buka UserForm dan klik Run. Tekan tombol Update Rack maka amatilah tidak terjadi apapun di Visio. Kini saatnya untuk mengekspor ke Visio report. Pergi ke menu Data dan klik Report, sebagain contoh saya pilih yang Inventory lalu Run, dan untuk formatnya saya pilih Excel dan OK. Maka tampilah Inventory Report dengan jenis peralatan network serta jumlahnya. Anda tentunya bisa melakukan report yang lebih lengkap dan bagus dari ini. Mari kita coba mengekspornya ke format HTML. Tampilan di HTML mungkin lebih menarik dibandingkan Excel, apapun pilihannya anda bisa mengekspor hasil buatan di Visio ke dalam format lain. Anda juga bisa tentukan apa yang ingin ekspor seperti menekan New dan memilih sendiri jenis kolum yang ingin ditampilkan. Disini saya ingin menyamakan dengan informasi yang ada pada excel spreadsheet sebelum. Disini anda bisa berikan nama title untuk report anda, dan juga bisa membuat kalkulasi untuk subtotal (tentunya jika ada data untuk penjumlahan dsb), dan juga bisa di susun sesuai yang anda inginkan. Saya klik Next dan Run maka lihatlah perbedaannya dalam format Excel maupun HTML.
Demikian cara menggunakan kode UpdateRackEquipment untuk membuat report tentang perubahan yang terjadi pada Network Rack secara jelas dan detil.

PivotDiagram

14. Membuat PivotDiagram / Meningkatkan Kualitas Data Graphic / Memecah Belah Bagian PivotDiagram /
A. PivotDiagrams adalah cara yang terbaik dalam merangkum data di Microsoft Visio. PivotDiagrams bisa digunakan untuk analisa dan juga untuk memperlihatkan informasi secara real bahkan bisa sambil navigasi antara link data shape di halaman yang sama maupun yang berbeda. Anda bisa mengkombinasi PivotDiagrams dengan Linked Data dan Data Graphics untuk menghasilkan data dashboard yang saling berintegrasi. PivotDiagrams dibuat dari sumber data, sama seperti Link Data to Shapes, namun Data Recordsets tidak diperlihatkan pada isi External Data window. Solusi PivotDiagram adalah sebuah add-on pada Visio, jadi anda tidak memiliki penguasaan secara programatik padanya yang berbeda dengan Link Data. Walaupun begitu, anda bisa menggunakan teknik untuk meningkatkan kualitas produktifitas. PivotDiagram membolehkan anda untuk memilih kolum, biasanya yang non-numerik, sebagai kategori yang kemudian bisa anda perincikan datanya. Kategori yang dimaksud ini diberikan nama Breakdown Shapes yang letaknya diantara node yang memperlihatkan kumpulan data. Node ini kemudian bisa diperincikan lagi menjadi subkategori sampai sekecil mungkin sampai semua row dari Data Recordset diperlihatkan sebagai single node.
PivotDiagrams bekerja sangat baik dengan kumpulan data yang bersifat numerik dan valas. Pada contoh file DBSample.mdb, dibagian table Network – Computers memiliki data tipe numeric untuk kolum bernama Number, Machine Type, Hard Disk space dan Memory, sedangkan untuk Cost adalah data tipe valas. Sebuah query bernama Network – Detail pada database ini merangkum bagian numeric dan memberikan jumlah mesin dari table Network – Computers. Namun query nya tidak memperlihatkan perincian untuk bagian Manufacturer dan Machine Type.
Anda bisa mulai membuat PivotDiagram dari menu New, Business atau insert PivotDiagram pada halaman Visio dengan pergi ke menu Data, Insert PivotDiagram. Saya mulai dari awalnya pembukaan Visio, saya pilih Business dan klik PivotDiagram. Otomatis ia akan meminta data untuk di link, saya pilih format Excel lalu Next. Saya berikan lokasi file DBSample.mdb dan saya pilih Network – Computers lalu Next. Yang lainnya saya biarkan default lalu Finish. Tampillah PivotDiagram untuk table Network Computers. Disini tidak terlihat perincian isi table Network Computers, nanti saya perlihatkannya setelah yang satu ini.
B. Sekarang perlu saya ubah penampilan Data Graphic nya maka saya pilih Pivot node nya lalu saya pergi ke menu PivotDiagram dan pilih Edit Data Graphics. Sudah ada 2 data field yang tercantum didalamnya. Saya ingin agar data Count, Disk Space, Memory, dan Cost tampil untuk Pivot node ini, maka saya lakukan perubahan sebagai berikut. Untuk Count data tipenya adalah Text, dan saya biarkan niali lainnya secara default. Kemudian saya tambahkan field Memory yang tipe datanya bar versi progress bar. Untuk nilai Maximum value saya berikan 1100 karena rata rata memory untuk table ini memiliki diatas 500 jadi agar penampilannya sesuai perlu dirubah menjadi 1100, dan pastikan Value position nya Interior jadi nilai angka memorinya tertulis didalam progress bar. Saya delete Machine type code dan saya gantikan dengan Disk Space yang tipe datanya bar versi speedometer. Karena dibagian Hard Disk Space Shape Data row memiliki nilai angka dalam unit Gigabytes maka tampilannya akan lebih masuk akal jika angkanya saya bagi 1000 dan hanya menampilkan satu decimal. Untuk itu pilihlah More Fields dan di Custom Formula tulis sebagai berikut. Untuk Maximum value berikan 50 saja. Value dan Label Position berikan Left agar tidak berbenturan dengan angka nilainya Memory. Untuk Value format berikan sebagai berikut. Pada Label tulis Disc Space. Anda bisa susun filed mana yang tampil paling atas dan sebagainya. Nah beginilah kelihatannya sekarang Pivot node nya.
C. Sekarang saatnya untuk membuka seluruh isi pada Pivot node Network Computer ini. Selama Pivot node nya terpilih, disebelah kanan adalah Kategori Penambahan, pertama saya pilih Manufacturer, maka tampil jenis merek PC. Saya biarkan pilihannya pada Manufacturer dan saya pilih lagi Machine Type maka tampil tipe model PC nya. Sekali lagi saya pilih MachineSN untuk menampilkan serial nomer dari setiap unit PC nya. Anda bisa lihat disini bahwa Pivot node nya semakin melebar karena banyaknya data yang terkandung dalam tiap kategori yang baru saya pilih. Oleh karena itu perlu saya rapikan ini sedikit. Saya ingin susun agar ia tidak mendatar melainkan tersusun secara vertical. Pilih semua MachineType node dengan menekan tombol Ctrl dan klik satu per satu, lalu pergi ke menu PivotDiagram, Layout Direction, Left-to-Right. Semua node MachineSN sudah tersusun secara vertical, saya ingin merapikannya sedikit lagi saya pilih Re-layout All. Banyak spasi yang tersisa, tinggal tarik ujung spasi dan rapetkan. Sekarang hasilnya lebih rapi dan jelas.
Demikian cara membuat PivotDiagram dari table Network Computers pada database DBSample.mdb. Untuk cara mensetting PivotDiagram, ikuti demonstrasi berikutnya yaitu Peningkatan Pada PivotDiagram.

Peningkatan Pada PivotDiagram

15. Membuat Seleksi Dengan Kode SelectSameBreakdownName / Menambahkan Shape / Menambahkan Link Data / Menyatukan Data / Menduplikasi Data Graphic
Anda bisa memberi tambahan pada penampilan Pivot Node dengan memberikannya shaes dari stencil manapun. Contohnya, jika anda pilih semua Pivot Node yang merepresentasikan Manufacturers, maka anda tinggal pergi ke menu PivotDiagram, lalu pilih Apply shape menu untuk membuka Apply Shape dialog box. Sebetulnya ada cara yang lebih efektif dalam memilih semua Pivot Node Manufacturers ini dengan menggunakan kode SelectSameGroup dan SelectSameBreakdownName. Buka VBA Editor dengan menekan Ctrl dan F11 lalu buat 4 module baru dan 1 UserForm. Di module anda copy paste kode isPiotShapeType, GetBreakdownID, SelectSameGroup, dan SelectSameBreakdownName. Pada UserForm anda panggil fungsi SelectSameGroup. Ini akan memilih semua Pivot Node Manufacturer diseluruh halaman Visio. Ini tentunya membantu pekerjaan anda dimana jika anda akan berhadapan dengan ratusan Pivot Node, apakah anda ingin melakukannya secara manual? Tentu tidak. Nah setelah selesai menulis kode dan UserForm nya, kembali ke halaman Visio lalu pilih Pivot Node Manufacturer dan Run macro yang barusan dibuat. Jika macro nya tidak tampil di toolbar, pilihlah Developer. Lalu klik tombol Run dan piilh Macro SelectSameGroup dan klik Run. Sekarang semua Manufacturer terpilih.

Untuk menambahkan Shape, pergi ke menu PivotDiagram, pilih Apply Shape. Stencil Department dan Workflow otomatis terbuka, dan anda bisa memiilh stencil mana saja yang ingin anda pilih. Kali ini saya pilih Manufacturing shape dari stencil Departments, lalu klik OK. Jika saya zoom halaman ini maka terlihat icon Manufacturing disetipa Pivote Node Manufacturer. Jika anda kurang puas dengan icon tersebut, setiap saat anda bisa merubahnya dengan memiilhnya kembali lalu klik Reset Shape. Faktanya, aksi dari Apply Shape menambahkan subshape ke dalam group Pivot Node, dan subshape yang baru ini akan menjadi suatu instansi dari Master dokumen stencil sama seperti halnya yang terjadi dengan Data Graphics. Oleh karena itu, Master yang diperlukan otomatis terdapat pada Document Stencil. Sekali anda apply shape ke dalam Pivot Node dengan cara demikian, apapun penambahan Add Categories yang anda lakukan dengan pilihan Category yang sama, maka Apply Shape Master sudah termasuk di dalamnya.

Sekarang anda sudah melakukan perincian pada Pivot Node sampai pada unit individu PC, selanjutnya anda akan menambahkan Data lewat menu Data, Link Data to Shapes untuk membuka sumber data recordset sebagai External Data window, yang kemudian diikuti dengan memberikan link otomatis dari Data Column MachineSN kepada Shape Field Member lewat menu Data, Automatic Link. Disini anda pilih semua shape yang ada di halaman lalu Next, dibagian Data Column pilih MachineSN dan Member untuk Shape Field, lalu klik Next. Biarkan yang lainnya secara default lalu Finish. Otomatis semua data pada External Data window akan terhubung dengan Pivot Node di halaman. Dan bila anda memilih salah satu row di External Data maka anda bisa mencari shape datanya dengan memilih Linked Shape dari pilihan menu kanan tombol mouse. Begitupun sebaliknya dari shape ke data dengan memilih menu kanan tombol mouse dan pilih Data, Show Linked Row. Ini memberikan kemudahan dalam pencarian antara data dengan shape.

Kadangkala ada Pivot Nodes yang memiliki perincian (breakdown) yang sangat sedikit dan daripada memperlihatkannya, anda bisa menggabugnkannya dengan Pivot Node lainnya. Disini saya akan menggabungkan 2 Pivot Node Manufacturer terakhir, yakni Siemens Nixdorf dan Toshiba. Pilih kedua node tersebut dan pergi ke menu PivotDiagram, lalu Merge. Sekarang anda bisa lihat bahwa nama Siemens Nixdorf dan Toshiba menjadi satu termasuk jumlah Disc Space, Memory, Count dan Cost digabungkan antara kedua node tersebut. Perhatikan sebelum dan sesudah Merge terjadi. Jika anda tidak suka dengan penampilan susunan katanya yaitu terdapat tanda koma setelah Siemens Nixdorf nya, anda bisa merubahnya dibagian Member Shape Data row. Perubahan ini tidak akan berpengaruh jika suatu saat anda ingin memisahkan kedua node tersebut (unmerge).

Anda bisa menggunakan lebih dari satu macam Data Graphic di dalam PivotDiagram. Jika anda duplikasi Data Graphic yang sudah ada, anda bisa. Saya akan duplikasi Data Graphic berikut ini, saya pilih lalu Duplicate, di Data Graphic yang kedua saya pilih Edit Data Graphic. Saya ingin memberikan tambahan tanda icon disetiap Pivot Node MachineSN yang mengindikasikan PC mana saja yang memiliki Screen Size 17 inchi, 15 inchi, dan 14 inchi sebagai berikut. Ada baiknya menggunakan Macro SelectSameBreakdownName sehingga seleksi untuk satu urutan vertical MachineSN terpilih secara otomatis seperti yang saya lakukan disini. Setelah terpilih saya klik Data Graphic yang baru, dan sekarang anda lihat bahwa ada perubahan Icon disetiap MachineSN yang saya berikan. Lakukan hal yang sama pada Pivot Node MachineSN lainnya sampai semua memiliki tanda Icon disudut kanan atas yang mengindikasikan besar kecilnya Screen Size pada Monitor PC. Perhatikan satu hal ini. Jika anda menggunakan berbagai macam Data Graphic di halaman PivotDiagram yang sama, hati hati untuk tidak mengedit Data Graphic nya dari pilihan menu PivotDiagram, Edit Data Graphic karena ini akan mengakibatkan keseluruh PivotDiagram. Lebih baik menggunakan Data Graphic panel dan memilih node satu per satu untuk melakukan perubahan Data Graphic.

Demikian cara meningkatkan kualitas pada PivotDiagram, anda telah mempelajari cara menggunakan kode untuk mempersingkat dalam penyeleksian Pivot Node dalam sekejap, cara menambahkan Shape, Link Data, menyatukan Node, dan terakhir menduplikasi Graphic Data.

Database Wizard

16. Membuat Link ke Tabel Database dan Meng-Update table Database dari Visio
Ada beberapa perbedaan antara Database Wizard dan Link Data. Link Data hanya membolehkan anda untuk membuat atau refresh shape data, namun Database wizard mampu menambahkan link tambahan terhadap cell manapun didalam ShapeSheet. Fitur terbaru Data Graphic memberikan kemampuan dalam mewarnai shape lewat programming kode, termasuk mengkode ShapeSheet cell manapun dengan menggunakan fitur Custom Formula, namun ia tidak bisa digunakan secara berulang kali. Misalnya, jika suatu jenis warna terasosiasi dengan nilai tertentu, maka untuk melakukan perubahan tambahan yang sama, anda perlu mengeditnya satu per satu secara manual lewat Data Graphic. Dengan Database Wizard hal ini bisa dilakukan secara tuntas. Anda juga harus ketahui bahwa Database Wizard menggunakan metode lama Open Database Connectivity (ODBC) dalam mebuat suatu koneksi ke sumber data, dengan begitu ia memiliki beberapa keterbatasan seperti, tidak kompatibel dengan data format XML ataupun tidak memiliki database-stored procedures. Database Wizard hanyalah sebuah fitur tambahan, sehingga anda tidak punya pengendalian penuh atas programming kode nya dibandingkan dengan fitur Link Data to Shape yang memiliki pengendalian penuh atas programming kode.
Dalam demonstrasi tutorial ini saya akan menggunakan Access Database file DBSample.mdb untuk mengambil table Office – Employee Details yang memiliki data personal termasuk kolum Departement. Disini saya buat table baru bernama Department dimana terdapat kolum Department yang langsung mengambil data dari kolum Department tabelnya Office – Employee Details. Oleh karena itu saya buat query sebagai berikut. Sekarang saya punya table bernama Department yang memiliki kolum Department, FillForeground, FillBackground, dan FillPattern yang semuanya memiliki nilai kolum Teks namun tidak berisi. Saya buka design view nya dan berikan Primary Key pada row Department sehingga nantinya saya bisa berikan relationship one to many dari table ini ke kolum Department milik table Office Employee Details.
Sekarang saya berada di Visio, dan saya buka Basic Diagram dan sebagai contoh saya ambil rectangle shape ini. Pada bentuk segi empat shape ini akan saya berikan warna merah garis miring untuk menandakan perubahan yang terjadi, yang kemudian perubahan atau tambahan warna tersebut otomatis mengupdate database pada table Department sebelumnya. Sebelum saya rubah shape ini, mari kita lihat properties ShapeSheet nya. Dibagian Fill Format inilah yang nanti akan terjadi perubahan.
Perhatikan disini. Ada hal yang penting buat anda yang suka mengutak atik bagian shapeSheet. Pada saat anda mengubah Fill Pattern dari angka 0 ke 1 atau angka lainnya, maka apa yang terjadi pada nilai di dalam FillForgnd dan FillBkgnd adalah sebaliknya pada saat anda menggunakan Fill dialog box. Tetapi, bagian nilai pada Color dan Pattern Color di dalam Fill dialog box tetap dan tidak berubah. Hal ini terjadi agar para pengguna tidak meilhat perubahannya demi menjaga warna asilnya agar tetap kelihatan pada saat pattern nya muncul. Oleh karena itu anda harus benar benar memperhatikan bagian ini jika tidak ingin ada kesalahan dalam mengupdate data dari Visio ke database.
Sekarang saya berikan shape ini warna dan garis miring lewat Fill Dialog box dari menu Format. Perhatikan perubahan yang terjadi pada cell Fillforeground, Fillbackground, dan FillPattern. Pastikan perubahan ini terjadi di dalam ShapeSheet anda agar nantinya pada saat mengupdate dari Visio ke database terjadi dengan benar. Anda pun bisa langsung merubah FillPattern nya lewat ShapeSheet ini seperti yang saya peragakan ini.
Selanjutnya, dengan terpilihnya bentuk segi empat tadi, saya pergi ke menu Tools, Add-ons, Visio Extras, Database Wizard. Klik Next, lalu pilih yang pertama dan Next, pilih shapes in drawing lalu Next, pilih Rectangle lalu Next, pilih Visio database sample lalu Next. Jika file DBSample.mdb tidak pada lokasinya maka muncul peringatan untuk mencari lokasi file tersebut. Kemudian pilih table Department yang baru dibuat tadi lalu Next, pilih 1 untuk number of field lalu Next, pilih Department sebagai primary key nya lalu Next, pilih Customer Service sebagai default key value lalu Next, hilangkan centang pada bagian Delete Shape lalu Next, biarkan Prop.Department terpilih lalu Next.
Disini anda perlu hati hati dan pastikan pertama anda memilih bagian Cell nya kemudian bagian Database Field nya lalu tentukan Evaluate Data nya. Lakukan seperti yang anda lihat di layar. Bagian ini sangat penting karena jika anda melakukan kesalahan pada import eksport tipe data field, nanti di database nya akan me-reject semua perubahan yang terjadi dari Visio. Oleh karena itu inspeksi sekali lagi bagian Links nya agar nilai FillBackground memenuhi kolum FillBackground nya table Department di dalam database dengan nilai data Value, begitu juga denga FillForeground dan FillPattern nya.
Setelah anda selesai dengan Database Wizard nya, rectangle shape nya berubah menjadi hitam dan di dalam properties ShapeSheet nya pun hilang, ini normal. Pergi ke menu Format dan isikan warna dan pattern sekali lagi. Lalu inspeksi sekali lagi properties ShapeSheet nya pada cell Fill Format.
Sekarang anda bisa gunakan Data Graphic untuk memperlihatkan nilai field Department sebagai item Teks dengan cara membuat New Data Graphic dan tambahkan data Department dengan callout Heading 3, klik Yes untuk apply data graphic nya. Maka tampil Customer Service disamping bentuk segi empat ini. Ini menunjukkan bahwa bentuk segi empat ini sudah tentu terhubung langsung dengan database table Department. Sekarang pun anda bisa meng-update perubahan yang terjadi pada warna bentuk segi empat ini ke dalam database table Department dengan cara klik tombol kanan mouse dan pilih Update Database Record. Dan sekarang buka Access Database file DBSample.mdb nya disini anda lihat bahwa FillForeground Fillbackground dan Fillpattern terdapat nilai sesuai dengan yang telah saya berikan lewat Visio di awal demonstrasi ini.
Selain cara Database Wizard, sebetulnya anda juga bisa memiliih Link to ODBC database. Hasilnya pun akan sama jika anda melakukan perubahan seperti yang saya perlihatkan disini. Baik lewat Database wizard maupun lewat Link to ODBC database yang penting properties nya sama sehingga menghasilkan hasil yang sama juga.
Demikian cara menggunakan Database Wizard untuk mengupdate dan merefresh data pada database lewat visio langsung.

Database Wizard

17. Membuat Department Linked Master / Membuat Linked Drawing Untuk Meng-Update Database / Mengisi Record ke dalam Database / Meng-Update Nama Shape ke Department
Demonstrasi ini adalah lanjutan dari pembuatan database wizard. Disini anda akan menyaksikan cara membuat Department Linked Master, membuat Linked Drawing untuk Meng-update database, mengisi record ke dalam database, dan terakhir meng-update nama shape ke department. Sekarang, bukalah Document Stencil dari menu File, Shape, dan tarik bentuk segi empat ke dalam stencil, kemudian rubah namanya menjadi Department. Buka Master properties dialog box dan centangkan setting Match Master by Name on Drop. Sekarang anda punya Master shape yang tidak hanya bisa digunakan untuk memilih tipe warna dan pattern untuk setiap department, tetapi juga sebagai legend shape yang bisa digunakan untuk diagram manapun. Ambil Department shape ini dan taruh di halaman. Peringatan box mengatakan bahwa Visio akan mencoba akses ke dalam ODBC data source, tipe Visio database source, klik OK untuk melanjutkannya. Jika anda akan mempublikasikan Department master shape ini untuk digunakan orang lain, anda mungkin perlu memberikannya dengan ODBC data source, dan mengedit ShapeSheet milik Department master shape tersebut seperti yang anda lihat disini.
Sekarang anda sudah siap untuk mengunakan Database wizard sekali lagi dalam membuat linked drawing yang merepresentasikan semua nilai table pada database, yakni table Department. Pilih menu Tools, Add-ons, Visio Extras, dan Database Wizard. Pada dialog box pertama, klik Next, dan pilih an existing one lalu Next. Pilih Create a drawing lalu Next, pilih Modify existing drawing dan pilih file visio nya, lalu Next. Kemudian pilih modify existing page dan pilih Page 1 lalu Next. Pastikan centang pada Access the database table in read-write mode, yang lainnya hanya optional, lalu Next. Pilih Visio database sample lalu Next, ambil Department lalu Next, pilih stencil file visio dan department untuk masternya lalu Next dan Finish. Sekarang anda punya Database Drawing Monitor yang digunakan untuk me-refresh tiap kali ada perubahan yang terjadi baik dari segi database maupun dari Visio, dan anda juga akan mendapatkan linked shape untuk setiap row pada table Department seperti yang anda lihat disini. Semuanya berwarna hitam karena mereka belum diberikan entry untuk warna dan pattern nya. Mari kita buat warna dan patternya agar kelihatan lebih menarik. Anda bisa memberikannya sesuka anda dan tidak harus persis dengan apa yang anda lihat disini, yang penting tiap row memiliki warna dan pattern yang berbeda agar gampang meng-identifikasikannya. Setelah anda selesai memberikan warna dan patter nya, klik Refresh dan lihat apa yang terjadi, otomatis semua shape, bila tadinya tergeser, akan kembali ke tempat semula namun warna dan patter nya tetap. Dan agar semua warna dan pattern ini ada pada table Department databasenya, anda bisa mengupdatenya secara manual satu per satu namun ada cara yang lebih praktis yaitu mengudate keseluruhan halaman ini ke dalam table Department database. Caranya pergi ke menu Tools, Add-ons, Database Wizard, dan pilih Next, lalu pilih Modify an existing one dan Add database actions and events to a drawing page, lalu pilih halamannya. Untuk page action nya pilih Update dan Refresh. Setelah selesai dengan wizardnya, maka terdapat pilihan Update dan Refresh Linked data pada halaman visio, dan pilih Update Linked Records. Buka database file DBSample.mdb nya, dan lihatlah perbaharuan yang terjadi. Kolum Fillforeground, Fillbackground, dan Fillpattern terisi sesuai dengan yang apa yang anda telah tambahkan pada warna dan patter disetiap shape itu dari Visio. Perubahan yang terjadi juga terdapat pada ShapeSheet seperti yang anda lihat di User-defined Cell dan Actions.
Selain mengisi data pada kolum table Department database, anda juga bisa membuat row baru untuk table Department langsung lewat Visio. Saya ambil shape Department dari stencil lalu saya berikan nama baru yaitu Marketing. Marketing tidak ada pada table Department, namun dengan cara ini saya bisa menambahkannya. Untuk shape marketing ini saya berikan warna dan pattern baru. Lalu di properties Shape Data nya saya rubah menjadi Marketing, lalu tekan tombol kanan mouse dan pilih Update Database Records dan klik Yes. Buka database file DBSample.mdb nya dan anda bisa lihat ada row baru bernama Marketing dengan data didalam Fillforegruond, fillbackground, dan fillpattern.
Untuk tambahan terakhir pada demonstrasi ini, saya ingin perlihatkan cara mengubah nama shape yang berada di dalam Master properties menjadi nama Department. Untuk ini, saya gunakan kode UpdateShapeNameToDepartment. Pada VBA Editor saya buat 2 module yang satu berisi kode tersebut dan yang satunya lagi kode ODBCConnection Class lalu saya buat UserForm yang akan memanggil fungsi UpdateshapeNameToDepartment itu. Sebelum saya Run kode tersebut, lihatlah pada bagian Master shape Drawing Explorer box dimana semua Department tidak memiliki nama. Saya kembali ke VBA Editor dan Run kode tersebut, dan anda bisa lihat sekarang semua berubah menjadi nama jenis Department nya pada masing masing shape. Tujuan melakukan hal ini adalah untuk menjaga identifikasi shape jika terjadi kesalahan dalam men-delete salah satu shape sehingga diketahui shape mana yang terasosiasi dengan kolum atau row mana pada database yang terhapus.
Demikian demonstrasi ini anda telah mempelajari pendalaman dalam menangani Visio untuk melakukan perubahan langsung kepada database jenis Access lewat Linked Shape data.

Hyperlink

18. Membuat Hyperlink dari Excel ke VML
Demonstrasi ini saya akan buat file Viso berformat VML yang memiliki Hyperlink yang terdapat pada Excel spreadsheet. Sebagai contoh, saya buka Basic diagram, saya ambil gambar bintang dan bintang ini akan saya link ke Excel sheet yang berisikan hyperlink yang menuju pada website facebook. Saya pilih Data, Link Shapes to Data, lalu saya piilh gambar bintang dan otomatis hyperlink semua yang ada pada External Data tersimpan pada shape bintang tersebut. Saya buat New Data Graphic sehingga semua nama kolum beserta isinya tertampil di halaman visio ini. Untuk jenis Data Graphic nya saya gunakan Teks sederhana saja sebagai contoh. Lalu setelah selesai dengan Data Graphic saya rapikan agar kelihatan semua hyperlink nya. Lalu untuk membuat file visio ke dalam format VML saya pergi ke menu file dan piih Save as Web page lalu saya klik tombol Publish dan dibagian Advanced tab saya pastikan ia akan tersimpan ke dalam format VML. Maka otomatis browser muncul dan menampilkan file VML tersebut dan bila saya klik link nya otomatis ia akan membuka website facebook yang terkoneksi pada homepage teman saya ini seperti yang anda lihat disini. Anda bisa perhatikan bahwa setiap link berbeda dan ini pun bisa di klik dan menghasilkan website yang berbeda pula.
Demikian cara menggunakan Hyperlink ke dalam Visio yang datanya diambil dari file Excel spreadsheet.

 

Mengenal Microsoft Office Groove 2007 September 13, 2008

Filed under: Microsoft Office Groove 2007 — bungarkka @ 3:04 am
Tags:

Daftar Isi Microsoft Groove 2007

Groove: Getting Started
-Apakah Groove itu?
-Keunggulan menggunakan Groove
-Membuat Groove Account
-Menggunakan Groove Account Pada Komputer Lain

Tatacara Penggunaan Standard Workspace:
-Membuat standard Workspace
-Mengirim dan menerima undangan workspace
-Merubah peran anggota dan akses workspace
-Merubah penampilan workspace
-Menambah files pada Files Tool
-Menambah tool pada Standard Workspace

Pengaturan Groove Contacts:
-Menambah kontak baru
-Menelusuri Identitas
-Menentukan preferensi Online Presence dan list direktori
-Mengirim kontak informasi ke orang lain

Pengaturan dan Pembagian Files:
-Menambahkan folder dan file ke Files Tool
-Mengirim link dokumen
-Membuka, mengedit dan menyimpan file ke Files Tool
-Merubah setting download folder
-Merubah setting akses Files Tool
-Merubah setting pesan alert folder dan file
-Membuat File sharing Workspace di Windows
-Membuat File Sharing Workspace dari Groove Launchbar
-Merubah peran dan akses serta setting properties di File sharing Workspace

Pengaturan Jadwal Perjanjian dan Pertemuan:
-Membuat perjanjian
-Membuat link perjanjian dan kalender
-Mengekspor impor perjanjian
-Membuat pertemuan
-Menentukan peserta meeting
-Membuat agenda dan catatan
-Membuat Action item

Pengaturan Catatan, Persoalan, dan Forum Diskusi:
-Menambah dan melihat Catatan
-Mencari kata di Catatan
-Mengekspor Catatan
-Mencatat Persoalan
-Merespon atas Persoalan
-Menyimak Persoalan
-Mencari kata pada Persoalan
-Mengisi topik Forum Diskusi
-Merespon dan melihat isi topik Forum Diskusi
-Mencari topik diskusi dan meresponnya

Pemeliharaan dan Pengamanan pada Groove:
-Menyimpan workspace ke template dan arsip
-Mem-backup Groove accoutn
-Memblokir tipe file yang berbahaya
-Mengatur Groove untuk scan virus

In Action!: Pengiriman File lewat Instant Messaging dan Sharing Workspace
-Mengirim file ukuran besar lewat Sharing Workspace

In Action!: Kolaborasi Antar Anggota Groove secara Real-Time
-Berkomunikasi lewat Groove Sync Folder
-Upload dan Update di File Sharing Workspace
-Pemberitahuan lewat Meeting Tool dan Calendar Tool

ANIMASI

Animasi Introduction Groove 2007
-Groove 2007 memungkinkan anda untuk Bekerja secara dinamis dan efektif
-Dengan adanya Groove 2007, pekerjaan anda sehari-hari dikantor terasa lebih mudah karena Groove 2007 mampu Menyatukan pengguna, alat dan informasi dalam berkolaborasi
-Di dalam Groove 2007 anda bisa menentukan sendiri cara Membangun tempat kerja bersama (workspace), penambahan alat dan informasi, dan mengundang team
-Tentunya salah satu keunggulan Groove 2007 adalah sinkronisiasi. Sinkronisasi menjaga team selalu up to date
-Di Groove 2007 anda bisa Berbagi, revisi dan publikasi konten, secara cepat dan mudah

Inti #1 – Kolaborasi
Pak Agung bekerja pada PT. Kola dan ia sebagai Produk Manager setiap saat berkomunikasi dengan team internalnya (Sales Managers dan Marketing Staff), serta dengan team external pakar hukum, agen periklanan, PR dan branding. Sebelumnya, Pak Agung mengalami kendala dalam memparalelkan pekerjaannya dengan anggota lainnya dimana team external kesulitan mengakses server team internal. Groove 2007 memudahkan Pak Agung dan rekannya dalam berkolaborasi baik yang berada di dalam maupun diluar dan mempercepat pemindahan dan pembagian informasi secara lebih efektif.

Inti #2 – Kapanpun Dimanapun
Groove 2007 membantu anda untuk tetap produktif dan meningkatkan performa pada team projects dengan memberikan kemudahan mengakses dan mengupdate Groove workspace kapanpun dan dimanapun baik itu dikantor, diperjalanan, dilokasi partner bisnis, maupun dirumah. Kapanpun anda melakukan perubahan pada kolaborasi workspace, hal yang telah diupate otomatis akan sinkron dengan rekan workspace lainnya sehingga rekan rekan anda dimanapun mereka berada akan melihat informasi terbaru yang telah anda berikan. Tidak ada lagi pembagian informasi sepihak oleh karena email tidak sampai tujuan dsb. Groove 2007 memastikan seluruh anggota workspace memiliki informasi terkini kapanpun dan dimanapun mereka membuka workspacenya.

Inti #3 – Pembuatan Konten Semakin Lancar
Sinkronisasi secara otomatis, integrasi pesan alert, dan alat komunikasi serbaguna membuat pengalaman dalam bertukar dokumen lebih menyenangkan serta memperluas pengetahuan akan feedback dari tiap anggota team. Pesan alert menyimpan info penting tentang pembaharuan yang terjadi disetiap kegiatan dalam workspace sehingga rekan dan anggota team tetap bisa berkomunikasi secara lancar dalam membahas hal yang penting yang saling berhubungan.

Groove: Getting Started

1. Membuat Groove Account / Log On dan Log Off Groove / Menggunakan Groove Account pada PC lain
A. Setelah anda menginstal Groove 2007, anda perlu membuat Groove account sebelum memulai menggunakannya. Bukalah aplikasi Groove, klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Office Groove 2007. Pertama kali yang muncul dialog box Account Configuration Wizard. Disini pilih Create a new Groove account dan klik Next. Di dialog box berikutnya klik I don’t have a Groove Account Configuration Code dan klik Next. Pada dialog box berikutnya isilah profil untuk account anda. Contohnya saya isi profil pribadi saya. Centangkan Remember Password dan Enable password reset jika perlu lalu klik Next. Dialog box berikutnya anda pilih All Contact Information agar profil anda dipublikasikan pada Public Groove Directory. Untuk sementara ini kita tidak perlu melihat video Getting Started di website maka klik No. Inilah tampilan Groove taskbar, perhatikan terdapat Workspace dan Contacts tab. Pada workspace adalah bagian dimana anda akan saling bertukar file folder dan kerjaan lainnya dalam berkolaborasi dengan anggota team anda. Bagian Active menunjukkan hal-hal yang sedang aktif seperti tugas dsb, sedangkan yang Unread adalah update yang dibuat dari rekan atau anggota team anda yang belum anda buka, dan yang terakhir Read adalah hal-hal yang sudah anda buka.
Cara untuk keluar dari Groove klik File menu dan klik Exit untuk konfirmasi klik Yes.
B. Cara log in dan log off pada Groove tidak susah. Berikutnya saya perlihatkan cara login dan log out pada Groove. Klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Groove 2007. Pilih account anda dan ketik passwordnya lalu klik Select. Untuk Log Off klik File menu dan pilih Log Off Account.
C. Anda bisa mengerjakan sisa pekerjaan kantor anda dimanapun anda berada baik itu di airport di rumah ataupun di warnet. Misalnya anda ingin melanjutkan pekerjaan kantor di rumah atau warnet namun seluruh file serta setting dan pekerjaan yang anda lakukan semuanya tersimpan di kantor, tentunya jika anda login pada komputer lain semua pekerjaan file yang anda buat dikantor tidak ada. Jangan khawatir, Groove 2007 mampu mengekspor seluruh informasi dan setting account anda kemanapun anda pergi.
Groove memungkinkan sinkronisasi file dan folder secara online. Cukup dengan menginstal Groove dan login ke account anda, seluruh pekerjaan yang anda tinggalkan tersimpan komplit pada account itu. Berikut saya tunjukkan cara mengimport account ke komputer lain. Pertama login ke account anda dan klik Select. Di Groove launchbar pilih File menu dan klik Use Account on Another Computer. Instruksi muncul memberitahukan tahap yang harus dijalani untuk menggunakan account anda pada komputer lain. Perhatikan file formatnya .grv dan klik OK untuk menyelesaikan proces ekportnya. Kemudian masukan Flash Disk anda ke komputer, klik tombol kanan mouse dan piilh Send To dan klik Removable Drive untuk mengcopy file account anda ke USB FLash Disk. Login di komputer lain dan pastikan komputer itu sudah terinstal Groove 2007. Copy paste file account anda ke komputer dan dobel klik file tersebut maka otomatis dialog box Welcome to Groove muncul. Pilih Login dan isikan password. Otomatis seluruh share folder, kontak list dan pekerjaan anda lainnya sekarang berada pada komputer itu.

Tatacara Penggunaan Standard Workspace

2. Membuat workspace / Mengirim dan menerima undangan / Mengubah peran anggota dan akses workspace / Mengubah penampilan workspace / Menambah file pada Files Tool / Menambah Tool pada Standard Workspace
A. Pertama kali anda login ke Groove Account muncul tab Workspaces. Workspace adalah tempat areal pekerjaan anda dalam berkolaborasi dengan rekan / anggota team. Tempat workspace dishare dengan anggota team yang sudah anda invite sebelumnya. Terdapat 3 bagian pada Workspace: Active berarti anda atau anggota team anda sedang mengerjakan sesuatu baik itu mengkoreksi dokumen, melakukan perubahan pada gambar atau lainnya. Intinya Active menunjukkan perubahan sedang dilakukan. Unread adalah perubahan-perubahan yang belum anda lihat jadi perlu anda simak. Terdapat tanda bintang merah pada tiap folder dan file yang belum anda baca / lihat. Bagian Read adalah perubahan yang sudah anda simak. Dibawah launchbar Workspace terdapat Common Tasks tab yang bisa anda atur penampilan workspace anda dari View By kategori, penentuan indikasi alarm, maupun pengiriman kontak list lewat email. Kini saya tunjukkan cara membuat workspace. Klik New Workspace dan berikan nama workspacenya contohnya My Second Workspace atau Workspace Utama lalu tentukan tipe workspacenya apakah Standar yaitu workspace yang berisikan files tool dan diskusi board dan hal lainnya, atau pilih File Sharing yaitu workspace untuk saling membagi isi konten file, atau piilh Template dan tentukan workspace sendiri. Sebagai contoh saya pilih yang Standar. Tampil didepan anda workspace baru. Disebelah kanan workspace adalah untuk kontak rekan / anggota team, dibagian bawah adalah menu tab yang berisikan files tools, diskusi, catatan, agenda, kalendar, dan masih banyak lagi. Anda sebenarnya tidak perlu membuat workspace dari awal, anda bisa menggunakan workspace yang sudah ada misalnya workspace dari rekan anda. Sebagai contoh saya gunakan workspace WideWorldImports.gsa, saya klik File menu dan pilih Workspace From dan klik Template. isi pada workspace ini antara lain Schedule, Budgets, Product_Specification, Marketing_Plan, graphics_Logos, Packaging, dan Launch_Events. Tiap folder ini memiliki file dokumen dan spread sheet untuk disharing kepada rekan saya dimana saya dan rekan saling bertukar informasi dan saling mengkoreksi dokumentasi. Anda tidak harus menggunakan file dan folder yang persis saya contohkan disini. Anda bisa saja menggunakan folder file lainnya yang ingin anda share.
B. Nah setelah membuat workspace baru, kita harus undang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi ini. Caranya klik Options menu dan klik Invite to Workspace. Pada dialog box Send Invitation klik Add More… dan ketik nama rekan / anggota team anda. Disini saya ketik robby. Untuk memastikan namanya benar saya klik Search For User… dan memang robby nama yang sebenarnya lalu klik Add dan klik OK. Kembali pada dialog box Send Invitation untuk pesannya saya tulis Ayo gabung di workspaceku! dan klik Invite dan klik OK. Perhatikan sinyal alert dibawah layar bahwa undangan yang baru saja dibuat sedang dikirim dan menunggu konfirmasi dari robby. Ia menunjukkan undangan sedang dibuka dan kemudian undangan anda diterima. Setelah robby konfirmasi, otomatis Groove mengekspor workspace yang telah saya buat ke komputernya robby, praktis bukan? Anda bisa mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam workspace anda sebanyak mungkin.
C. Setelah itu, anda harus tentukan tiap anggota pada perannya masing masing. Klik menu Options dan pilih Set Roles. Saya berikan robby wewenang sebagai manager sehingga ia punya full akses pada workspace ini. Pilih anggota yang ingin dirubah contohnya disini saya pilih robby dan klik Change Role. Saya pilih perannya sebagai Manager lalu klik OK dan OK lagi. Kembali pada dialog Set Roles dan pilih tab Permissions. Disini peran ditentukan berdasarkan kemampuannya dalam mengakses data folder file dsb. Peran manager memiliki semua akses. Saya tentukan Guest untuk bisa mengundang. Demikian sudah dengan penentuan peran untuk anggota team kolaborasi.
D. Untuk selanjutknya saya ingin tunjukkan anda cara menambah penampilan workspace. Klik View menu piilh Show/Hide dan klik Workspace List. Disebelah kiri anda tampil Workspace Launchbar yang muncul pada pertama kali anda login ke Groove dan tentunya anda bisa mengaturnya sesuai selera anda misalnya disusun berdasarkan Last Unread Time yaitu menonjolkan perubahan yang belum anda buka berdasarkan waktu. Anda lihat disini bahwa Workspace memiliki begitu banyak perubahan yang belum saya buka. Anda juga bisa tambahkan tombol Back dan Forward pada menu workspace seperti ini. Jika anda ingin lebih mengontrol workspace anda klik Options menu dan pilih Workspace Manager. Dengan leluasa anda bisa menginspeksi satu per satu perubahan yang terjadi pada workspace anda seperti yang perlu anda perhatikan disini adalah wideWorldImport dan Workspace Utama. Banyak hal yang bisa dirubah setting penampilan workspace ini saya anjurkan anda untuk memainkannya agar lebih mendekati selera anda.
E. Berikutnya saya ingin tunjukkan cara menambahkan file pada folder yang sudah ada di workspace ini. Contohnya pada folder Marketing_Plan saya tambahkan file Marketing_Plan_DRAFT.docx Mulai dari sekarang apapun dan siapapun yang melakukan perubahan pada file ini otomatis tersinkonisasi pada tiap anggota team yang berada pada workspace yang sama sehingga menghindari kesalahan dalam pengoreksian maupun dalam merevisi cara lainnya.
F. Anda juga bisa menambahkan tool lainnya seperti yang tertampil pada More Tools jadi kolaborasi anda dengan rekan tidak hanya sebatas sharing file tetapi juga dalam pemberitahuan lewat Notes ataupun dalam mengingatkan satu sama lain dengan kalendar ataupun membagi informasi pada meeting yang tidak dihadiri oleh beberapa rekan dan masih banyak lagi.
Demikian pada demonstrasi tutorial ini anda sudah mengetahui cara membuat workspace yang baru serta mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi yang telah disediakan sampai cara menambahkan folder file yang akan dikerjakan bersama maupun merubah penampilan pada workspace.

Pengaturan Groove Contacts

3. Menambah kontak baru / Menulusuri identitas / Online preferensi dan list direktori / Mengirim kontak info ke orang lain
A. Ada baiknya untuk selalu menjaga kontak anda dalam keadaan aman dan teratur jika suatu saat anda harus berkolaborasi dengan berbagai kalangan baik rekan sekantor maupun di divisi lain. Disini saya perlihatkan cara mengatur kontak list pada Groove. Pertama login ke groove jika belom, kemudian klik tab Contacts. Sama seperti tab Workspace, Contacts memiliki kategori Active, Online, dan Offline. Untuk menambahkan kontak, klik Add Contact. Sebagai contoh, saya ingin mencari nama robby lalu saya klik Find dan tampil hasilnya.
B. Seringkali dua orang atau lebih memiliki nama yang sama dan oleh karena itu perlu diverifikasi kebenaran nama orang ini. Pilih namanya dan klik Properties dan tampillah nama robby serta email addressnya. Untuk lebih memastikan kebenaran orang ini bahwa ia adalah robby yang saya maksudkan yaitu robby di bagian animasi maka saya klik More dan Verify Identity. Dialog box Verify Identity menampilkan siapa robby ini. Disini dikatakan bahwa sebelumnya saya dan robby sudah saling share workspace yaitu untuk My Workspace, print screens utk animasi, dan WideWorldImporters. Dibawahnya pun menjelaskan jumlah pesan yang telah dikirim/diterima dengan robby. Jika kurang yakin apakah ini orangnya, klik Check fingerprint dan ini instruksi untuk memrintahkan robby agar memberitahukan fingerprintnya dan jika sesuai dengan apa yang tampil di layar ini maka yakinlah ini robby yang asli. Sementara saya skip tahap verifikasi ulang ini. Mari kita telusuri isi properties robby, klik tab alert dan misalkan saya ingin pesan-pesan muncul bilamana robby online maka saya set ke High dan bila ingin menambahkan nada deringnya cukup mensetting bagian bawah. Tab workspaces adalah workspace yang saya gunakan bersama robby. Anda lihat bahwa print screens utk animasi ditandai dengan bintang merah dan tanda seru hijau yang berarti robby sedang mengupdate bagian folder tersebut. Di tab messages memperlihatkan sejarah percakapan selama ini dengan robby termasuk rekaman suara yang diterima/dikirim robby. Demikian verifikasi kontak robby, sekarang rasanya sudah yakin 100% bahwa robby ini asli robby bagian animasi dan selanjutnya saya add dia ke kontak list. Berhubungan dengan verifikasi tadi, saya juga memilikinya dan patut digunakan bilamana robby juga ingin konfirmasi dari saya bahwa saya adalah rekannya. Pilih Options menu dan klik Preferences, lalu klik tab Security. Dibawah Digital Fingerprint adalah nomer verfikiasi keaslian, kirim nomer tersebut jika robby meminta konfirmasi.
Misalkan ditempat kerja ada nama orang yang sama namun perannya berbeda dan orang itu pun memiliki nama panggilan berbeda, anda bisa gunakan nama panggilan ini sebagai identitas keaslian orang tersebut. Caranya klik tombol kanan mouse pada nama yang ingin diberikan nama panggilan. Sebagai contoh saya pilih robby lalu saya pilih Verify Identity. Saya klik Verify dan disini saya biarkan nama robby (b 2x) seperti aslinya. Nah sekarang saya ingin menunjukkan bagaimana cara memperbaiki jika nama panggilan maupun nama alias bertentangan dengan orang aslinya. Saya pilih robby dan saya berikan alias nama saya disini. Otomatis ia berubah menjadi merah yang menandakan konflik. Untuk memperbaikinya klik tombol kanan mouse dan pilih Resolve Name Conflict. Tampil nama Arkka Pradipta pada 2 email yang berbeda. Tentunya yang milik saya adalah arkka@bamboomedia.net maka saya perbaiki yang salahnya, pilih nama yang salah lalu klik Alias Contact dan rubah kembali ke nama alias nya yang sebenarnya. Jika semua sudah benar maka yang tadinya berwarna merah berubah menjadi hijau.
C. Berikutnya kita coba set agar profil dan alamat email tidak disebarluaskan pada semua pengguna Groove. Klik Options menu lalu Preferences dan pada tab Options hilangkan centang Everyone dan All workspace members pada bagian Presence Settings lalu klik OK. Agar mengkonfirmasi perubaah yang baru anda perlu log off dan log in kembali. Klik Options menu dan pilih Preferences lalu pada tab Identities pada bagian List me in: ubah All Contact Information menjadi Name Only dan untuk local network direktori dipilih No Listing. Pesan dibawah mengindikasikan bahwa perubahaan sedang di proses dan berhasil tersimpan.
D. Jika suatu saat ada yang meminta kontak list anda yang lengkap, ada baiknya untuk menyimpannya dalam bentuk file. Caranya klik Options menu dan pilih Preferences lalu klik Save this Contact as File. Berikan nama dan lokasi untuk menyimpannya dan klik Save. Sebagai contoh saya biarkan Arkka Pradipta.vcg. Saya buka lokasi file tersebut lalu saya tambahkan ke Groove untuk perumpamaan, tentunya kontak orang lain yang akan saya tambahkan tetapi agar lebih jelas dan mudah dimengerti saya lakukan pada kontak sendiri. Kontak yang barusan saya tambahkan ingin saya bagikan ke robby. Agar lebih yakin kontak yang dikirim tidak salah saya klik tombol kanan mouse pada nama kontak yang ingin dibagikan lalu pilih Properties. Jika sudah pasti, dobel klik nama robby dan berikan pesan bahwa ingin mengirim kontak yang diminta. Klik File dan tambahkan Arkka Pradipta.vcg lalu kirim.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara mencari nama rekan / anggota team yang ingin dijadikan satu kolaborasi team lewat fitur Search. Kemudian anda tahu cara mengetahui keaslian kontak tersebut agar tidak salah menambahkanya pada kontak list anda. Anda pun telah mempelajari penyelesaian konflik nama kontak dimana sering terjadi disuatu perusahaan yang memiliki anggota nama yang sama namun peran yang berbeda. Dan yang terakhir anda mempelajari cara menyimpan kontak list anda ke dalam bentuk file serta mengirimnya pada rekan anda lewat instant messaging.

Pengaturan dan Pembagian Files

4. Menambah folder dan file ke Files Tool / Mengirim link dokumen / Membuka, mengedit dan menyimpan file ke Files Tool / Merubah setting download folder / Merubah setting akses Files Tool / Merubah setting pesan alert folder dan file
A. Jika anda menghadapi banyak revisi dan update pada tugas anda sehari hari di kantor, tentunya Groove 2007 akan banyak membantu. Apalagi anda harus berhadapan dengan begitu banyak dokumen, spreadsheet, presentasi, dan gambar. Kemungkinan besar juga anda akan diminta untuk memberikan file terkini dan juga diberikan pekerjaan tambahan yang perlu diperbaiki dsb. Sementara anda sibuk membicarakan dengan rekan atas perubahan yang perlu dilakukan maupun memberikan laporan kepada atasan atas perubahan yang dibuat oleh anda dan anggota team anda, Groove secara otomatis mengsinkron keseluruhan pekerjaan anda yang telah tersimpan pada Groove account anda dan rekannya. Groove juga menghindari terjadinya pengcopian file yang berlebihan sehingga anda tidak lagi merasa tersesat untuk mencari file yang terkini. Dengan fitur pengaturan peran serta pengaksesannya, anda bisa memberikan ruang kepada mereka yang hanya boleh mengkoreksi pekerjaan anda dan yang lainnya hanya sebatas melihat atau menggunakannya saja tanpa ruang untuk melakukan perubahan. Disinilah keunggulan Groove Share Files dimana anda tidak perlu pusing lagi kepada siapa file terkini harus dikirim dan siapa saja yang boleh mengkoreksinya/merubahnya dan tentunya saling menjaga keaslian dokumen tanpa menghilangkannya oleh karena berbagai macam perubahan yang telah terjadi.
Pada demonstrasi tutorial ini, anda akan mempelajari cara pengaturan dan pembagian files di Groove. Pertama anda akan belajar bagaimana cara mengerjakan file dengan Files tool. Anda juga akan belajar cara membuat folder dan menambahkan files padanya lewat files tool, bagaimana cara mensetting download fitur, serta bagaimana cara bekerja dengan files yang telah diupdate, dan juga bagaimana cara menentukan file permission dan pesan alert. Anda juga akan belajar cara membuat file sharing workspace, dimana lebih dari satu anggota bisa saling membagi hasil pekerjaannya.
Pertama bukalah Groove dan login dengan account anda kemudian dobel klik pada WorldWideImporters yang sudah dibuat pada demonstrasi tutorial sebelumnya. Di Workspace area pilih tab Files dan highlight Files Root Folder. Klik File menu dan pilih Folder, berikan nama foldernya Sales_Forecasts (Ramalan Sales) lalu tambahkan file pada folder tersebut dengan mengklik Add Files dan sebagai contoh saya tambahkan file Quarter1_Forecasts.xlsx.
B. Perhatikan bahwa dari awal saya dan robby sudah terdaftar untuk workspace ini sehingga apa pun yang saya lakukan dalam hal ini saya telah menambahkan folder dan file otomatis di layar robby muncul pesan singkat bahwa ada perubahaan baru pada workspace ini. Namun ada baiknya juga untuk memberitahukannya secara langsung dengan cara Copy As Link lalu saya paste link ini di instant messaging yang ditujukan kepada robby. Perlu diingat bahwa ini tidak sama dengan mengirimkan attachment yang memerlukan waktu untuk upload dan download file. Sebagai contoh saja saya kirim link tersebut ke saya sendiri agar anda yang tidak memiliki koneksi internet ataupun kontak dengan orang lain bisa melakukan demo ini.
C. Karena saya telah menambahkan satu file ini, mari kita lihat apa yang terjadi bila saya rubah isinya. Sekedar contoh saya buka excel sheet ini kemudian saya isikan nama saya dan tanggal lalu saya save. Nah disini muncul dialog box yang ingin memastikan bahwa penyimpanan bertujuan untuk diupdate balik kepada workspace. Saya pilih Yes agar perubahaan otomatis tersinkron agar rekan lainnya bisa melihat/menilai.
D. Folder yang anda share bisa diset otomatis untuk mendownload hal yang baru di update, atau diset agar mendownload saja sebatas update tertentu, atau mendownload secara manual. Pilih Sales_Forecasts lalu klik File menu dan pilih Folder Download Settings. Sebagai contoh saya pilih Limited Automatic Download dimana otomatis ia akan mendownload file yang sizenya tidak lebih dari 1MB.
E. Setiap folder dan file yang dishare tentunya memiliki akses dan keterbatasannya dan disini anda bisa menentukan peran apa yang bisa melakukan apa saja pada folder dan file yang ditentukan. Pertama kita tentukan untuk Files toolnya. Piilh File menu dan klik Properties lalu klik Tool. Klik tab Permission dan modifikasi Guest agar bisa menambah file dan subfolder serta memodifikasi file miliknya. Untuk setting folder, misalnya Budgets, klik tombol kanan mouse dan pilih Properties dan pilih Permission tab. Untuk Participant (pemirsa) saya tidak berikan akses untuk mengubah file baik file milik umum maupun miliknya.
F. Berikutnya saya ingin tentukan jenis level pesan alert yang muncul pada icon Groove yang berada di Windows Taskbar. Klik File menu dan pilih Properties dan Tools. Di Alerts tab naikkan settingnya menjadi Medium. Anda bisa set pesan alert yang berbeda untuk tiap folder, contohnya pada folder Marketing_Plan saya berikan level High. File individu pun bisa diset level pesan alertnya. Pilih Sales_Forecasts dan klik File menu lalu ke Properties dan Files. Pada tab Alert pilih level High.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara menambahkan folder fan file pada Files tool, mengerjakan files di Files Tool, melakukan perubahan pada file di Files Tool, menentukan setting download buat folder, menentukan level akses di Files Tool, dan menentukan pesan alert untuk folder dan file.

Pengaturan dan Pembagian Files

5. Membuat File Sharing Workspace di Windows / Membuat File Sharing Workspace dari Groove Launchbar / Merubah peran dan akses serta setting properties di File Sharing Workspace
A. Ada beberapa faktor yang anda harus perhatikan dalam membuat share folder untuk workspace. Gunakan File sharing Workspace untuk menangani beberapa jumlah file dan relative memiliki size kecil, jika tidak anda akan mengalami kemunduran performa pada PC anda. Tiga hal yang harus diperhatikan: – hindari penambahkan file yang sizenya melebihi 50 MB – hindari penambahkan 100 file secara bersamaan – hindari penambahan lebih dari 500 file di file sharing workspace.
Ketiga hal tersebut adalah menurut rekomendasi Microsoft dan berdasarkan pada minimum system requirements untuk Groove. Namun Jika PC system anda melebihi minimum system requirements maka kemungkinan performa PC anda tidak akan berkurang walaupun anda melakukan hal hal yang melampaui batas minimum yang dimaksud tadi.
Yang jelas Groove tidak bisa mengsinkron file yang lebih besar dari 1GB dan Groove ototmatis berhenti mengsinkron disaat mencapai lebih dari 5,000 files atau pada saat keseluruhan total file size mencapai lebih dari 2GB.
Groove juga tidak akan melakukan sharing pada folder/file yang berada pada removable media seperti CD atau floppy disk, pada folder yang berada di network drive, pada foler didalam Groove data directory, pada folder dimana write permission di block, pada folder yang sudah disinkron sebelumnya, dan nama file yang bermula dengan karakter tilde dan file manapun yang memiliki ekstensi .gfs .tmp .bak .sav atau .lnk dan juga file yang di hide, file di system folder, file di temporary folder, ataupun file dalam bentuk offline tidak akan bisa di share.
Pada demonstrasi tutorial kali ini saya perlihatkan cara membuat File Sharing Workspace di Windows dan dari Groove Launchbar, kemudian saya set peran aksesnya dan terakhir konfigurasi properties pada file sharing workspacenya.
Tentukan folder yang ingin dijadikan file sharing workspace, sebagai contoh saya pilih Groove 2007 SBS folder lalu klik tombol kanan mouse dan pilih Groove Folder Synchronization dan Start Synchronizing dan klik Yes. Tunggu hingga sinkronisasi selesai, cepat lamanya tergantung besar kecilnya size isi folder yang anda jadikan file sharing itu. Nah sekarang folder Groove 2007 SBS sudah menjadi bagian Groove File Sharing dan ini bisa dilihat dari panel bagian atas tombol Folder Sync dan sebelah kiri anda terdapat pilihan tambahan seperti Edit download settings, Invite someone, Invite my other computers, Mark this folde read, Chat, Set alerts for this folder dsb. Jadi tiap folder Groove sudah memiliki attribute untuk peran akses yaitu Permission dan pesan alert. Jika anda perhatikan di Permission tab hal ini sama dengan pengaturan pesan akses yang telah kita lalui di demo sebelumnya. Sebagai contoh saya ubah sedikit konfigurasi Permission untuk folder Groove 2007 SBS ini. Untuk Participant saya hilangkan Modify files dan untuk Guest saya centangkan Add files/subfolders, Modify own files, dan Delete own files/subfolders. Untuk settingan yang lebih lengkapnya bisa dilihat di bagian Show properties for Groove 2007 SBS sepert ini. Pada General tab pilih Download automatically onto all my computers sehingga perubahan baik tambahan maupun koreksi di folder Groove 2007 SBS ini otomatis akan di update dengan sendirinya. Untuk Alert anda bisa tentukan sinyal suara yang keluar untuk menarik perhatian anda. Di Roles memperlihatkan siapa saja yang berwenang atas folder ini. Di Permission kali ini beda dengan permission sebelumnya. Disini permission untuk mengundang yang lainnya dalam bergabung ke file sharing workspace ini. Di Folder Info menjelaskan Sinkronisasi seperti tipe file format apa saja yang tidak disinkron dan file format mana yang diblok otomatis olehnya karena berpotensi membahayakan serta status proses sinkronisasi. Di Status bilamana ada kesalahan teknis pada saat sinkron disini akan diperlihatkan sebabnya.
B. Berikutnya saya perlihatkan cara membuat file sharing workspace dari Groove Launchbar, pertama pada Launchbar klik New Workspace dan berikan nama workspace anda, sebagai contoh saya berikan Files_For_Review dan pilih File Sharing dan klik OK. Dialog box muncul memberikan opsi dimana Files_For_Review ingin ditempatkan, saya pilih yang kedua agar saya bisa tentukan sendiri lokasi penempatannya. Nah sekarang sudah terbuat dan nampak fitur sharing foldernya. Sama seperti di demo sebelumnya untuk bagian Properties memperlihatkan pengaturan-pengaturan sharing akses dan sinkronisasinya. Katakanlah sekarang saya ingin merubah setting download pada folder Groove 2007 SBS, saya klik foldernya dari launchbar dan saya pilih Edit this folder’s download settings. Ingat bahwa Groove 2007 SBS memiliki beberapa subfolder lainnya jadi jika saya pilih Manual Download otomatis akan ditanya apakah perubahan tersebut hanya berlaku pada folder utama atau keseluruhan subfoldernya juga, saya pilih keseluruhan dan klik OK. Pilihan ini mengharuskan setiap anggota team yang menggunakan folder Groove 2007 SBS dimana sinkronisasi atau mengupdate perubahan dilakukan satu per satu. Cara ini tentunya bermaksud lain dari cara sinkronisasi originalnya yang biasanya dilakukan secara otomatis. Karena folder utama bersifat manual sinkron maka perlu saya buat perubahan pada satu file saja yang harus disinkron tiap saat perubahan terjadi padanya. Saya rubah properties untuk DescriptionOfWork saja agar file ini terus diupate walaupun folder utamanya bersifat manual dan saya ingin agar pesan alert memperingati saya bilamana perubahan terjadi untuk file satu ini.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara membuat file sharing workspace baik dari groove launchbar maupun dari windows dimana fitur-fitur sharing terdapat padanya, serta mengetahui cara pengaturan peran akses dan sifat sinkronisasinya.

Pengaturan Jadwal Perjanjian dan Pertemuan

6. Membuat perjanjian / Membuat link perjanjian dan calendar / Mengekspor impor perjanjian
A. Diantara berbagai macam tugas penting di kantor seperti memanage team project dan berpartisipasi di dalam grup adalah mengatur jadwal, memantau perkembangan, serta memanfaatkan seefisien mungkin hasil sebuah meeting. Groove 2007 memungkinkan semua ini terkendali lewat Calendar tool dan Meeting tool nya. Dengan Calendar tool anda bisa memantau perkembangan, jadwal pertemuan / meeting, bahkan menentukan tanggal deadline untuk suatu tugas atau project. Groove 2007 memberikan leluasa untuk membuat Calendar tool lebih dari satu jenis sehingga anda bisa menentukan sendiri tipe Calendar untuk divisi mana saja sesuai kebutuhan bisnis. Misalkan anda bisa menambahkan calendar event dan calendar project. Bukan hanya itu saja, anda bisa mengekspor semua isi jadwal calendar untuk membaginya ke rekan-rekan anda agar semua berkolaborasi dengan sempurna dan tepat waktu.
Di dalam situasi meeting pun tidak kalah pentingnya, dimana sering terjadi kesalahpahaman tentang pembahasan agenda antara anggota yang hadir dengan yang tidak hadir, bahkan tidak jarang sering lupa apa yang telah dibicarakan selama meeting tersebut. Groove 2007 Meeting tool membantu anda dalam menyusun rapi rencana awal dan hasil meeting dalam pengertian memudahkan pencatatan, pembagian informasi / pemberitahuan, penentuan tugas serta yang ditugaskan, pemantauan perkembangan proses pencapaian target sesuai permintaan di dalam meeting.
Mari kita mulai, pertama buka workspace WideWorldImporters di Groove Launchbar dan pilih tab Calendar. Klik New Appointment dan berikan subject Packaging review yang dimulai tanggal 7 Januari 2009 dari jam 10 pagi sampai jam 12 siang. Bagian detailsnya saya tulis sebagai berikut. Setelah klik OK anda bisa lihat perubahan yang terjadi di Calendar. Apabila anda membuat calendar murni dari awal kemungkinan beragam perubahan seperti ini tidak tampak. Di Calendar anda bisa melihat lebih perinci kejadian dan event serta memo yang ditetapkan pada tanggal tertentu dengan cara mengklik View dan pilih Go To Date. Ganti tanggalnya ke 8 April 2010 dan perlihatkan berdasarkan Day lalu klik OK. Ketahuilah bahwa sebelumnya saya tidak ada mengisikan informasi Event Scheduling yang anda lihat sekarang. Ini otomatis terbentuk setelah membuat agenda meeting untuk Packaging Review sebelumnya. Dibagian atas kanan pilih dari Day menjadi Week dan tampillah informasi jadwal acara dan meeting untuk minggu pertama bulan April tahun 2010. Anda bisa menampilkannya menurut Business Week dengan cara memilih View menu dan klik Business Week. Perbedaan dengan penampilan Day dan Business Week adalah dimana Day berawal dengan hari Minggu sedangkan Business Week menampilkan hari Senin. Klik panah kanan kiri tepat sebelahnya title tanggal maka anda dibawa ke minggu sebelum dan sesudahnya. Coba gunakan Go To Date lagi dan rubah ke tanggal 7 Januari 2009 maka tampil isi acara meeting Packaing Review yang baru dibuat tadi.
B. Misalkan saya ingin memberitahukan informasi ini kepada rekan dan caranya bisa beragam. Salah satu caranya saya Copy Appointment as Link ini lalu saya paste ke Notes. Adapun cara lain yang lebih cepat dan direct adalah memberikan link pada instant messaging seperti ini: klik Edit menu dan pilih Copy Tool as Link, ini akan mengkopy keseluruhan calendar. Lalu di Options menu pilih Send Message, dibagian To sebagai contoh saja saya pilih diri saya sendiri lalu saya paste linknya di Message dan klik Send. Saya buka pesan alertnya lalu link Calendar di klik tapi sebelumnya semua window di tutup. Nah begitulah caranya jika rekan lainnya mendapat link message dari saya maka mereka pun akan melihat calendar yang sama anda lihat sekarang ini.
C. Andaikata anda perlu lebih dari satu jenis calendar maka klik tombol Tools dan pilih More Tools. Centangkan Calendar maka anda mendapatkan Calendar yang baru. Kini ada 2 calendar dan sekarang saya namakan satu calendar untuk Planning yang satu lagi untuk Project. Klik tombol kanan mouse dan pilih Rename untuk merubah nama Calendarnya. Tentunya anda ingin buat Planning Calendar mencakup keseluruhan kegiatan kantor termasuk Project maka eksportlah Project Calendar ke Planning Calendar dengan cara pertama pilih Project Calendar dan pergi ke File menu lalu klik Export dan All Appointments. Tentukan nama dan lokasi penyimpanannya. Sekarang pilih Planing Calendar dan pergi ke File menu, pilih Import dan ambil file Calendar.xml. Klik View menu dan Go To Date di tanggal rubah ke 7 January 2009 dan perlihatkan untuk Month. Lihatlah semua acara event dan meeting yang ada di Project Calendar sudah tertampil di Planning Calendar. Jika anda mau, calendar ini bisa diberikan akses terbatas sehingga tidak sembarangan orang mengubah pekerjaan keras anda dalam menyusun rencana jadwal ini. Caranya pergi ke File menu allu pilih Properties dan Tool, dibagian Permission tab tentukan untuk Participant agar ia tidak bisa menghapus jadwal rencana apapun dan untuk Guest hanya bias mengedit jadwalnya sendiri maupun menghapusnya.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara membuat jadwal pertemuan, membuat link ke jadwal dan calendar, mengekspor dan import sebagian dan keseluruhan isi jadwal calendar sampai pada penentuan akses perubahan untuk calendar ini.

Pengaturan Jadwal Perjanjian dan Pertemuan

7. Membuat pertemuan / Menentukan peserta meeting / Membuat agenda dan catatan / Membuat Action item
D. Meeting tool memberikan fitur tambahan yang memmungkinkan anda untuk membuat dan mengatur perincian meeting (pertemuan) serta hasil dari meeting itu sendiri.
Pertama buka workspace WideWorldImporters dan pilih Meeting tool. Untuk membuat meeting klik New Meeting. Sebagai contoh, subjectnya bertema Marketing plan final review yang dimulai tanggal 30 Januari 2009 dari jam 1 sampai jam 3 siang yang berlokasi di Conference room 1309. Klik tombol Attachment dan Add. Saya akan attach file MarketingPlan.docx untuk meeting ini dan saya berikan arahan untuk meeting ini. Meeting yang baru dibuat terlihat disebelah kiri anda.
E. Untuk selanjutnya anda bisa isi siapa saja yang harus hadir dalam pertemuan ini pada bagian Attendes, Umpamanya saya ingin robby hadir disini. Saya sebagai Chairperson (ketua) dan yang akan mengambil catatan adalah robby. Jika sudah selesai klik Save and Close.
F. Sekarang buatlah agenda baru, klik Agenda tab dan New Topic. Isikan subject Review target audience, Arkka Pradipta sebagai presenternya yang berlangsung selama 30 menit. Isi topiknya membahas perihal target audience dan grup lainnya yang belum disertakan ke dalam Marketing plan. Untuk Minute ini adalah catatan pada saat meeting berlangsung dimana segala komentar, diskusi dan keputusan yang diambil dicatat disini. Robby yang bertugas melakukan ini dan saya masukkan agenda target audience ke dalamnya lalu di Save and Close.
G. Yang terakhir Action adalah hasil persetujuan yang diambil setelah meeting selesai yang perlu dipantau perkembangannya. Misalkan semuanya setuju apa yang akan dlaksanakan dan tentunya harus diukur prosesnya sejauh mana mencapai target. Jika tidak demikian maka sia sia saja menghadiri meeting yang tidak membuahkan hasil. Sebagai contoh subject action yang akan diambil adalah Draft press release yang dijadwalkan tanggal 1 December 2008 sebagai Prioritas Penting dan statusnya belum dimulai.
Demikianlah demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara membuat meeting serinci mungkin dengan menggunakan Meeting Tool dan pastikan jika rekan anda sudah memiliki workspace yang sama maka dikomputernya akan muncul tanda Unread pada bagian Meetingnya yang menandakan perubahan yang telah anda buat selama ini. Anda tidak perlu lagi khawatir mengenai permasalahan yang sering dihadapi dalam menangani hal sepenting ini.

Pengaturan Catatan, Persoalan, dan Forum Diskusi

8. Menambah dan melihat Catatan / Mencari kata di Catatan / Mengekspor Catatan
A. Sudah pasti mencatat sesuatu kegiatan dikantor adalah penting, dan lebih penting lagi kalo catatan itu tersimpan dengan baik sehingga hal hal yang penting tidak terlupakan. Pada Groove 2007 terdapat banyak fitur yang memungkinkan dan memudahkan anda dalam menulist pesan singkat maupun merencanakan suatu idea untuk ditelusuri bahkan membuat suatu forum pembahasan yang lebih rumit dan semua ini bisa diatur tanpa ketercimpung dalam kompleksitas pembuatannya.
Untuk demonstrasi tutorial kali ini saya akan perlihatkan cara menambahkan catatan pada template yang sudah saya buat sebelumnya. Di Groove Launchbar pergi ke File menu lalu pilih New dan Workspace Form dan klik Template. Saya buka existing file PlanningGroup.gsa. Anda bisa amati pesan alert dibawah segala macam diskusi, catatan, dan issue penting sedang diupload ke workspace ini dan ada beberapa catatan yang sudah ada sebelumnya. Mari kita buat catatan baru, pilih Note dan klik New Notes. Title diberikan tema Pertemuan Para Eksekutif dan isinya saya tulis Launch Overview dan Hasil Fokus Group. Gunakan font 14 dan bullet untuk menarik perhatian lalu klik Save and Close. Klik tombol Show page list dan ini memperlihatkan seluruh catatan baik yang anda bikin maupun dari rekan lainnya seperti yang ditandai oleh bintang merah disebelahnya.
B. Adapun cara mencari kata bisa dilakukan disini, misalkan pada catatan Planningretreat goals anda ingin mencari kata budget maka pilihlah catatan tersebut lalu pergi ke Edit menu dana klik Find dan ketik budget lalu klik Find. Mudah sekali.
C. Dan bilamana ingin mengekspor catatan ke format dokumen lain misalnya ke PowerPoint hal ini pun juga bisa caranya pilih catatannya lalu pergi ke File menu dan klik Export. Berikan namanya serta file formatnya lalu Save. Buka Powerpoint dan buka catatan tadi, otomatis jika catatannya berisikan banyak ya akan dengan sendirinya membuat slide baru pada powerpoint itu.

Pengaturan Catatan, Persoalan, dan Forum Diskusi

9. Mencatat Persoalan / Merespon atas Persoalan / Menyimak Persoalan / Mencari kata pada Persoalan
Issue
A. Mendeteksi persoalan dini adalah tugas terpenting dalam suatu project. Faktanya, salah satu formal dokumen yang digunakan para project management adalah kumpulan catatan persoalan seperti kejanggalan dalam penggunaan peranti lunak, permintaan penambahan sumber daya, spesifikasi yang kurang info, bagian komponen penting yang hilang, dan persoalan lainnya. Sebuah catatan persoalan (issue log) digunakan untuk mengidentifikasi setiap persoalan / permasalahan serta jenisnya yang dikategorikan berdasarkan status, siapa yang melaporkan persoalannya, dan siapa yang ditugaskan untuk mencari solusinya. Groove 2007 memiliki Issue Tracking tool yang sangat handal untuk menangani hal seperti ini. Untuk mencatat persoalan, anda bisa gunakan form yang terdiri atas dua macam yaitu Original Report tab dan Current Status tab. Pertama kali anda mencatat persoalan anda gunakan Original Report tab dimana anda menspecifikasikan kategorinya dan subkategorinya untuk persoalan tersebut dan mengidentifikasikan siapa yang melaporkan persoalannya. Untuk Current Status tab disini anda menelusuri status persoalan itu, menentukan prioritasnya, serta menugaskan persoalannya untuk sekelompok anggota di workspace atau kepada individu saja. Perlu anda ketahui bahwa peran Manager dalam workspace punya akses untuk mengerjakan segala macam catatan persoalan. Sedangkan bagi peran Participants hanya bisa mengisi, mengedit, dan menghapus catatan persoalannya yang dibuat sendiri. Dan peran Guest sama sekali tidak memiliki wewenang apapun.
Pada demonstrasi tutorial saya akan tunjukkan cara mengisi catatan persoalan, mencatat status perkembangannya, memberikan reply, membuat kata kunci, dan mencari kata dengan menggunakan Issue Tracking tool. Pertama bukalah workspace PlanningGroup (anda bisa buka workspace lainnya yang sudah bersikikan persoalan dalam Issue Tracking). Di PlanningGroup klik Issue Tracking tab dan klik New terus klik Issue. Berikan titlenya seperti Belanja Bulanan Media kemudian dibagian Category pilih Budget. Klik tanda panah disebelahnya dan tulis Marketing lalu klik OK. Dibagian Originated by: Individual saya isi nama sendiri dan untuk deskripsi persoalannya saya tulis sebagai berikut lalu saya klik Save. Anda bisa lihat persoalan tadi telah terdaftar pada Issue Tracking dengan ID APRA-A282F.
Berikutnya saya isi bagian untuk Current Status. Untuk di Priority (prioritas) saya tulis Important (penting) dan bagian Assigned to (ditugaskan kepada) saya pilih nama Rick dan sekedar contoh pada Ongoing Remarks ditulis Jadwal meeting untuk hari Selasa dan klik Update.
B. Berikutnya saya akan menjawab pertanyaan pada persoalan yang sudah ada. Saya pilih persoalan Need design lalu klik New dan pilih Response dan jawaban yang saya kasi adalah sebagai berikut, kemudian saya Save. Nah otomatis anda bisa lihat respondnya tepat dibawah persoalan Need design resource.
C. Bagian dari mengklasifikasikan persoalan di dalam Issue Tool adalah memberikannya kata kunci pada Status, Prioritas, dan Tugas. Secara default Issue Tracking tool tidak memberikan tambahan klasifikasi ini oleh karena itu anda perlu membuat kata kunci sendiri. Klik New dan pilih Keywords/Priority. Untuk kata kunci Priority yang baru saya berikan Critical dan Low lalu saya Save. Sekarang pergi ke View by dan pilih Category maka seluruh catatan persoalan tersusun berdasarkan kategori seperti Budget, Manufacturing, Marketing, Resources, dan Specifications. Pilih View by lagi dan klik Priority maka ia akan tersusun berdasarkan prioritas dari Important sampai Normal.
D. Lalu kita coba untuk mencari kata pada catatan persoalan. Klik tombol Search dan pilih Search. Di Category pilih Budget lalu klik Search. Hasilnya menampilkan Paper Price Increase yang memiliki kategori Budget. Kali ini coba dengan Advanced Search dan centangkan Issue. Pilih bagian Priority tanda sama-dengan dan Important. Disini saya ingin mencari persoalan (issue) yang mengandung prioritas yang bersifat penting yaitu priority = important. Lalu klik tombol Add. Saya juga ingin lebih perinci dalam pencarian ini dengan memberikan kondisi tambahan yaitu bahwa persoalan yang memiliki Status dalam progress yaitu Status = In Progress, klik tombol tambah lalu klik Search. Hasilnya menampilkan persoalan Belanja Bulanan Media yang sedang dalam proses dan memiliki prioritas penting.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari dari cara mengisi catatan persoalan, memberikan tanya-jawab, memberikan status tambahan, sampai pencarian berdasarkan kata dan kategori.

Pengaturan Catatan, Persoalan, dan Forum Diskusi

10. Mengisi topic Forum Diskusi / Merespon dan melihat isi topic Forum Diskusi / Mencari topic diskusi dan meresponnya
A. Bagian forum diskusi mirip dengan internet forum yang sering anda jumpai di situs seperti discussion board, bulletin board atau discussion group. Groove 2007 memiliki Discussion Tool yang bisa digunakan sebagai tempat baik untuk memposting pengumuman ataupun memberikan pendapat. Tiap topik yang anda buat pada Discussion Tool juga bisa diberikan kategori. Anda bisa menyusun list topik pembicaraan berdasarkan kategori maupun tanggal pembuatannya.
Buka PlanningGroup dan klik Discussion tool. Didepan anda tampil berbagai topik pembicaraan forum. Untuk membuat topik baru klik New dan pilih Topic. Berikan title subjectnya seperti ini. Dibagian Category klik tanda plus dan tulis Logo dan Identitias. Lalu isi beritanya seperti demikian. Karena ini mengenai logo maka saya klik Attach untuk memperlihatkan gambar logo yang saya maksud dan terakhir saya Save. Hasilnya seperti yang anda lihat sekarang ini.
B. Sekarang saya akan menjawab atas topik Ideas for team party (ide untuk party) saya klik New dan pilih Response dan saya jawab sebagai berikut. Hasil jawaban saya terlihat dibagian subject dengan Re:
Sama seperti dibagian Issue Tracking Tool, di Discussion Tool pun juga memiliki pembagian berdasarkan kategori dan tanggal seperti yang saya peragakan disini. Untuk kenyamanan penampilan pilih tombol Collapse all dan buka Non Work kemudian buka Ideas for team party maka tampil jawaban yang saya buat tadi. Anda juga bisa melihat pengisian berdasarkan tanggal dengan memilih View by Date.
C. Kini kita beralih ke pencarian kata pada forum diskusi. Klik Search dan pilih Search dibagian Category pilih Budget dan klik Search. Hasilnya menampilkan topik Vendor invoices due. Kita coba sekarang dengan Advanced Search. Kali ini saya berikan kondisi ATAU (OR) pada pencarian Topik. Saya ingin mencari isi topik yang memiliki kata packaging lalu saya klik Add dan satu lagi dimana isi topik memiliki kata logo. Hasilnya menampilkan dua topik yakni Packaging review dan Ide logo kita tidak diterima.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara membuat suatu forum diskusi dimana anda bisa saling bertukar pikiran dan pendapat dari masing masing anggota team dalam tugas kolaborasi ini dan khususnya anda telah mengetahui cara merespon atau menjawab pertanyaan yang ada pada forum, serta mencari kata khusus yang terdapat pada diskusi forum.

Pemeliharaan dan Pengamanan Groove

11. Menyimpan workspace ke template dan arsip / Mem-backup Groove account / Memblokir tipe file yang berbahaya / Mengatur Groove untuk scan virus
A. Pada demonstrasi tutorial ini saya perlihatkan cara menyimpan workspace ke template, mengarsipkan workspace yang sudah lama, back up Groove account, memblokir tipe file format yang berpotensi membahayakan seperti virus/worm/trojan, dan set Groove agar selalu scan file untuk virus.
Untuk menyimpan workspace ke template caranya dobel klik workspace yang ingin disimpan, lalu pada File menu pilih Save Workspace As dan klik Template, berikan nama file dan tentukan lokasi lalu klik Save. Untuk pilihan apa saja yang ingin disimpan ke template, sebagai contoh, saya pilih Contents in all tools, dan jika anda ingin menyimpan nama anggota team kolaborasi pilih dibawahnya namun kali ini saya tidak memilihnya. Pengamanan password bisa disertakan dalam penyimpanan template ini. Mari kita coba tes apakah template yang telah saya simpan ini aman dan terkunci.
Untuk menyimpan workspace ke arsip caranya dobel klik workspace yang ingin disimpan lalu pada File menu pilih Save Workspace As dan klik Archive. Sama seperti sebelumnya pada penyimpanan ke template, tentukan nama file dan lokasi dan berikan password agar lebih aman. Untuk membuka archive (arsip) yang telah disimpan, klik File menu pada Groove Launchbar dan pilih New lalu Workspace From dan Archive. Bila berhasil maka tampilan pengisian password muncul. Kali ini demi melanjutkan demo berikutnya saya Cancel saja.
B. Untuk back up Groove account anda, caranya pada Groove Launchbar klik Options menu dan pilih Preferences lalu di Account tab klik Save dibagian Save Account as File. Pilih lokasi dan nama file account groove anda dan klik OK.
C. Untuk memblokir tipe file format tertentu yang kemungkinan besar berisikan virus/trojan/worm dsb caranya klik Options pada Groove Launchbar dan pilih Preferences. Dibagian Security tab centangkan Block restricted files types. Untuk melihat tipe file format apa saja yang diblok oleh Groove klik View restricted types. Perhatikan baik baik nama file formatnya agar nantinya tidak bingung dalam pengiriman file maupun sharing file format. Anda kapan saja bisa menghilangkan centangan box ini dan tentunya hanya peran Administrator yang punya akses untuk melakukannya.
D. Agar lebih aman lagi, pilih Options tab dan dibagian File Settings centangkan Scan incoming and outoing files for viruses. Anda perlu ketahui bahwa memilih ini tentunya akan memperlambat sinkronisasi ataupun penerimaan/pengiriman file dsb.
Demikian demonstrasi tutorial ini sekarang anda bisa yakin cara menyimpan account Groove anda maupun memproteksinya dari ancaman virus.

In Action!: Pengiriman File lewat Instant Messaging dan Sharing Workspace

12. Mengirim file ukuran besar lewat Sharing Workspace
Pada demonstrasi tutorial ini saya dan robby memperagakan cara mengirim file lewat instant messaging namun tidak berhasil karena size filenya terlalu besar sehingga jalan keluarnya adalah dengan menaruh file tersebut ke dalam share file workspace. Pertama saya dobel klik nama robby yang sudah online, saya minta kepadanya untuk mengirim file. Perhatikan pesan alert dibawahnya tiap kali mengirim dan robby membuka pesannya tampak dilayar saya.
Kita beralih ke komputernya robby dan disini ia mendapat pesan alert message telah dikirim oleh Arkka kepada robby. Robby kemudian coba mengirim file yang saya minta. Tiba tiba dialog box peringatan muncul yang memberitahukan bahwa file from robby.sfl tidak bisa dikirim karena melebihi 25MB dan Robby me-reply balik memberitahukan tanda error tersebut.
Kita beralih ke komputer saya, saya buka dan baca pesannya. Lalu saya instruksikan agar file tadi itu di taruh di folder share milik robby. Saya kirim dan pesan alert pun memberitahukan Robby sedang membaca pesan saya.
Kita beralih ke komputer Robby, ia membaca instruksi saya dan langsung menaruh file tersebut ke dalam share forlder miliknya. Robby membuka My Workspace dan mengklik File Tool dan disana ia pilih robby share folder lalu ia klik Add Files dan ia pilih file from robby.sfl. Pada saat itu file from robby.sfl otomatis mengupload ke komputer saya juga bisa anda memperhatikan baik baik dibagian bawah window terdapat angka kilobyte yang bertambah inilah size file yang ditaruh tadi itu. Robby pun menjawab balik bahwa filenya sudah dishare.
Kita beralih ke komputer saya dan lihat pesan alert dibawah bahwa ada pembaharuan terjadi pada Files tool di My Workspace. Tentunya ini datang dari file yang barusan Robby taruh disana. Pesan instant message dari Robby pun muncul maka saya buka dan membaca pesannya. Kemudian saya lihat foldernya robby share folder dan tampak file yang saya inginkan darinya.
Demikian demonstrasi tutorial ini. Jika anda mengalami hal yang serupa sebaiknya anda share file besar tersebut diantara rekan rekan anda karena ini lebih praktis ditambah juga anda akan diberikan pesan alert sehingga anda tahu pembaharuan apa saja yang terjadi dan dimana.

In Action!: Kolaborasi Antar Anggota Groove secara Real-Time

13. Berkomunikasi lewat Groove Sync Folder / Upload dan Update di File Sharing Workspace / Pemberitahuan lewat Meeting Tool dan Calendar Tool /
Pada demonstrasi tutorial ini anda akan melihat langsung secara real-time kolaborasi antara Robby dengan Arkka dimana mereka saling berkomunikasi dan membagi (share) hasil pekerjaan masing masing untuk di-follow-up yang kemudian mereka saling menambahkan memo dan acara event lainnya yang bisa disimak bahkan diedit satu sama lain karena peran mereka dalam ilustrasi ini adalah manager dimana sang manager memiliki semua akses perubahan apapun yang terjadi diantara workspace yang mereka bagi ini.

1. Kita berada pada komputer Robby. Ia login ke Groove accountnya lalu ia membuka My Workspacenya dan perhatikan bahwa workspace ini masuk ke dalam kategori Undread yang berarti ada beberapa hal yang belum ia lakukan atau dilihat. Pada saat yang bersamaan juga pesan alertnya bermunculan yang masing masing memberitahukan bahwa banyak yang belum ia buka atau lihat di workspace WideWorldImporters. Ketahui bahwa anda bisa memiliki lebih dari satu workspace dan tiap workspace memiliki anggota team yang berbeda. Bagaimanapun anda ingin berkolaborasi anda tentukan sendiri di tiap masing masing workspace. Robby sedang melihat isi pada My Workspacenya dan keliahatannya masih sedikit isinya. Ia ingin membuat sharing folder dengan Arkka maka ia klik Files Tools dan membuat flder baru yang diberikan nama robby share folder. Di dalam robby share folder ia masukkan gambar (file cnt-pc01.jpg) yang kemudian ia merubah gambar ini dengan memberikan warna yang berbeda. Perubahan warna itu ia simpan balik ke folder robby share folder. Karena terjadi perubahan maka ia mengkonfirmasi balik bahwa nama asli file itu tidak dirubah. Proses sinkronisasi pun terjadi.
Kita beralih ke komputer Arkka. Anda lihat pada pesan alert bahwa telah terjadi perubahan pada Files Tool tepatnya di My Workspace. Saya buka ini dan Groove otomatis menuju kepada perubahan file cnt-pc01 itu dengan tanda bintang merahnya. Saya buka dan lihat perubahan apa yang terjadi pada gambar ini. Saya berikan komentar pendek kepada Robby lewat instant messaging. Pesan alert pun secara real-time memberitahukan bahwa pesan saya sedang dikirim, berhasil telah dikirim, dan telah dibuka oleh Robby.
Kita beralih ke komputer Robby. Ia melihat bahwa ada pesan singkat dari Arkka untuknya. Robby buka pesannya dan memberikan komentar balik ke Arkka. Sama juga di pesan alert Robby mengindikasikan pesannya telah dikirim.
Kita beralih ke komputer Arkka. Saya buka pesan baru dari Robby dan membacanya kali ini saya tidak meresponnya balik. Ada pesan alert lainnya yang menyatakan pembaharuan terjadi pada folder pritn screens untuk animasi. Saya buka ini dan anda bisa lihat bahwa Groove otomatis menonjolkan file mana saja yang telah mengalami perubahan, praktis bukan? Disini anda bisa merubah berbagai macam setting dari folder properties hingga ke pesan alert untuk folder ini bahkan untuk tiap masing masing file bisa diberikan setting yang berbeda. Yang lebih menarik disini anda bisa langsung chatting dengan rekan yang satu workspace. Saya klik Chat dan saya menanyakan ke Robby mengenai file ini.
Kita beralih ke komputer Robby. Ia melihat pesan alert bahwa ada sesi Chat pada folder print screens lalu ia buka dan melihat pesan Arkka. Robby menjawab sama halnya dalam pembicaraan di instant messaging.
Otomatis di layar komputer Arkka pada folder print screens berkedip kedip pada bagian Chat. Seandainya saja sebelumnya saya tutup window ini, pesan alert akan tetap memberitahukan saya bahwa ada reply dari Robby. Saya jawab balik kepadanya lewat Chat ini.
Pada komputer Robby hal yang sama pun terjadi pada Chat window print screen nya. Robby mereply balik OK ke Arkka. Untuk selanjutnya Robby ingin memberi topik diskusi mengenai Review Hasil upload update image karena ia merasa perlu ada beberapa masukan pada gambar yang ia rubah yang berada pada server lalu ia menyimpannya. Tampil pada layar komputer Robby topik diskusi yang baru saja ia buat.
Tepat setelah Robby membuat topik baru itu saya pun bisa melihat apa yang telah ia tambahkan pada diskusi forum. Saya tahu sekarang bahwa Robby perlu masukan atas file file yang telah dia upload selama ini. Sementara waktu saya tidak akan meresponnya. Demikian dengan disisi saya jika saya buat sesuatu maka Robby pun bisa melihatnya. Disini saya akan buat pengumuman mengenai perjalanan Thirta Yatra ke Tampaksiring untuk anggota BambooMedia. Saya buat Kalendar maka saya klik New Appointment. Saya berikan subjectnya serta tanggal dan jam dimulainya perjalanan ini. Saya berikan perincian untuk acara perjalanan ini seperti demikian.
Setelah saya buat Calendar tersebut. Robby bisa melihat tanggal waktu dan acara yang baru dan ia pun membukanya dan membacanya kapan pun ia bisa melakukan hal itu. Banyak hal yang bisa dilakukan secara berkolaborasi dan tidak terkecuali dengan permain catur seperti ini. Robby merasa perlu mengadakan meeting yang menyangkut perkembangan animasi sejauh ini maka ia klik Meeting Tool dan membuat meeting baru. Robby lalu mengisi subjectnya tanggalnya serta prioritas dan statusnya. Pada perinciannya ia mengisinya sebagai berikut. Karena ini adalah bagian dari pertemuan maka acara perjalanan Thirta Yatra pun termasuk kedalamnya karena kedua duanya memang acara pertemuan.
Meeting yang barusan dibuat oleh Robby bisa saya lihat langsung seperti yang diinformasikan oleh pesan alert. Saya baca pembahasan meeting itu mengenai animasi untuk CD Training Flex T dan Biz T. Saya dan Robby sama sama memiliki peran dan akses yang sama jadi kita bisa saja merubah isi pada Profile, Attendees, Agenda, Minutes, dan Action. Begitupun juga dengan Tools lainnya yang ada di Groove 2007 ini. Untuk tahap akhir dari demonstrasi ini saya ingin membuat share folder di dalam share foldernya Robby karena saya ingin mengupload beberapa dokumen yang berhubungan dengan divisi animasi. Saya pilih Files tool lalu didalam robby share folder saya tambahkan arkak share folder dan didalamnya saya upload file Urutan Demo Project 2007.rtf Ketahui bahwa saya tidak mengirim apaun kepada Robby, Groove lah yang bekerja secara otomatis mengsinkron keseluruhan isi folder share foldernya Robby.
Disisi Robby ia melihat perubahan yang terjadi pada My Workspace nya dan melihat bahwa saya telah mengupload file yang tadi itu. Adapun hal hal lainnya yang belum ia lihat seperti Meeting thirta Yatra yang saya buat ia mulai membukannya dan selama Robby belum membuka pembaharuan yang telah terjadi pada workspacenya, pesan alertnya akan selalu tersimpan sampai ia betul betul membukannya sehingga tanda merah bintang pun hilang. Namun jika Robby terlambat membuka pembaharuan yang sudah tidak ada lagi dengan kata lain sudah di delete maka peringantan box muncul megnatakan bahwa perubahan tersebut sudah tidak ada lagi. Jadi ada baiknya untuk selalu mengecek perubahan yang tersimpan di dalam pesan alert.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah menyaksikan secara real-time kolaborasi antara Robby dan Arkka dalam keseharian bekerja di kantor dimana pergantian dokumen serta komunikasi yang menyangkut satu pekerjaan dengan lainnya saling berkait. Silahkan untuk menggunakan Groove 2007 ini saya yakin anda bisa memetik banyak hasil positifnya dan tentunya membantu anda dalam bekerja baik di kantor maupun di rumah.

 

Mengenal Microsoft Office Project 2007

Daftar Isi MS Project 2007

What’s New in Project 2007
• Menjadi lebih produktif dalam waktu singkat
• Pengertian dan pengendalian project schedule dan finansial
• Berkomunikasi dan memperlihatkan informasi project secara lebih efektif

Project Management
• Apakah Project Management itu?
• Apa kegunaan Project Management?
• Mengerti 3 keterbatasan
• Mengenali Microsoft Project 2007

Getting Started – Eksplorasi lingkungan MS Project 2007
• Pembuatan Project dengan Template
• Pembuatan Project dengan Project Guide (senario renovasi rumah)
o Tahap Tasks:
• Penentuan jadwal dan jam kerja
• Pengisian jenis tugas
• Penentuan phase tugas
• Penjadwalan tugas
• Pelampiran info tambahan
• Penambahan kolum info
• Penentuan deadline dan batas waktu pada tugas
o Tahap Resource:
• Pemberian sumber daya manusia dan alat material untuk Project
• Penetapan jadwal kerja dan penggunaan resource
• Perubahan konversi mata uang dan grouping
• Penetapan sumber daya dan alat material dengan tugas yang bersangkutan
• Pelampiran info resource tambahan
• Penambahan kolum info
• Leveling Resource
o Tahap Track:
• Penyimpanan Baseline
• Penelusuran pada progress
• Pengisian progress ke Project
• Task Drivers
• Pengecekan pada progress Project
• Perubahan pada Project
o Tahap Report:
• Pilih View untuk laporan
• Perubahan konten / info pada View
• Perubahan tampilan pada Gantt Chart
• Print current View sebagai laporan
• Perbandingan progress dengan baseline
• Penampilan Critical Tasks
• Penampilan alokasi waktu sumber daya / resource
• Penampilan Project Costs

Fine-tuning Project Plan
• Menggunakan Filtrasi
o Cara menggunakan Auto-Filter
o Cara membuat Custom Filter
• Menggunakan Analysis Toolbar
o Cara menambahkan Analysis Toolbar
o Cara menggunakan PERT Analysis
• Macros mempercepat update progress Project
• Menggunakan Lag dan Lead Time
• Menggunakan Split Task
• Pemecahan konflik Schedule dan Resource secara manual
• Mengamankan Project dengan Password Protection
• Troubleshoot:
o Cara menghapus password protection pada Project
o Cara memperbaiki kolum persentase

Laporan Project Plan
• Standard Report dan Visual Report
o Membuat laporan teks dari hasil progress Project Plan
o Membuat laporan dengan Visual Report
• Menampilkan Project ke aplikasi lain
o Cara menampilkan info Project ke Office
o Cara menampilkan info Project ke Adobe PDF

What’s new in Microsoft Office Project 2007 for the desktop

Microsoft Office Project Standard 2007 adalah suatu alat project management yang handal dalam mengerjakan tugas sehari-hari bagi seorang project manager. Microsoft Office Project Standard 2007 memberikan keseimbangan antara penggunaan, keunggulan, dan fleksibilitas, sehingga anda bisa mengerjakan tugas anda lebih efisien dan efektif.

Menjadi lebih produktif dalam waktu singkat
Dengan Project, anda bisa lebih memegang kendali bagian finance melalui fitur budget tracking (anggaran monitoring), sehingga anda bisa menetapkan anggaran ke berbagai project dan program. Cost resource type telah mengimprovasi estimasi cost dengan memberikan anda kemampuan untuk melihat peta finansial yang telah disesuaikan dengan project sistem akutansi

• Monitor anggaran project di tingkat utama – Gunakan budget tracking (anggaran monitoring) untuk mendefinisikan suatu anggaran di tingkat utama (program atau project) sehingga sang project manager bisa mengalokasikan dana untuknya dan memonitor beban ongkos dan kerja yang bersangkutan dengan anggaran tersebut.

• Idenfitikasi ongkos resource diberbagai jenis task – Sekarang berbagai jenis rencana dan harga aktual bisa ditetapkan ke suatu task dengan Cost resource type, yang juga mendukung integrasi dengan Project lainnya serta dengan sistem akutansi.

• Pengungkitan project template baru – Anda bisa mengungkit beberapa template baru ketika membuat project untuk aktifitas-aktifitas sebagai berikut: persiapan annual report, forecast keperluan merekrut staff, implementasi sistem finansial dan akutansi, dan perencanaan marketing campaign.

Pengertian dan pengendalian project schedules dan finansial

Set ekspektasi yang aktual kepada team project, management, dan pelanggan dengan menggunakan Project dalam membuat jadwal, alokasi resource, dan mengatur anggaran. Memahami jadwal (schedule) dengan menggunakan fitur seperti task drivers untuk mengetahui kenapa suatu tugas (task) berjalan pada tanggal tertentu, multiple level undo dibuat untuk membalikkan perubahan langkah-langkah yang telah dibuat, dan merubah hal-hal penting untuk menunjukkan anda data mana saja yang telah berubah sebagai hasil dari pembaharuan yang telah anda lakukan pada project plan.

• Idenfitikasi faktor yang mempengaruhi task schedule – Tasks drivers (penggerak tugas) menunjukkan faktor mana saja yang memepengaruhi awal mula tanggal dari suatu task. Contoh dari kemungkinan drivers (penggerak) itu adalah predecessors (pendahulu), constraints (pembatas), dan calendar exceptions (kalendar pengecualian). Caranya cukup dengan meng-klik drivers tersebut untuk di-link ke informasi yang bersangkutan.

• Tunjukkan pengaruh dari perubahan yang telah anda buat – Hidupkan fitur perubahan untuk membantu mengidentifikasikan perubahan dari masing-masing pengaruh yang telah anda buat pada project plan.

• Undo dan redo multiple changes – Kembali kepada perubahan terakhir dengan mengembalikan perubahan pada views, data, dan opsi dengan fitur Multiple Level Undo. Dengan fitur ini, anda juga bisa undo berbagai macam perubahan yang terjadi pada saat menggunakan aplikasi macros maupun aplikasi dari pihak ketiga.
Berkomunikasi dan memperlihatkan informasi project secara lebih efektif

Memperlihatkan informasi dalam berbagai bentuk format menurut kebutuhan para narasumber dengan cara yang lebih mudah dan jelas. Anda bisa format dan print schedule atau report lainnya. Dengan mudah anda bisa export berbagai jenis data project ke Micfosoft Office Word untuk membuat suatu dokumentasi yang formal, atau ke Microsoft Office Excel untuk memperlihatkan chart atau spreadsheet, atau ke Microsoft Office PowerPoint untuk presentasi yang dinamis, ataupun ke Microsoft Ofice Visio Profesional untuk memperlihatkan diagram.

• Membuat chart, graph, dan diagram dari data project anda – Gunakan Excel dan Visio untuk membuat suatu chart, graph, dan diagram yang sesuai dengan data Project melalui fitur Visual Report. Anda bisa gunakan template yang sudah ada, atau memodifikasikan report template dan membagikannya dengan penggunana Project lainnya.

• Tunjukkan hal-hal pokok dengan cell shading – Fitur background cell highlighting memperbolehkan anda untuk menonjolkan beberapa cell, sama seperti di Excel, yang bertujuan untuk memberikan makna lebih.

• Membuat report yang lebih menarik perhatian dengan fitur calendar enhancements dan 3-D Gantt bars – Dengan beberapa peningkatan pada fungsi Calendar view dan penambahan pada 3-D Gantt bars, anda bisa membuat report yang menarik perhatian dan lebih efektif.
Apakah Project Management itu?

Anda sudah pasti tau apa itu project. Jika anda mengadakan acara pesta atau seminar untuk perusahaan anda, itulah project. Jika anda ditugaskan untuk mengkoordinasi subkontraktor dan berurusan dengan ijin pemerintah, bahkan bekerja dalam suatu team yang beranggotakan lebih dari 300 orang, itu sudah pasti sebuah project besar. Besar atau kecil, tiap project itu memiliki hal-hal sebagai berikut:

• Tujuan utama / goal
• Project manager
• Tugas individual yang harus dilaksanakan
• Memberikan waktu untuk setiap tugas sampai tugas itu selesai (conthnya, tiga jam, tiga hari, atau tiga bulan)
• Memberikan waktu berurutan diantara tugas (contohnya, anda tidak bisa mengeksekusikan tugas membuat produk sebelum anda melatih / trainning karyawan anda terlebih dahulu)
• Kebutuhan resource (sumber daya manusia, alat, kantor, suplai, dsb) dalam menyelesaikan tugas.
• Kebutuhan anggaran / dana (ongkos dari keseluruhan sumber daya manusia, alat, tempat beroperasi / kantor, dan suplai, dsb)

Jadi Project Management adalah suatu proses dalam menangani keseluruhan elemen-elemen yang membentuk project tersebut, baik itu project besar atau kecil.

Apa gunanya Project?

Project bisa membantu anda dalam mengurus jadwal (schedule) dan memonitor progress suatu proyek yang sedang anda kerjakan. Suatu alat yang mengevaluasi apakah anda tepat waktu atau terlambat (dari segi timing) dalam mengerjakan proyek ataupun menilai apakah anda hemat atau boros selama proyek berlangsung ataupun setelah proyek selesai. Dengan kata lain, Project ini membantu anda agar tetap sukses dalam mengerjakan proyek anda. Project membantu anda untuk tetap fokus dan pintar dalam mengambil keputusan seperti apa yang harus dilakukan disaat darurat / penting selama proyek berlangsung. Disamping itu, Project juga berguna sebagai laporan yang anda berikan kepada atasan anda ataupun kepada partner atau klien anda sehingga mereka bisa mengetahui progress anda dalam menyelesaikan proyek yang telah disepakati.

Ada suatu alasan kenapa perusahaan anda membeli Microsoft Project 2007 ini dan juga kenapa anda membaca ini. Berikut adalah beberapa hal yang menyenangkan dari aplikasi Project ini yang tentunya bermanfaat bagi anda.:

• Project otomatis meng-kalkulasikan ongkos dan waktu yang bertumpu pada input yang anda berikan. Anda bisa dengan cepat mengulang kalkulasi yang sudah ada sesuai dengan scenario “bagaimana-jika” dalam menangani konflik antar sumber daya (resource), mengetahui ongkos yang bersangkutan dengan anggaran, ataupun memenuhi final deadline anda.
• Project memberikan view dan report yang kaya akan informasi untuk anda dan kepada mereka yang anda beri laporan. Tidak perlu lagi kewalahan menunjukkan laporan ongkos terkini secara manual kepada bos anda. Dengan Project anda cukup melakukan print pada Tracking Gantt view dengan mendisplaykan yang ada di Tracking table.
• Anda bisa manfaatkan template yang sudah ada untuk mempercepat pembuatan project anda. Berbagai macam template sudah tersedia yang umumnya digunakan dalam kalangan bisnis seperti commerical construction, engineering project, produk rollout, software development, ataupun rencana pindah lokasi office.
• Anda bisa membuat resource (sumber daya) untuk project anda yang sudah sesuai dengan informasi yang ada di Outlook Address Book. Anda juga bisa membuat suatu set resource di dalam perusahaan anda yang kemudian memberikan akses ke seluruh project manager di perusahaan anda.
• Berbagai macam alat di dalam Project yang memudahkan anda dalam menggunakan kalkulasi / formula kompleks untuk digunakan ke dalam proyek anda pada tingkatan resource assignment dalam mencari solusi pada resource conflict (bentrokan antar resource), filtrasi tugas sesuai kriteria masing-masing, implementasikan senario what-if, dan kalkulasi nilai performa pekerjaan saat terkini.dalam mata uang dollar.
Mengerti 3 keterbatasan
Ada tiga macam keterbatasan dalam project management yaitu anda bisa menghasilkan proyek secara cepat, murah, atau benar; pilih dua saja. Microsoft Project hanya membantu anda dalam menangani resource (ongkos) dan timing (waktu) dalam proyek. Namun mengenai kualitas atau hasil dari proyek tersebut tergantung dari cara anda menangani semua itu. Jika anda menambahkan waktu, ongkos juga bertambah karena sumber daya (resource) diperlukan lebih lama sesuai dengan perhitungannya. Tapi jika anda abaikan sumber daya (resource), tentunya anda menghemat biaya, tetapi ini bisa mempengaruhi kualitas – dan seterusnya. Cara mengangani waktu, dana, dan kualitas secara baik dan seimbang adalah tujuan utama bagi seluruh proyek manager selama proyek itu berlangsung.

Mengenali Microsoft Project 2007

Microsoft Project menggunakan beberapa alat pengaturan jadwal (scheduling) dan tracking (monitoring), berikut penjelasannya:

• Gantt Chart adalah view pertama yang muncul saat Project dibuka. Gantt Chart memperlihatkan spreadsheet dengan data kolum beserta grafikal representatif dari tugas-tugas di dalam project yang tersusun secara horizontal timeline. Dengan menggunakan data yang ada di kolum (seperti halnya di task name, start date, finish date, dan resources assigned to tasks) anda bisa mengerti parameter dari setiap tugas dan melihat waktunya sesuai dengan yang tampil di grafikal area. Dengan memperlihatkan semua informasi ini dalam satu halaman tentunya membantu anda untuk mengerti lebih baik apa yang terjadi pada proyek anda dari segi waktu dan ongkos.

• Network Diagram (juga dinamakan logic diagram) adalah PERT chart versinya Microsoft. PERT (Program Evaluation and Review Technique) lahir pada saat pembuatan Polaris submarine di tahun 1950. Umumnya Network Diagram hanya memperlihatkan “perjalanan” tugas-tugas yang ada di project dalam bentuk grafis saja dan tidak memperlihatkan waktu dari tiap tugas. View ini membantu anda untuk melihat bagaimana satu tugas “menjalankan” tugas lainya dan juga memberikan makna dimana tugas anda sekarang berada – tidak terlalu berdampak pada waktu melainkan bertumpu pada berapa sisa tugas yang harus diselesaikan.

• Risk Management sangat penting dalam bagian suatu project management karena tentunya proyek selalu penuh kendala (risk). Anda akan menghadapi berbagai macam kendala (risk) dimana sumber daya (resource) anda tidak mampu menanganinya, atau materialnya akan datang terlambat, atau klien anda akan berubah pikiran sehingga harus merubah banyak parameter dari isi proyek itu sendiri bahkan hampir setengah dari keseluruhan proyek harus ikut dirubah – anda mengerti maksud dari kendala (risk) yang saya maksud bukan?

• Resource Mangement terdiri dari penggunaan sumber daya (resource) secara bijak. Seorang project manager menemukan sumber daya (resource) yang tepat yang kemudian menugaskan seseorang dengan waktu dan beban kerja yang pantas, yang kemudian juga tetap waspada akan kerja lembur atau shift di dalam schedule yang bisa mengakibatkan suatu sumber daya (resource) menjadi terlalu padat, dan juga pada saat kelangsungan proyek sang project manager membuat perubahan-perubahan untuk menjaga keseluruh resources agar tetap produktif. Di Project, alat-alat sudah tersedia sperti halnya resource graph (dulunya disebut histogram) dan resource usage chart yang menggambarkan beban kerja sumber daya (resource workload) itu.

Penasarankah anda untuk mengetahui Project 2007 lebih lanjut? Banyak hal yang akan anda pelajari dengan menulusuri demonstrasi video tutorial. Dari pembuatan project plan sampai mendistribusikan laporan visual lewat Project Guide dan pre-defined template yang memudahkan anda membuat project dalam sekejap bisa anda temukan semuanya di sini. Maka saya anjurkan untuk menyimaknya secara seksama dan pastikan anda sudah menginstal MS Project 2007, MS Excel 2007, dan MS Visio 2007 agar pengalaman anda dalam mengikuti tahap tahap pada video lebih terasa dan melekat.

1) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Task – Bagian Pertama
Pada demonstrasi ini kita buat suatu proyek berdasarkan tahap-tahap yang sudah ada di Project Guide. Proyek Renovasi Rumah adalah proyek yang akan kita buat. Awali dengan menghidupkan Project Guide di View menu. Secara default yang tertampil adalah Gantt Chart. Bila anda ingin menggunakan scheduling atau tracking lainnya seperti Network Diagram, Risk Management, atau Resource Management anda tinggal memilihnya di View menu dan klik View Bar. Untuk Proyek Renovasi Rumah kita gunakan yang default saja yaitu Gantt Chart dan seperti yang terlihat disebelah kiri adalah Tasks (tugas) yang anda berikan untuk proyek tersebut.
SET DATE TO SCHEDULE DAN DEFINE WORKING TIMES
Pertama kita tentukan tanggal awal dimulainya proyek ini. Contohnya tanggal 1 Mei 2008. Setiap proyek tentunya memiliki waktu kerja, namun waktu kerja tiap proyek tidak selalu sama. Ada yang kerja di tengah malam ada yang kerja subuh ataupun 24 jam. Pada umumnya pekerjaan untuk proyek renovasi rumah tidaklah terlalu beda dengan jadwal kerja karyawan kantor yaitu dari jam 8 pagi sampai jam 5 sore. Oleh karena itu kita gunakan yang Standard saja. Selanjutnya kita tambah waktu kerjanya dari hari Senin sampai Sabtu. Misalnya kita ingin agar para buruh kerja lembur 2 kali seminggu maka saya tentukan agar tiap hari Selasa dan Kamis (Tuesday & Thursday) bekerja sampai jam 8 sore. Anda bisa lihat disebelah kanan warna biru bertambah untuk hari Selasa dan Kamis sesuai yang kita tentukan untuk hari lembur ini. Untuk hari Sabtu kita berikan waktu kerja hanya sampai jam 3 sore saja. Kita juga bisa tentukan hari libur, conthonya saya isikan tanggal 1 Mei 2008 adalah hari libur Kebangkitan Yesus Kristus dan tanggal 20 Mei 2008 adalah Hari Raya Waisak. Kita juga bisa menentukan apakah pada hari libur tersebut adalah hari libur penuh atau setengah hari, dan apakah hari libur tahun ini disamakan untuk tahun berikutnya. Sementara ini kita liburkan saja full-day. Untuk permulaan mingguannya kita tentukan bahwa hari pertamanya adalah hari Senin dan awal jam kerjanya jam 9 pagi. Ada 7 jam kerja untuk tiap harinya yaitu dari jam 9 pagi sampai jam 12 siang lalu istirahat 1 jam dan mulai kerja lagi dari jam 1 sore ke jam 5 sore. Karena kita berikan full hari kerja dari hari Senin ke Jumat (7 x 5 = 35jam) dan setengah hari pada Sabtu (5 jam) maka total jam kerja tiap minggunya adalah 40 jam. Dan kita berikan 24 hari kerja untuk tiap bulannya. Berikutnya sama dengan input yang sudah kita berikan yaitu 7 jam kerja per hari, 40 jam kerja per minggu, dan 24 hari kerja per bulan. Demikian selesai sudah untuk membuat permulaan project management untuk Proyek Renovasi Rumah ini. Di bagian kedua anda akan belajar cara menginput tugas-tugas yang harus dilaksanakan selama proyek renovasi rumah berlangsung. Maka ikuti demonya di Project Guide bagian 2.

2) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Task – Bagian Kedua
LIST THE TASKS IN THE PROJECT
Kita mulai dengan tahap berikutnya yaitu List the tasks in the project yang artinya mulailah menginput tugas pada project. Gunakan nama tugas serta deskripsinya yang unik. Pada bagian kolum Duration (durasi) masukkan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugasnya yang umumnya diberikan per jam (hr) per hari (day) per minggu (wk) per bulan (mth) dsb. Untuk sementara jangan masukkan tanggal mulai dan tanggal akhir. Fitur Project Guide ini akan membantu anda menjadwalkan tugas tugas itu nantinya. Anda juga bisa mengimport tugas yang sudah ada di dokumen excel dengan cara klik Import Wizard. Jika anda ingin menandakan suatu tugas sebagai suatu peristiwa besar (milestone) maka pilihlah tugas tersebut lalu centangkan “Make selected task a milestone”. Milestone adalah suatu fase pada tugas yang menunjukkan akhir proses yang signifikan, contohnya seperti pengiriman produk adalah suatu milestone karena ini adalah fase terakhir pada proses tugas pembuatan produk. Milestone umumnya diberikan 0 day duration namun tidak terkecuali bisa diberikan durasi.
ORGANIZE TASKS INTO PHASES
Tahap berikutnya adalah Organize tasks into phases maka kliklah link tersebut. Tujuan ini adalah untuk menyusun project anda dalam bentuk hirarki sehingga terlihat jelas bahwa tugas tertentu termasuk dari bagian besar pada tugas utama. Pada layar dicontohkan bahwa Kalkulasi ongkos tukang & material adalah bagian utama dari Rencana angaran. Begitu pula dengan pembongkaran kamar mandi, pipa yang bocor, ubin yang rusak dsb adalah bagian dari Mulai renovasi tahap pertama. Jika anda sudah selesai klik Done. Mulailah dengan memilih tugas yang ingin disusun lalu klik Indent, jika kurang yakin, cukup klik Outdent seperti yang diperagakan. Perhatikan juga bahwa tiap kali anda Indent tugas maka tugas utamanya memiliki tanda plus/negatif yang otomatis memberikan tugas utama itu sebagai rangkuman dari tugas tugas dibawahnya yang telah di Indent. Perhatikan juga bahwa tugas yang memiliki waktu kerja terlama akan menjadi pacuan pada tugas utamanya seperti pada Mulai renovasi tahap pertama memiliki 7 hari sebagai rangkuman dari keseluruhan hari kerja dibawahnya. Jika anda sudah selesai menyusun tugas pada project anda maka tutuplah dengan meng klik Done.
SCHEDULE TASKS
Sering kali permulaan atau pengakhiran suatu tugas bergantung pada permulaan atau pengakhiran tugas lainnya. Anda bisa menjadwalkan kapan suatu tugas dimulai atau diakhiri dengan cara membuat link. Disini saya pilih Inspeksi bangungan tahap pertama dan Bertemu dengan pemborong lalu saya klik Finish-to-Start link. Ini artinya bahwa jadwal bertemu dengan pemborong dilakukan setelah melakukan inspeksi bangunan untuk tahap pertama (menunggu inspeksi bangunan FINISH lalu START dengan bertemu si pemborong). Sedangkan Start-to-Start link artinya tugas pertama dan kedua dilakukan/dikerjakan secara bersamaan. Sedangkan Finish-to-Finish link artinya tugas pertama dan kedua harus selesai secara bersamaan. Sedangkan Start-to-Finish artinya tugas pertama baru dimulai setelah tugas kedua selesai dan pilihan terakhir adalah menghapus link dependency tersebut. Untuk proyek Renovasi Rumah ini sangat sederhana untuk dimengerti karena tiap jadwal kerja ataupun pertemuan dilakukan setelah tugas atau pertemuan sebelumnya diselesaikan terlebih dahulu sebelum yang lainnya bisa dilanjutkan. Ada kalanya dimana tugas-kedua bisa mulai dilaksanakan bilamana tugas-pertama sudah selesai sekitar 90% komplit ataupun 50% komplit namun disini tidak ada. Perhatikan tiap kali anda membuat link, terlihat panah dari tugas sebelumnya ke tugas berikutnya. Untuk tugas “Tunggu cet kering & bau cet hilang” dan “Inspeksi bangungan tahap kedua” saya berikan Start-to-Start link dependency karena saya ingin inspeksi dilakukan pada saat menunggu cet kering. Bila sudah selesai menjadwalkan tugasnya, klik Done untuk mengikuti tahap berikutnya.
LINK TO OR ATTACH MORE TASK INFORMATION
Disini kita input informasi tambahan untuk tugas yang akan dikerjakan. Contohnya pada “inspeksi bangunan tahap pertama” saya berikan memo yang isinya “Lihat foto-foto bagian rumah yang rusak/bocor untuk diperbaik. Note: sebelum direnovasi foto disimpan dan sesudah renovasi diambil foto untuk perbandingan” saya ingin agar hasilnya memuaskan dan bisa jadi perbandingan sebelum dan sesudah. Hal ini penting dalam menilai kinerja soerang buruh. Kemudian saya isikan informasi alamat dan nomer telpon pemborong dan suplier bangunan jika ada sesuatu saya bisa melihat kontak nomer telpon mereka.
Saya juga ingin memberikan memo bahwa Rencana anggaran bisa dilihat secara perinci pada dokumen Renovasi Rumah.xls. Disini kita juga bisa membuat hyperlink jadi misalnya saya lupa menaruh dokumen Renovasi Rumah.xls itu maka cukup dengan membuat hyperlink tinggal di klik muncullah dokumen itu secara otomatis. Fungsi ini sangat efektif buat kalangan project manager yang memiliki begitu banyak referensi dokumen penting yang juga bisa menyita banyak waktu untuk mencarinya jika lupa ditaruh. Isi dokumen Renovasi Rumah.xls berisikan rencana anggaran untuk para buruh dan juga untuk bahan bangunan serta alat-alat yang diperlukan dalam mengerjakan tugas-tugas renovasi rumah. Perhatikan juga bahwa kalkulasinya saya sertakan juga disini sebagai referensi yang nantinya akan saya input dibagian Project ini. Jika anda sudah selesai memberikan informasi tambahan ataupun hyperlink maka klik Done untuk melanjutkan tahap berikutnya.
ADD COLUMNS OF CUSTOM INFORMATION
Pada bagian ini kita ingin tambahan informasi untuk tabel tugas project yaitu seperti yang anda lihat ada persentase komplit, persentase work komplit, aktual cost, actual durasi, actual finish dsb. Ini adalah kolum untuk mengindikasikan apakah pekerjaan atau tugas yang telah ditetapkan selesai sesuai rencana ataupu sebagai pengukuran sejauh mana tugas tugas tersebut mendekati target komplit. Ada opsi juga untuk membuat kolum sesuai keinginan anda yaitu pada Show me custom fields. Disana anda bisa tentukan sendiri apa yang ingin anda berikan pada kolum tambahan itu. Untuk sementara waktu kita gunakan yang sudah ada yaitu persentase komplit. Jika anda sudah selesai memberikan kolum tambahan ataupun jika anda tidak ingin memberikan kolum tambahan, klik Done untuk pergi ke tahap berikutnya.
SET DEADLINES AND CONSTRAINTS TASKS
Disini kita berikan deadline ataupun consraint pada tugas tugas yang sudah ada. Deadline atau batas waktu akhir pada tugas berbeda dengan constraint. Constraint bisa diartikan sebagai batas awal dan akhir suatu tugas dimulai dan diselesaikan. Constraint sifatnya lebih ketat dibandingkan deadline dan masing masing mempunyai pengaruh tersendiri pada Project. Untuk sementara kita berikan deadline pada Tugas Utama yang telah kita tetapkan sebelumnya. Contohnya pada “beli bahan bangunan” saya berikan deadline pada tanggal 21 Mei 2008. Anda bisa melihat deadline ini pada bagian Gantt timeline yang diberikan dengan tanda panah putih kecil. Pastikan bahwa and tidak memberikan deadline sebelum tanggal Finish karena ini akan menimbulkan tanda eror pada bagian yang anda berikan deadline tersebut. Demikian demo ini telah menunjukkan anda cara menggunakan Project Guide tahap Tasks. Ikuti tahap berikutnya yaitu pada Resources, dimana anda akan belajar cara menginput sumber daya manusia (tukang dan pemborong) serta alat-alat dan bahan material bangunan yang diperlukan dalam meneyelesaikan project renovasi rumah ini.

3) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Pertama
RESOURCE
Resource yang berarti sumber daya tidak hanya pada sumber daya manusia (SDM) tetapi juga meliputi tempat, alat, maupun sumber daya alam, yang intinya adalah sesuatu yang digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek / project. Dalam hal renovasi rumah, yang dikategorikan sebagai sumber daya (resource) tentunya SDM, bahan bangunan, dan alat-alat bangunan. Maka itu kita isikan hal-hal tersebut pada bagian ini.
SPECIFY PEOPLE AND EQUIPMENT FOR THE PROJECT
Untuk bagian ini ada tiga pilihan yaitu menambahkan sumber daya yang berasal dari Address Book, atau yang berasal dari direktori perusahaan , atau menginputnya secara manual. Saya memilih untuk menginputnya secara manual. Seperti yang terlihat di layar sudah saya isikan nama-nama tukang yang masing masing mempunyai tugas yang berbeda serta gajih per jam dan gajih per jam pada waktu lembur. Setelah mengisikan nama tukang, saya lalu isikan jenis-jenis alat bangunan dan bahan materialnya dengan cara klik Enering material Resources. Bagian Enering Cost Resources ini jika saya menyewa kantor atau menyewa gudang ataupun alat-alat yang saya pinjamkan yang memiliki nilai mata uang yang harus dibayar sebelum memulaikan proyek ini. Untuk senario ini tidak saya berikan Cost Resources karena alat-alat pembantu/bangunan dan juga bahan materialnya saya belikan langsung dari toko bangungan CV. Bangun Bersama. Sebelum saya isikan alat-alat dan bahan materialnya perlu kita isikan terlebih dahulu tipe sumber dayanya. Pilih Email Address lalu klik Insert dan Kolum dan pilih Type. Untuk para pekerja kita berikan type work dan untuk bahan material serta alat bangunannya kita berikan type Material. Bayangkan jika anda harus mengubah tipe nya satu per satu tentu akan memakan banyak waktu. Dan seperti yang terlihat muncul box yang menyatakan bahwa ada cara lebih baik dalam mengedit semua type dalam satu cara maka lalukan sebagai berikut: pilih type yang ingin disamakan dalam hal ini saya pilih semua alat bangunan dan bahan materialnya, klik tombol kanan mouse dan pilih Resource Information. Pada box Resource Information ubah Type menjadi Material dan klik OK. Anda lihat sekarang semua yang telah dipilih berubah ke type material. Jika sudah selesai klik Done.
DEFINE WORKING TIMES FOR RESOURCES
Disini diberikan opsi tambahan untuk mengubah jam kerja pada masing masing sumber daya. Anda bisa memberikan waktu kerja tertentu pada tiap sumber daya dengan hari libur ataupun jam istirahat yang berbeda dari jadwal project yang telah ditentukan sebelumnya. Jika anda punya group sumber daya yang memiliki jadwal yang sama namun sangat berbeda dengan jadwal project ini maka anda bisa membuat jadwal tambahan untuk group sumber daya ini. Mulailah dengan memilih sumber daya baik itu SDM maupun bahan / alat bangunan yang ingin jadwalnya dirubah. Saya ingin memastikan jadwal kerja, jam istirahat dan hari libur untuk tiap tukang sama dengan jadwal project ini kecuali dengan si pemborong Pak Ketut Sudana yang libur pada hari Selasa dan Kamis saja namun waktu kerja tetap. Saya juga bisa memberikan hari tertentu dengan jam kerja yang berbeda. MS Project 2007 ini sangat fleksible dan banyak yang bisa kita lakukan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Jika anda sudah selesai dengan perubahan jadwal jam kerja, hari libur, jam istirahant dsb maka klik Done.

4) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Kedua
Sebelum kita mulai ke tahap berikutnya, saya ingin perlihatkan cara merubah mata uang dollar ke rupiah agar lebih pas dengan project renovasi rumah ini. Pilihlan kolum yang ada mata uang dolar. Pilih Tools dan Options. Dibagian Currency ubah USD ke IDR lalu klik OK. Terlihatlah perubahannya sekarang nilai rupiah yang muncul. Karena itu perlu juga dirubah standar gajih per jam untuk tiap tukang serta gajih lemburnya. Untuk Pak Ketut Sudana, Pak Budi Santoso, dan Bu Kadek diberikan Rp.7,500/jam. Sedangkan untuk tukang lainnya diberikan Rp.5,000/jam. Untuk gajih lemburnya saya samakan semuanya yakni Rp.5,000/jam. Tidak dilupakan untuk mengisi kolum Group bagi yang gajihnya Rp.7,500/jam dikategorikan group A dan yang lainnya group C. Group ini bermanfaat pada saat ingin melakukan analisa gajih ataupun analisa lainnya. Group juga berfungsi sebagai identitas, contohnya bahan bangunan atap diberikan ID ATP. Untuk material perlu diberikan kolum unit yang dinamakan Material Label. Ini fungsinya hampir sama dengan Group namun lebih spesifik untuk type material saja. Material Label juga berfungsi sebagai alat analisa, contohnya kita bisa melakukan report berdasarkan jumlah total bahan bangunan dengan unit kilogram yang telah dihabiskan untuk renovasi rumah, atau berapa jumlah dus berisikan ubin yang telah dibeli dibandingkan dengan jumlah dus yang telah terpakai, dsb. Semakin banyak informasi yang bisa kita isikan pada Project semakin efektif perhitungan dan report yang bisa dihasilkan maka perhatikan juga pengisian kolum Group untuk tipe material serta harga masing masing alat bangunan.
Recek sekali lagi jadwal waktu bagi tiap sumber daya (resource) untuk memastikan tidak ada masalah dalam perencanaan proyek renovasi rumah ini. Sebelumnya Pak Ketut Sudana diberikan hari libur pada hari Selasa dan Kamis namun saya rubah disini agar si pemborong ikut memantau pekerjaan tukangnya setiap hari. Jika nantinya ia perlu hari libur hal itu bisa dibahas/dilakukan nanti. Jika sudah selesai klik Save and Finish.

5) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Ketiga
ASSIGN PEOPLE AND EQUIPMENT TO TASKS
Tahap berikutnya kita tentukan tukang mana yang akan menggunakan alat/bahan material mana dalam mengerjakan tugasnya masing masing. Disini ditentukan juga tukang mana yang mengerjakan tugas apa. Saya sertakan memo untuk memudahkan pelajaran pada demo ini agar anda bisa mengerti tukang mana saja yang akan ditugaskan untuk pekerjaan apa. Seperti yang anda lihat di memo sudah saya komplokan tiga orang masing masing untuk mengerjakan atap, ubin, dan kamar mandi/jendela/pintu, dan sisianya untuk cet tembok dialihkan ke pekerja wanitanya. Untuk masing masing pekerjaan juga saya kategorikan bahan bangunan bagian atap, dalam, dan alat pembantu. Mulailah dengan memilih Tugas Utama “Mulai renovasi tahap pertama” untuk Kamar mandi bongkar diberikan tugas kepada Aming Mondang dan Pak Budi. Kita telah menugaskan tukang tersebut tetapi blom untuk alat-alatnya. Diperlukan tang dan palu untuk membongkar kamar mandi maka kita sertakan alat-alat ini untuk pekerjaan tersebut. Perhatikan disini saya melakukan kesalahan dimana Aming Mondang dan Pak Budi sudah dicentang namun tanpa sengaja Mondang dan Pak Budi terpilih lagi disaat ingin menyertakan palu dan tang untuk tugas ini maka error pun menampilkan bahwa tidak diperbolehkan untuk menugaskan sumber daya (SDM) untuk kedua kalinya pada tugas yang sama. Dan jika ingin memberikan tugas yang sama pada SDM yang sama pula pada jadwal kerja yang berbeda, dianjurkan untuk menggunakan fitur resource contouring. Kali ini cukup klik OK. Otomatis error yang belom diperbaiki akan menunjukkan tanda peringatan seperti yang terlihat disini. Oleh karena error tadi itu, jadwal keseluruhannya telah ikut berubah juga dan karena itu MS Office 2007 cukup pintar untuk mendeteksi hal ini sehingga diberikannya pernyataan bahwa telah ada perubahan pada sumber daya dan apakah karena kita ingin: 1) Mengurangi durasi sehingga tugas selesai lebih awal namun diperlukan kinerja yang sama yakni tiap tukang per jam atau, 2) Menambahkan beban kerja karena tugasnya memerlukan banyak waktu untuk tiap pekerja per jamnya namun durasinya tetap konstan (dengan kata lain disini kita suruh tukang bekerja lebih ulet) atau, 3) Mengurangi waktunya sumber daya bekerja perjamnya namun tetapkan durasi dan kerja sama. Kali ini kita pilih yang pertama. Jika ingin merubah pilihannya, maka klik Edit task or assignment information dan rubahlah secara manual. Jika sudah selesai untuk tugas “kamar mandi bongkar” klik Done. Untuk tugas “pipa bocor bongkar” diberikan kepada Fardi Ipul dan Ngurah dan gergaji dan tang sebagai alatnya. Otomatis nilai ongkos juga ikut tercantum dalam hal ini. Untuk tugas “Ubin bongkar” diberikan kepada Komang Made dan Wayan dan palu dan tang sebagai alatnya. Nilai pada Cost atau ongkos sudah otomatis terkalkulasi yakni gajih per jamnya dikalikan harinya bekerja begitu pula dengan peralatannya. Untuk tugas “lepas bekas paku” diberikan kepada Fardi saja dan tang sebagai alatnya. Planning wizard muncul yang menyatakan bahwa sebetulnya window Assign Resource tidak harus di close tiap kali ingin menetapkan tugas pada sumber daya dan alatnya. Untuk tugas “colokan listrik rusak bongkar” diberikan kepada Ipul dan tang sebagai alatnya. Untuk tugas “tembok diamplas” diberikan kepada pekerja wanitanya dan amplas sebagai alatnya. Untuk tugas “semen titik bocor di atap” diberikan kepada Fardi Ipul dan Ngurah serta semen atap sebagai bahan bangunannya. Untuk tugas “genteng rusak bongkar” diberikan kepada mereka yang bertugas diatap serta alatnya. Begitu juga dengan tugas “plafon rusak bongkar.” Untuk tugas “pintu rusak bongkar” diberikan kepada Aming Mondang dan Pak Budi serta palu dan tang sebagai alatnya. Perhatikan window Group muncul hal ini bertujuan agar kita bisa menyelesaikan ini secara lebih mudah yaitu memberikan nama group untuk para pekerja yang berurusan dengan tugas “pintu rusak bongkar” tersebut maka saya berikan ID AMB. Untuk tugas “jendela rusak bongkar” diberikan kepada group AMB. Untuk membuat tempat aduk semen pasir kitar berikan kepada Pak Ketut Sudana. Lakukan hal yang serupa untuk tugas utama “Mulai renovasi tahap kedua” dan “Mulai renovasi tahap ketiga.” Demikian demo ini untuk bagian tahap Assin people dan equipment to tasks.

6) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Keempat
Kini anda sudah melengkapi tahap Assign people and equipment to tasks atau menetapkan pekerja beserta alat-alatnya ke tugas yang bersangkutan. Sebelum kita memulai tahap berikutnya yakni Link to or attach more resource information atau Penambahan informasi lewat hyperlink atau lewat memo, mari inspeksi data yang sudah ada terlebih dahulu. Seperti yang terlihat semua tugas sudah dikaitkan dengan tukang serta alat/bahan bangunan yang akan digunakan oleh si tukang itu. Bila dipikirkan sejenak, nampaknya ada konflik untuk para tukang ini, dimana berbagai jenis pekerjaannya dilaksanakan secara bersamaan. Tentunya ini mustahil, bagaimana anda bisa membongkar genteng dan pipa secara bersamaan jika tugasnya tidak dibagikan atau dilakukan dilain waktu? Ketahuilah apa yang anda lihat sekarang ini akan menimbulkan error. Tentunya akan saya perbaiki namun perhatikan secara rinci pada kolum duration sebelum dan sesudah saya memperbaikinya. Ingat bahwa di MS Project 2007 satu perubahan saja bisa menimbulkan perubahan total pada keseluruhan project.
LINK TO OR ATTACH MORE RESOURCE INFO
Klik Link to or attach more resource information. Inilah error yang saya maksud tadi. Saya akan perjelas maksud peringatan ini pada demo berikutnya.
Untuk sementara waktu kita ikuti dahulu tahap mengisi informasi tambahan ini. Saya ingin menambahkan nomer telpon Pak Budi Santoso. Anda juga bisa mereferensikan ke dokumen lain bila perlu dengan meng-klik Add a hyperlink. Jika sudah selesai klik Done.
ADD COLUMNS OF CUSTOM INFO
Ditahap berikutnya kita Add columns of custom information atau Penambahan kolum untuk informasi tambahan. Anda bisa gunakan kolum default yang sudah ada atau merancangnya sendiri dengan memilih Show me custom fields lalu klik Insert this Field untuk menambahkannya. Secara otomatis ia akan ditambahkan pada kolum terakhir tapi anda bisa menggesernya dimanapun juga. Jika sudah selesai klik Done. Demikian demo ini sudah menunjukkan anda cara memberikan informasi tambahan dan kolum untuk tabel sumber daya (resource) nya pada project. Mengenai error yang anda lihat tadi akan saya perbaiki pada demo berikutnya, oleh karena itu simaklah!

7) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Kelima
LEVELING RESOURCE
Inilah error yang diakibatkan oleh karena sumber daya yang tidak seimbang yakni para tukang bekerja lebih dari satu jenis tugas pada waktu yang bersamaan, tentunya ini tidak mungkin dilaksanakan. Diperingatkan bahwa si tukang ini seharusnya diungkit settingnya menjadi Day by Day atau hari ke hari. Ini maksudnya bahwa sumber daya (tukang) tersebut harus dipekerjakan sesuai standard per harian bukan per jam-an. Oleh karena itu perlu kita gunakan fitur Level Resource untuk menyelesaikan masalah ini. Level Resource artinya me-level-kan atau menyeimbangkan resource (sumber daya) atau pemerataan resource sehingga tidak ada konflik. Pada menu, klik Tools dan pilih Level Resources. Di Resource Leveling anda bisa memilih antara mengkalkulasi level secara manual atau automatic dan pilihlah Day by Day sesuai peringatan tadi. Pada Leveling range pilih Level entire project sehingga perbaikan terjadi secara menyeluruh atau anda bisa lebih perinci dengan memilih tanggal yang perlu diperbaiki.
Untuk Resolving overallocations ini adalah pilihan dimana setelah pemerataan sumber daya (resource leveling) dilakukan akan terjadi suatu alokasi sumber daya yang berlebihan maka itu berikan centang pada Leveling can adjust individual assignments on a task dan Leveling can create splits in remaining work. Yang pertama artinya pemerataan diperbolehkan untuk mengatur pekerja individu pada tugas. Yang kedua artinya pemerataan diperbolehkan membuat pembagian pada sisa tugas yang ada. Dan untuk leveling order pilih Standard sesuai dengan jadwal kerja tipe Standard pada project.
Untuk Level only within available slack tidak berlaku karena project ini tidak berisikan slack atau waktu luang. Jika sudah selesai klik Level Now. Pilih Entire Pool dan klik OK.
Tanda peringatannya sudah hilang namun nama Ngurah Aming Mondang dan Pak Budi tetap merah. Mari kita lihat penyebabnya.
Anda lihat ada titik titik pada beberapa tugas ini adalah hasil dari resource leveling itu. Jika diperhatikan lebih detail pada tugas “Pipa bocor bongkar” dan “Semen titik bocor di atap” sudah benar tidak ada tumpang tindih (overlap) namun antara tugas “Semen titik bocor di atap” dan “Genteng rusak bongkar” terjadi saling overlap begitu juga dengan tugas “Plafon rusak bongkar” inilah penyebabnya. Intinya disini kita mencari tugas mana saja yang masih ada overlap dan perlu dirubah.
Untuk lebih nyaman, saya pilih tugas yang saling overlap lalu saya berikan link dependency Finish-to-Start sehingga Fardi Ipul dan Ngurah bisa mengerjakan tugasnya masing masing secara tersusun yakni mengerjakan pipa bocor lebih dahulu dan diikuti dengan memberikan semen pada titik bocor atap dan kemudian membongkar genteng yang rusak dan selanjutnya membongkar plafon yang rusak.
Pada tugas “Lepas bekas paku” oleh Fardi dan tugas “Colokan listrik rusak bongkar” oleh Ipul bisa kita biarkan apa adanya karena durasinya hanya memakan 1 jam sehingga tidak terlalu mengganggu resource leveling nya.
Untuk tugas “Kamar mandi bongkar” oleh Aming Mondang dan Pak Budi dan tugas “Pintu rusak bongkar” dan “Jendela rusak bongkar” saya susun juga agar tidak ada konflik pada resource leveling nya.
Perhatikan apa yang terjadi pada kolum Duration setelah kita memperbaiki level resourcing nya. Sebelumnya Tugas Utama Mulai renovasi tahap pertama hanya memiliki 7 hari sedangkan sekarang berubah menjadi 11 hari. Ini berarti eksekusi pada resource leveling menyebabkan para tukang bekerja lebih banyak per harinya untuk menyelesaikan tugas yang sama. Namun jika anda ingin agar durasi Tugas Utama tetap pada 7 hari, anda perlu mengalokasikan tiap pekerja serta tugasnya dan apakah tiap tukang harus bekerja lebih dari waktu kerja yang sudah dijadwalkan atau tugas bisa dikerjakan sambilan dalam hal ini menggunakan lag time atau lead time, atau mengalokasikan satu tugas untuk satu tukang saja. Bagaimanapun pilihan anda bisa anda rubah dengan cara klik Edit task or assignment information pada menu Assign Resource.
Saya lanjutkan dengan memperbaiki level resourcing nya untuk Tugas Utama Mulai renovasi tahap kedua. Sama seperti sebelumnya saya set link dependency Finish-to-Start pada tiap tugas dimana para tukangnya bersangkutan dengan tugas itu. Begitu juga dengan Tugas Utama Mulai renovasi tahap ketiga.
Setelah selesai kembalilah ke tahap Link to or attach more task information. Namun masih ada kesalahan level resourcing nya untuk Ipul dan Fardi mari kita lihat peneybabnya.
Anda lihat bahwa Fardi sebetulnya tidak diperbolehkan untuk melakukan tugas “Lepas bekas paku” bersamaan dengan tugas “Pipa bocor bongkar” Berikanlah Fardi waktu jeda agar bisa melakukan tugasnya dengan baik. Begitu pula dengan Ipul. Untuk kedua tukang ini kita susun kembali tugas tugas yang bersangkutan dengan mereka. Saya ingin mereka meneruskan kerjanya setelah selesai dengan “Pipa bocor bongkar” maka perlu saya putus link dependency antara “Pipa bocor bongkar” dengan “Semen titik bocor di atap”. Nah kini tugas si Fardi Ipul dan Ngurah sudah tidak ada overlap lagi. Dan peringatan pun (warna merah) hilang.
Kini bisa dilanjutkan untuk mengecek ulang pada bagian pengisian informasi tambahan dan kolum tambahan. Nampaknya semua sudah set. Sekarang kita sudah selesai dengan tahap Resource. Berikutnya kita ke tahap Track area.

8) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Track – Bagian Pertama
Sekarang kita berada pada tahap Track yaitu mengawasi dan memanage progres pada project. Disini kita asumsikan bahwa proyek renovasi rumah sudah siap dilaksanakan dan sebagai project manager anda harus memantau tiap tugas dan seberapa jauh perbedaan antara pelaksanaan di lapangan dengan yang anda rencanakan di MS Project 2007 ini.
SAVE BASELINE PLAN
Klik Save a baseline plan to compare with later versions. Baseline adalah dasar perencanaan yang dijadikan pacuan dalam menyelesaikan proyek ini sehingga perubahan yang terjadi di lapangan akan dibandingkan dengan baseline plan tersebut. Dari situ anda bisa melihat apakah rencana sesuai target? apakah ada anggaran surplus atau defisit? apakah para pekerja menyelesaikan tugas tepat waktu? dsb. Semakin jauh kenyataan di lapangan dengan baseline plan anda semakin buruk hasil project nya. Pastikan dahulu deadline sudah diliputi untuk project ini. Pilih Tasks lalu klik Set deadlines. Anda bisa tentukan sendiri apa yang patut diisikan deadline. Umumnya, deadline diberikan kepada tugas yang memiliki ketergantungan pada tugas sebelumnya karena jika satu tugas utama terlambat maka tugas lainnya akan ikut terlambat juga apalagi di project ini semua tugas memiliki dependency Finish-to-Start link. Maka saya pilih tiap Tugas Utama dan diberikan deadline. Pastikan anda tidak memberikan deadline pada saat tugas itu sedang berlangsung tentunya ini tidak masuk akal. Simbol Deadline berbentuk panah putih seperti yang anda lihat. Setelah selesai mengisikan deadline, kembali ke tahap Track dan klik Save Baseline. Klik Done untuk melanjutkan tahap berikutnya.
PREPARE TO TRACK PROGRESS
Klik Prepare to track the progress of your project. Disini diberikan 3 opsi bagaimana anda ingin memantau progress pada tiap tugas. Pilihan pertama ditunjukkan cara memantau dengan menggunakan Percent of Work Complete atau Pekerjaan Selesai berdasarkan Persentase. Pilihan kedua adalah memantau Pekerjaan Selesai Berdasarkan Dilapangan dan Sisa Pekerjaan Yang Belum Selesai. Pilihan ketiga adalah memantau Jam Kerja Yang Sudah Selesai Berdasarkan Waktu. Saya pilih yang pertama dan lihat di Gantt Chart terdapat 0% pada tiap bar. Dan lihat juga definisi dari cara metode pemantauan yang telah dipilih. Disitu dikatakan bahwa pilihan pertama adalah pemantauan yang paling kurang efektif namun paling cepat. Tiap kali anda memilih metode tracking, otomatis Gantt Chart dan tabelnya berubah sesuai piilhannya. Pilihan kedua adalah metode pemantauan (tracking) yang lebih efektif dibandingkan dengan yang pertama, sedangkan pilihan ketiga adalah metode paling efektif namun memakan waktu lebih banyak dibandingkan metode lainnya. Jadi pertimbangkan baik baik mana menurut anda metode yang terbaik untuk project anda. Setelah selesai memilih klik Done untuk melanjutkan tahap berikutnya.

9) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Track – Bagian Kedua
INCORPORATE PROGRESS INFO TO PROJECT
Klik Incorporate progress information into the project. Disini anda memberikan nilai pada tiap tugas sejauh mana tugas tugas tersebut mendekati 100% komplit. Nantinya hasil dari pemberian nilai ini akan dibandingkan dan dikalkulasi untuk menentukan diakhir report apakah suatu project telah berhasil memenuhi kriteria atau tidak dsb. Anda harus mengisi nilai yang bersangkutan sejajar dengan tanggal dan waktu yang telah diberikan pada tiap tugas. Misalkan saya berikan nilai 50% pada Tugas Utama Mulai renovasi tahap pertama, otomatis tugas dibawahnya diberikan nilai persentase. Tugas yang punya tanggal dan waktu lebih awal akan diberikan persentase lebih dibandingkan tugas yang akan datang, ini masuk akal. Jadi disini 50% komplit pada Tugas Utama Mulai renovasi tahap pertama berarti 89% komplit untuk membongkar kamar mandi, 89% komplit untuk membongkar pipa bocor, 51% komplit untuk membongkar ubin, 59% komplit untuk mengamplas tembok, dan 99% komplit untuk membuat tempat penadukan semen dan pasir. Semakin ditingkatkan persentase Tugas Utama semakin bertambah pada persentase tugas dibawahnya. Semakin ditingkatkan persentasenya semakin terisi barnya di Gantt Chart view. Bagian pengisian progress ini akan selalu anda gunakan tiap kali anda ke lapangan dan memberikan nilai pada tugas yang sesuai dengan jadwal dan waktu kerja yang telah ditetapkan. Setelah anda selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya.
TASK DRIVERS
Klik See what is driving the start date of a task yang artinya lihat faktor apa saja yang membuat suatu tugas itu terlaksanakan. Faktor yang mempengaruhi permulaan Rencana Anggaran pada tanggal 3 Mei 2008 adalah tugas sebelumnya yakni Beretmu dengan suplier bangunan dan disitu terlihat pada kolum Lag apakah pertemuan itu memiliki penundaan atau tidak (0d artinya 0 day atau 0 hari jadi tidak ada penundaan). Fungsi Task Drivers ini sebagai alat pendeteksi apa yang menyebabkan jika durasi suatu tugas itu menjadi lebih panjang atau tertunda, ataupun mengindikasikan apa yang pokok dari suatu tugas agar bisa berjalan lancar contohnya pada Mulai renovasi tahap pertama lima macam subtask yang pokok dengan kata lain kelima subtask tersebut juga ikut menentukan apakah tugas utama Mulai renovasi rumah tahap pertama akan berjalan lancar dan selesai sebelum deadline atau tidak. Jadi ingat, Task Drivers tidak hanya mengindikasikan tugas sebelumnya sebagai pemicu keterlambatan atau kemajuan tugas tetapi juga isi pada tugas itu sendiri yang harus diperhatikan sehingga keseluruhan jadwal dan tugas tetap pada rencananya dan tidak menimbulkan kelebihan beban waktu kerja maupun kemunduran jadwal dalam merealisasikan proyek renovasi rumah ini. Task Drivers juga memberikan perincian sumber daya apa saja yang akan digunakan untuk tugasnya, contohnya tugas “Tembok diamplas” akan dilaksanakan sama tukang wanitanya yang dimulai tanggal 7 Mei 2008. Anda bisa lihat perincian task drivers untuk tugas lainnya dan perhatikan pada tugas yang memiliki Leveling Delay. Jika sudah selesai menginspeksinya klik tanda silang diatas Task Drivers untuk melanjutkan tahap berikutnya.

10) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Track – Bagian Ketiga
CHECK PROGRESS OF THE PROJECT
Klik Check the progress of the project. Disini tempat untuk memantau perkembangan keseluruh project dan terlihat simbol yang mengindikasikan suatu tugas itu telah selesai / komplit, tugasnya tepat pada jadwalnya, atau tugasnya terlambat. Anda lihat bahwa tugas nomer 1 sampai 5 ditandai terlambat ini karena sebelumnya tidak saya isikan nilai persentase sedangkan tugas nomer 8 dan setersunya sudah diberikan nilai persentase. Jadi perlu kembali pada bagian tahap pengisian nilai progress suatu tugas (Klik Incorporate progress information into the project) dan isikan nilai persentasenya. Namun untuk sementara kita selesaikan tahap ini terlebih dahulu. Pada bagian Check status terlihat tanggal 5 Mei 2008. Disini artinya bahwa saya sedang memantau perkembangan project pada tanggal sekarang yaitu 5 Mei 2008. Aturlah tanggalnya pada saat (tanggal) anda memantau perkembangan project agar status indikator menampilkan status yang sebenarnya. Apakah suatu tugas itu terlambat atau tepat waktu ataupun komplit sangat tergantung pada deadline dan batas waktu akhir / awal yang sudah ditetapkan untuk tugas tersebut. Jika tugas diluar deadline maka tanda Late tasks muncul, jika tugas berada sebelum deadline ataupun diantara batas waktu awal dan akhir maka tanda Tasks on schedule muncul. Untuk lebih akurat dalam menilai perkembangan project ini bisa digunakan filtrasi atau filter dan tiap kali kita pilih jenis filtrasi maka otomatis tabelnya menunjukkan hasil yang sesuai. Selain jenis filter yang ada, anda juga bisa menambahkan filter jenis lainnya dengan cara klik More Filters. Dari Work Overbudget sampai Cost Overbudget banyak terdapat pilihan filter nya dan pilihlah yang sesuai dengan project ini jika tidak (seperti saya memilih Work Overbudget) tidak akan menghasilkan apapun. Adapun cara mengkategorikan tugas, bisa dimulai dari tidak menggunakan kategori manapun (No Group), kategori berdasarkan Status Kerja saja (Task Status), kategori berdasarkan tanggal permulaannya saja (Intervals based on the start date), atau kategori berdasarkan tanggal penyelesaiannya saja (Intervals based on finish date). Untuk 2 pilihan terakhir anda bisa tentukan apakah tanggalnya dimulai / diakhir tiap menit, jam, hari, minggu, bulan, dsb. Jika anda merubah Check Status otomatis filter nya juga ikut berubah dan disini bila saya sedang memantau perkembangan dari tanggal 30 maka banyak tugas yang belum selesai dan jika saya pilih filter nya itupun juga akan menampilkan hasil yang berbeda. Jadi perlu diingatkan bahwa tanggal Check Status perlu dipilih terlebih dahulu sebelum mulai menggunakan filter ataupun group. Jika sudah selesai untuk tahap ini maka klik Done untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

11) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Track – Bagian Keempat
MAKE CHANGES TO PROJECT
Tahap terakhir pada Task ini adalah Make changes to the project. Pada bagian ini kita diberikan lebih leluasa dalam melakukan perubahan pada tiap tugas dan sumber daya berdasarkan detail pekerjaannya dan waktunya. Disini anda lihat semua tugas yang disertai dengan sumber dayanya dimana ada tiga bagian yang bisa kita lakukan perubahan yakni kolum Duration, Work, dan Assignment Units. Semuanya terkalkulasi disini contohnya duration pada Kamar mandi bongkar adalah 4 hari dan membutuhkan jumlah total waktu untuk menyelesaikannya adalah 84 jam yang terdiri dari 28 jam pada tiap tukang (Aming Mondang dan Pak Budi). Awalnya agak membingungkan karena 84 jam tidak sama dengan 4 hari lalu apa penjelasannya? Singkat saja, Aming Mondang dan Pak Budi bekerja 7 jam per hari dan karena diperlukan 4 hari untuk menyelesaikan tugas ini maka masing masing bekerja 28 jam. Jadi total dari ketiga tukang yang bekerja selama 4 hari atau bekerja selama 28 jam menghasilkan total 84 jam. Jadi jika anda ingin mengetahui total gajih yang dikeluarkan untuk menyelesaikan tugas ini, gunakanlah 84 jam kalikan gajih per jamnya. Bagi anda sang project manager bagian ini murni untuk perhitungan ongkos maupun untuk menganalisa kinerja per jam versus ongkos per jam dsb. Penting untuk diperhatikan bahwa ketiga kolum durasi, kerja, dan unit saling mempengaruhi jadi jika anda melakukan satu perubahan maka yang lainnya juga ikut berubah maka berhati-hatilah dalam melakukan perubahan apapun kecuali anda sangat yakin untuk merubahnya. Tidak berbeda dengan formula matematika dimana satu faktor saja berubah maka hasilnya pun berbeda total dengan sebelumnya. Tetapi anda tidak perlu cemas karena MS Project 2007 cukup pintar mendeteksi segala macam perubahan lewat fitur terbarunya yakni Highlighting Change dimana efek perubahan diwarnai (highlight) sehingga anda tahu persis apa saja yang ikut berubah sehingga tidak perlu pusing memikirkan kesalahan kalkulasi yang terjadi pada project anda. Dan jika anda kurang yakin dengan hasil perubahannya anda bisa selalu gunakan Multi-level Undo (fitur terbaru yang juga terdapat pada MS Project 2007) sehingga anda bisa balik ke waktu sebelumnya dimana kesalahan tidak terjadi. Jika sudah selesai klik Done untuk mengikuti tahap berikutnya yakni Report / Laporan.

12) Pembuatan Project dengan Templates
Selamat datang di Microsoft Project 2007! Anda tentunya sudah tidak sabar lagi untuk belajar cara menggunakan Microsoft Project 2007! Oleh karena itu kita telah membuat puluhan demonstrasi video khusus untuk anda. Demo video pertama ini akan memperlihatkan bagaimana cara membuat project dengan template. Bukalah Microsoft Project 2007 anda. Hal yang pertama tampil di depan layar anda adalah beberapa kolum disebelah kiri dan sebuah kalendar view disebelah kanannya. View ini disebut Gantt Chart View. Disinilah tempat mengisi informasi detail mengenai tugas tugas yang akan dilaksanakan selama berlangsungnya suatu proyek.
Microsoft Project 2007 memberikan 3 opsi dalam membuat suatu project. Yang pertama membuat project secara custom atau dari nol seperti yang anda lihat dilayar awal membuka Microsoft Project 2007. Yang kedua membuat project dengan bantuan template yaitu contoh contoh project yang sering digunakan oleh banyak kalangan bisnis. Dan ketiga membuat project lewat Project Guide yaitu tahap-tahap yang menuntun anda dalam membuat project dari awal sampai akhir.
Untuk perkenalan awal, mari kita lihat fitur Project Guide dan template ini. Klik kanan tombol mouse dan pilih Project Guide. Anda perhatikan menu Tasks, Resources, Track, dan Report nampak di toolbar. Masing-masing menu memiliki tahap tersendiri dimana anda harus mengikutinya satu per satu dalam meneyelesaikan project yang dibuat dari awal / nol.
Untuk membuat project dengan template pilihlah menu File dan klik New lalu dibagian Templates klik On computer. Project templates nampak didepan anda. Inilah contoh-contoh project yang sering kali digunakan pada umumnya dari membuat laporan anggaran tahunan, ke rencana perpindahan ofice, sampai siklus pembuatan produk baru. Pilihlah template yang sesuai dengan kebutuhan bisnis anda. Contohnya saya pilih Software Development (pembuatan perangkat lunak). Terlihat disini proses pembuatan perangkat lunak dari membuat scope atau perencanaannya sampai menganalisa kebutuhan perangkat lunak tersebut sampai ke bagian design dsb. Semuanya sudah berisikan informasi yang lazimnya ditemukan dalam project pembuatan perangkat lunak ini. Anda tinggal merubah hal-hal penting yang sesuai dengan kebutuhan bisnis anda. Di Gantt Chart View memiliki informasi nama tugasnya, durasi peneyelsaian tuasnya, serta siklus perjalanan awal sampai akhir dari project ini yang terlihat di bagian kalendar. Bar berwarna biru menunjukkan lama durasi tugas tersebut sedangkan panah-panah menunjukkan relasi diantara tugas-tugas tersebut.
Jika anda klik menu View maka tampil berbagai macam penampilan dalam project Software Development ini. Eksplorasi sedikit mengenai view lainnya seperti Network Diagram, Task Usage, Tracking Gantt, Risk Management, Resource Management dsb. Network Diagram (juga dinamakan logic diagram) adalah PERT chart versinya Microsoft. PERT (Program Evaluation and Review Technique) lahir pada saat pembuatan Polaris submarine di tahun 1950. Umumnya Network Diagram hanya memperlihatkan “perjalanan” tugas-tugas yang ada di project dalam bentuk grafis saja dan tidak memperlihatkan waktu dari tiap tugas. View ini membantu anda untuk melihat bagaimana satu tugas “menjalankan” tugas lainya dan juga memberikan makna dimana tugas anda sekarang berada – tidak terlalu berdampak pada waktu melainkan bertumpu pada berapa sisa tugas yang harus diselesaikan. Track Usage memantau penggunaan tugas dalam kurun waktu yang ditetapkan. Tracking Gantt hampir sama dengan Gantt Chart yaitu memperlihatkan tugas-tugas dan arah perjalanannya di kalendar. Resource Graph menampilkan penilaian sumber daya pada waktu tertentu. Resource Sheet berisi jenis sumber dayanya serta ongkosnya dalam menyelesaikan tugas-tugas pada project. Pada Calendar menampilkan tugas tugas yang ada pada project pembuatan perangkat lunak dengan waktu dan tanggal yang telah ditetapkan. Disni anda bisa zoom in atau zoom out dalam melihat isi kalendar berdasarkan bulan, minggu, ataupun hari. Tentunya sifat Calendar view ini sangat terbatas karena tidak memberikan informasi apapun kecuali tangal dimulainya tugas tugas tersebut, lama durasi tiap tugas, dan perjalannya. Ia tidak memperlihatkan kinerja atau hasil tugas ataupun sumber daya (resources) yang bersangkutan dengan tugasnya. Jadi view ini hanyalah sebagai daftar isi pada project Software Development. Untuk demonstrasi seterusnya kita akan selalu menggunakan Gantt Chart view jadi pelajarilah dan perhatikan view ini dengan baik.

13) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Report – Bagian Pertama
REPORT
Anggap saja pada tahap ini project kita sudah selesai. Fakta yang ada di lapangan dengan yang direncanakan oleh project ini pada akhirnya harus dilaporkan kepada klien/atasan. Nilai keberhasilan ataupun kegagalan suatu project dilihat dari hasil laporannya. Dan ada baiknya untuk selalu mengecek kembali hal hal yang diluar perkiraan sehingga anda sebagai project manager bisa memberikan penjelasan kepada klien/atasan penyebab dari kegagalan tersebut. Faktor penyebabnya bisa dilihat dari bagian Tasks seperti halnya pada Task Drivers. Report juga bisa dibilang hasil dari analisa anda pada project ini. Dibagian report murni untuk presentasi saja.
SELECT VIEW OR REPORT
Klik Select a view or report. Anda punya pilihan apakah ingin membuat laporan atau view. Pilihan pertama memberikan opsi view diantaranya Calendar, Gantt Chart, Network Diagram, Task Usage, dsb. Setiap pilihan punya penjelasan dibawahnya. Pilihlah sesuai keinginan anda. Untuk contoh, saya pilih Tracking Gantt dan dijelaskan bahwa view ini membandingkan antara jadwal rencana (baseline schedule) dengan jadwal aktual (actual schedule). Selain Tracking Gant Chart, coba kita telusuri view nya satu per satu. Pada view Calendar terlihat seluruh tugas dimana masing masing tugas ditempatkan pada tanggal yang bersangkutan serta durasi tugas tersebut. Pada Detail Gantt view ini yang sering kita gunakan. Disini terlihat berbagai list tugas serta informasinya dengan sebuah peta (chart) yang menampilkan tugas dan durasi sesuai berjalannya waktu. Gunakan view ini untuk mengisi dan menjadwalkan list tugas. Pada Multiple Baselines Gantt menunjukkan tiga macam baseline yang masing masing tugas berisikan warna yang berbeda. Anda tidak lihat warna lain selain garis biru karena saya tidak meliputi lebih dari satu Baseilne untuk project ini. Alasan untuk memberikan lebih dari satu Baseline jika suatu saat pada perjalanan project ini terjadi sesuatu diluar kendali yang mengakibatkan keseluruhan rencana diatur ulang maka ada baiknya membuat rencana alternatif yaitu Baseline2 atau Baseline3 dst. Pada Network Diagram menunjukkan keseluruhan tugas serta tugas yang memiliki ketergantungan (dependencies). Gunakan view ini jika hendak membuat perbaikan atau imperovasi jadwal kerjanya dalam format flowchart. Tanda silang pada kotak diagram berarti tugas tersebut telah tuntas. Seperti anda lihat untuk melihat keseluruhan flowchart ini perlu di zoom out agar lebih jelas mengikuti alur perjalanan pada tiap tugas. Pada Relationship Diagram menunjukkan tugas sebelum dan sesudahnya. Untuk proyek bersekala besar, gunakan view ini agar lebih fokus pada ketergantungan tugas (task dependencies) secara lebih spesifik. Pada Resource Form adalah suatu form untuk mengisi dan mengedit informasi mengenai suatu sumber daya. Pada Resource Graph menunjukkan alokasi sumber daya, ongkos, atau tugas berdasarkan perjalanan waktu. Gunakan view ini untuk memperlihatkan informasi mengenai satu jenis sumber daya atau satu grup sumber daya berdasarkan perjalanan waktunya. Pada Resource Sheet menunjukkan suatu list sumber daya beserta informasinya. Gunakan view ini untuk mengisi atau mengedit informasi sumber daya dalam format spreadsheet. Pada Resource Usage menunjukkan suatu list sumber daya beserta alokasi, ongkos, atau informasi tugas pada tiap sumber daya berdasarkan perjalanan waktu. Gunakan view ini untuk memperlihatkan ongkos (cost) atau alokasi tugas (work allocation) pada tiap sumber daya dan untuk menentukan resource contours. Pada Task Form adalah form untuk mengisi dan mengedit informasi mengenai suatu tugas. Pada Task Sheet dan Task Usage sering kita lihat pada tahap sebelumnya. Masing masing tujuan untuk memperlihatkan informasi tugas. Yang terakhir Tracking Gant view. Anda lihat disini perbandingan antara aktual dengan baseline. Baseline diberikan warna biru sedangkan yang aktual berwarna abu abu. Jika sudah selesai dengan melihat view atau membuat laporan klik Done untuk ke tahap berikutnya.

14) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Report – Bagian Kedua
CHANGE CONTENT OR ORDER OF INFO IN A VIEW
Klik Change the content or order of information in a view. Disini terdapat berbagai macam filter. Untuk hanya memperlihatkan beberapa jenis tugas atau sumber daya pilihlah filter yang sesuai. Saya pilih Incomplete Tasks maka menampilkan tugas yang belum terselesaikan pada project ini antara lain Inspeksi bangunan tahap pertama sampai Beli bahan bangunan. Ini dikarenakan sebelumnya belum saya berikan nilai persentase. Belum tentu semua filter berguna karena contohnya pada project ini saya tidak membuat milestone begitupula dengan tugas yang memiliki estimasi durasi. Sedangkan Summary Tasks memperlihatkan Tugas Utamanya saja. Pada Task Range anda isikan jarak diantara task ID yang anda ingin perlihatkan. Di bagian Apply a Group tujuannya untuk mengkategorikan tugas atau sumber daya sesuai kriteria yang dipilih pada drop-down list dari No Group, Complete and Incomplete Tasks, Critical, Duration, Duration then Priority, Milestones, Priority, Priority Keeping Outlien Structure, Constraint Type, Task Status, Intervals based on start date, dan Intervals based on finish date. Saya pilih Duration then Priority maka tampil list tugas dari durasi terkecil sampai terbesar yang diikuti dengan prioritasnya. Anda bisa menyusunnya lebih perinci lagi sesuai ID, Start, Finish, Priority, atau Cost. Anda lihat hasil dari filtrasi berdasarkan pada kriteria Completed Tasks, dikategorikan berdasarkan Duration then Priority, dan disusun secara Priority. Di tiap kriteria filtrasi terdapat pilihan lebih yaitu More filters, More groups, dan More sort option yang memberikan anda leluasa dalam menentukan penampilan yang anda inginkan. Jika sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya.
CHANGE LOOK OR CONTENT OF GANT CHART
Klik Change the look or content of the Gantt Chart. Bagian ini untuk memilih format penglihatan Gantt Chartt dan ada 4 pilihan yaitu menggunakan Wizard, merubah Jadwal waktu, merubah penampilan garis bar, atau menulis text pada Gantt bar. Tiap pilihan diberikan informasi mengenai itu. Saya pilih Use the Gantt Chart Wizard. Hal ini akan menuntun saya dalam suatu proses pembuatan Gantt Chart dengan penampilan yang saya inginkan. Klik Stat the Gant Chart Wizard. Klik Next dan disini ditanyakan informasi macam apa yang anda ingin perlihatkan pada Gantt Chart nya? Pilihan dari Standard, Critical Path, Baseline, Custom Gantt Chart dan Other. Saya pilih Other Standard Style 1. Kemudian ditanya informasi tugas apa saja yang ingin ditampilkan pada Gantt bar? Ada pilihan Resources and dates, Resources, Dates, None, dan Custom task information. Saya pilih Resources and dates. Kemudian ditanya apakah ingin menampilkan link line diantara tugas yang saling berkaitan? Saya pilih Yes. Kini sudah pada tahap akhir pemilihan Wizard dan klik Format untuk mengeksekusikan perubahaannya. Sekarang lihatlah perubahaannya, penampilannya tentu berbeda dan sesuai dengan pilihannya. Bila sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya.

15) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Report – Bagian Ketiga
PRINT CURRENT VIEW AS REPORT
Klik Print current view as a report. Ini fungsi untuk print view yang sedang tertampil dan yang tampil adalah Tracking Gantt view. Berikut ini adalah print preview darn Tracking Gantt. Semua tertampil dalam satu lembar dan biasanya tidak akan menampilkan hal hal yang mendetail secara jelas. Perlu kita rubah marginnya atau diprint lebih dari satu lembar. Pilihlah sesuai kebetuhannya lalu klik Continue to step 2. Disini anda mengubah margin panjang dan lebarnya dan juga diberikan piilhan untuk menentukan bagian apa yang ingin kita atur sebelum diprint. Pilihannya adalah timescale date range, columns, tasks that display, font size, dan zooming timescale. Saya pilih yang pertama. Lalu klik Continue to step 3. Disini kita bisa berikan memo tambahan seperti header, footer atau legend namun saya skip bagian ini dan langsung ke tahap berikutnya. Klik continue to step 4. Project memberikan banyak opsi dalam memodifikasi laporan. Disini ditanya bagaiaman anda ingin memodifikasi laporan anda dan pilihannya adalah merubah lebarnya margin, print kolum pertama pada keseluruhan lembar kertas, print note, dsb. Dan tentunya tiap pilihan diberikan penjelasan yang lebih detail. Sementara saya biarkan saja dan saya klik Done untuk ke tahap berikutnya.
COMPARE PROGRESS AGAINST BASELINE WORK
Klik Compare progress against baseline work. Disini untuk membandingkan progress yang terjadi dilapangan versus rencana pada project (baseline). Disebelah kanan terlihat 2 macam task bar (bar tugas) untuk tiap tugas. Bar dibawahnya adalah baseline sedangkan yang diatas adalah rencana/jadwal. Persentase disebelahnya menunjukkan progress aktual. Sedangkan bila ada warna merah ini adalah Critical task (tugas sangat penting / kritis). Pada bagian tabel kolum Variance menunjukkan perbedaan nilai diantara jadwal schedule dan jadwal baseline pada tanggal start dan finish. Dibagian filter anda bisa memilih untuk menfokuskan hanya pada tugas tertentu sesuai pada pilihan yang ada. Jika sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya.

16) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Report – Bagian Keempat
SEE PROJECT CRITICAL TASKS
Klik See the project’s critical tasks. Critical path adalah sebuah rangkaian tugas yang mendikte tanggal akhir pada penyelesaian project. Tugas yang berada di critical path dinamakan critical tasks, dan tugas kritikal ini tidak bisa ditunda kecuali ingin menghasilkan dampak negatif pada tanggal akhir penyelesaian project. Pada bagian kanan, critical task diberikan tanda bar merah. Disini anda tidak melihatnya karena saya assumpsikan pekerjaannya selesai 100 % dan tepat waktu. Dan seperti biasanya selalu terdapat opsi untuk memfilter / atau fokus hanya pada tugas tertentu saja. Pilihannya antara lain All Tasks, Critical, In Progress Tasks, Incomplete Tasks (tugas belum selesai), Using Resources, Should Start By, Slipping Tasks (tugas yang terselip), Date Range dsb. Jika sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya.
SEE HOW RESOURCE’S TIME IS ALLOCATED
Klik See how resources’ time is allocated. Disini untuk melihat bagaiaman waktunya sumber daya teralokasi selama perjalanan project ini. Disebelah kanan terlihat seluruh sumber daya beserta tugasnya dan jadwal kerjanya yang telah ditetapkan. Pilih sumber daya atau tugas diatas untuk melihat informasi detailnya dalam bentuk Gantt View yang berada di bawah. Jika ada indikasi berwarna merah ini berarti terdapat Overallocated Resources (sumber daya beserta waktunya yang melampaui pengalokasiannya). Disini anda tidak melihatnya karena saya telah gunakan resource leveling pada demonstrasi sebelumnya sehinga tidak ada konflik. Pada view ini anda juga bisa melakukan beberapa perubahan pada jadwal kerja yang telah dijadwalkan dan anda bisa menampilkan juga hasil tugas yang sebenarnya telah terjadi dengan meng-klik Show Actual Work. Anda juga bisa merubah penampilan Actual Work nya sesuai dengan jadwal waktu yang anda inginkan. Bilamana ada konflik Overallocated resources maka anda perlu klik Resolve overallocations by leveling untuk mempelajari cara mensolusikan masalah ini. Pada dasarnya terdapat dua macam leveling: pertama gunakan delay (tunda tugasnya sampai tugas sebelumnya selesai seperti yang saya buat pada demo sebelumnya) atau kedua gunakan split task (pembagian tugas dimana sebagian dilaksanakan serta sisanya dilanjutkan dilain waktu). Anda bisa melakukannya sendiri secara manual atau biarkan Project melakukannya secara otomatis. Jika Project yang melakukannya maka yang pertama yang akan ia lakukan adalah mencari Task ID, kemudian mencari waktu luang, dan mengidentifikasikan tugas berdasarkan nilai prioritas, dan melihat tugas yang memiliki sifat ketergantungan (dependencies), dan melihat keterbatasan tugas itu, dan terakhir tanggal jadwal waktunya. Ketahui bahwa Project hanya melakukan delay atau split sedangkan anda bisa melakukan hal lebih seperti menugaskan sumber daya tambahan pada tugas yang memerlukannya. Jika sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya.
SEE PROJECT COSTS
Klik See project costs. Disini anda bisa lihat keseluruhan ongkos pada tiap tugas. Pada umumnya nilai ongkos tugas berdasarkan pada nilai harga sumber daya yang bersangkutan denga tugas itu. Kolum Cost variance menunjukkan perbedaan antara total cost dan baseline cost. Tugas yang memiliki nilai harga pada kolum variance menunjukkan overbudget. Kolum actual cost adalah nilai harga sebenarnya yang telah digunakan. Kolum remaining cost adalah sisa ongkos. Disini saya tunjukkan bilamana proyek terencana 100% tanpa kendala (tentunya ini fiktif karena kenyataanya tidak selalu begitu dan jarang sekali). Seperti biasanya anda bisa memperlihatkan sebagian informasi pada ongkos tabel ini dengan memilih diantaranya Cost overbudget (harga yang melebihi kemampuan finansial), Cost greater than (mencari ongkos yang kisarannya antara sekian dan sekian), Tasks using resource (mencari tugas yang menggunakan resource tertentu), dan Tasks with overtime (tugas yang memiliki waktu lembur).
Pada Tasks using resource anda bisa pilih nama tukang yang bersangkutan dengan nilai total anggaran yang dikeluarkan untuk membiayainya. Saya pilih Komang dan anda lihat tipe kerjanya / tugasnya serta ongkos yang bersangkutan dengan tugasnya itu termasuk juga gajihnya. Dan yang satu ini memperlihatkan ongkos atau gajih untuk Fardi dalam menyelesaikan tugasnya. Tentunya selain filter yang telah ada anda bisa memilih filter jenis lainnya dengan klik More filter maka tampil pilihan yang lebih banyak lagi. Jika sudah selesai klik Done. Demikian demonstrasi ini anda telah mempelajari cara membuat project Renovasi Rumah dengan menggunakan tahap tahap yang telah disediakan oleh Project Guide.

17) Fine Tuning Project Plan Dengan Auto Filter
AUTOFILTERS
Filter di Office Project 2007 menentukan informasi macam apa yang seharusnya ditampilkan pada view. Contohnya anda memilikih Critical filter, maka hanya tugas yang kritikal yang tertampil di view.
Office Project 2007 memberikan 2 metode dalam memfilter data project. Anda bisa filter view tugas dan sumber daya dengan jenis filter yang sudah ada atau anda membuatnya sendiri, atau gunakan AutoFilter yang memungkinkan anda untuk memfiltrasi pada tiap kolum.
Disini saya gunakan AutoFilter karena ini lebih fleksible tapi tentunya anda bisa menggunakan filter yang sudah ada dan bisa juga menggunakan kombinasi filter yang sudah ada dengan autofilter. Autofilter terdapa di menu Project atau bisa klik tombol dengan gambar tabung runcing. Otomatis setelah anda memilih AutoFilter maka di view setiap kolum terdapat panah kecil dan bila anda klik panah tersebut tertampil filtrasi yang sesuai dengan isi kolum itu. Saya coba pilih Genteng rusak bongkar maka terlihat hanya yang berorientasi dengan tugas tersebut tertampil. Dan bila ingin menampilkan semuanya kembali pilihlah (All).
Selain AutoFilter, metode satu lagi adalaha menggunakan filter yang sudah ada. Jenis filter bisa dilihat di menu Project dan Filter for atau bisa lewat Project Guide pilih Report dan klik Change the content or order of information in a view. Saya coba pilih Completed Tasks yang di group sesuai Duration dan disusun rapi menurut Cost.
Dan seperti biasanya autofilter masih nampak pada tiap kolum karena tombol AutoFilter masih terpilih.
Pentingnya filter bisa dirasakan pada saat anda mamantau progress tiap tugas dan sumber daya. JIka dilihat dari segi Track, filter tentunya membantu dalam menganalisa sumber daya dan tugas. Saya bisa mencari tau siapa saja dan apa saja yang digunakan untuk tugas yang memiliki durasi tertentu, persentase komplit tertentu, bahkan tukang mana saja yang bekerja pada waktu yang ditentukan.
Jadi dua metode filter tadi yang anda lihat bisa digunakan kapan pun terutama dalam mengevaluasi suatu kinerja sumber daya maupun dalam menyelesaikan konflik yang sering terjadi pada project.

18) Fine Tuning Project Plan Dengan Custom Filter
CUSTOM FILTER
Sebelumnya anda sudah menggunakan AutoFilter yang fungsinya menampilkan tugas atu resource tertentu saja pada bagian yang lebih spesifik yaitu pada kolum. Sekarang saya perlihatkan cara membuat filter sendiri.
Misalnya saya ingin mencari tau tugas mana saja yang total cost nya atau baseline cost nya mencapai Rp.1juta atau lebih. Cara membuat filter sendiri tidaklah terlalu rumit namun anda perlu mengerti beberapa langkah berikut ini. Pertama pilih menu Project dan pilih Filtered for:. Klik More filters. Karena saya ingin filter tugas maka saya pilih Task. Jika ingin filter untuk sumber daya maka pilih Resource. Pilihlah Task dan klik New. Berikan nama pada Name untuk sederhana saya biarkan nama Filter 1 dan agar nantinya filter yang saya buat ini terlihat pada menu Project maka centang Show in Menu. Kolum pertama adalah And/Or ini digunakan jika ingin melakukan lebih dari satu macam filter. Kali ini saya langsung ke kolum Field Name dan saya piilh Baseline Cost. Di kolum Test saya pilih Is greater than or equal to dan pada kolum value saya tulis 1000000. Jika anda ingin agar filter ini menampilkan rangkuman row untuk hasil filtrasinya, centangkan Show related summary rows. Lalu klik OK. Kini Filter 1 sudah terbentuk dan klik Apply untuk mengeksekusikannya. Pastikan view yang ditampilkan adalah Project Cost maka klik Report dan pilih see Project cost dan tampilkan kembali filter nya dengan memiilh menu Project lalu Filter for dan pilih Filter 1 yang barusan dibuat. Seandainya anda tidak melihat filter yang baru anda buat ini berarti anda tidak pada view yang tepat. Misalnya disini kita buat filter untuk Task maka jika saya buka view yang isinya Resource dan walaupun saya ke Project dan Filtered for maka filter yang barusan dibuat tidak akan tampil. Jadi ingat sebelum apply filternya pastikan viewnya diset sesuai terlebih dahulu. Dan seperti yang anda lihat disini view menampilkan semua tugas (tasks) yang mempunyai Basline Cost lebih dari atau sama dengan Rp.1juta.
Sekarang mari kita coba membuat filter untuk Resource (sumber daya). Kali ini saya ingin melihat hasil dari filtrasi yang hanya memperlihatkan nama tukang yang bekerja lebih dari 200 jam. Lakukan tahap seperti sebelumnya dan kli ini pilih Resource. Saya sudah buat filternya yaitu My Filter 1 saya perlihatkan isinya. Sekarang saya eksekusikan My Filter 1. Dan terilhat disini nama tukang Made, Waya, Komang, Ngurah, Ipul, Fardi memiliki waktu kerja lebih dari 200 total jam kerja dan disebelahnya adalah perincian dari total kerja tersebut.
Sekarang saya ingin perlihatkan tambahan sedikit dari filterasi ini karena kita juga ingin membuatnya menggunakan AND/OR. Pilih Project dan Filtered for dan klik More Filters. Pilih My Filter 1 dan klik Edit. Saya ingin tahu nama tukang yang bekerja lebih dari 200 jam ATAU tukang yang bisa dialokasikan tugasnya agar menghindar dari resource overallocation konflik. Pada saat apply di klik maka tertampil nama tukang (sumber daya) yang memiliki waktu jam kerja lebih dari 200 jam ATAU (OR) sumber daya yang bisa dialokasikan. Terlihat banyak yang tidak ditugaskan (unassigned) dan inilah yang memiliki faktor “bisa dialokasikan.”

19) Fine Tuning Project Plan Dengan Analysis Toolbar
USING ANALYSIS TOOLBAR
Ada beberapa kemungkinan kenapa Analysis toolbar tidak nampak pertama kali di menu View. Contohnya, ada kesalahan pada saat instalasi Component Object Model (COM) add-ins sehingga Analysis toolbar tidak ter-instalasi. Atau global file terhapus sehignga toolbar tidak akan menampilkannya di menu View. Bagaimanapun juga solusi untuk menampilkan Analysis toolbar cukup mudah.
Klik menu View dan pilih Toolbars lalu klik Customize dan klik Commands. Pada Categoris box klik All Commands. Di Command box pilih ComAddInsDialog klik, tekan dan taruh di toolbar. Pada saat anda drag perhatikan tanda garis hitam ini menunjukkan dimana akan ditaruh COM Add-Ins ini. Klik Close untuk menutup Customize dialog box. Klik COM Add-Ins yang barusan ditaruh di toolbar. Hapus centang untuk semu Adjust Dates, Copy Picture to Office, dan PERT Analysis dan klik OK. Klik COM Add-Ins lagi dan centang balik semuanya lalu klik OK. Sekarang pergi ke menu View pilih Toolbars dan klik Analysis dan tampillah Analysis toolbar.

20) Fine Tuning Project Plan Dengan PERT Analysis
GUNAKAN PERT ANALYSIS UNTUK ESTIMASI DURASI TUGAS
Anda punya banyak cara mengumpulkan informasi untuk mengestimasi durasi project. Namun, kebanyakan metode tidak memiliki kemampuan dalam menganalisa best-case dan worst-case scenario. Tetapi PERT (Proram, Evaluation, and Review Technique) analysis bisa melakukan hal ini.
Anda bisa melakukan suatu PERT analysis untuk mengestimasi sebuah durasi tugas. Setelah anda menentukan durasi untuk optimistic, pessimistic, dan ekspektasi pada tugas di jadwal project anda, Microsoft Office Project 2007 mengkalkulasikan nilai rata-rata ketiga durasi tersebut. Secara manual anda pun bisa mengubah durasinya masing masing dalam menentukan durasi terpendek, terpanjang, dan perkiraan tanggal penyelesaian suatu project.
Setelah anda memberikan nilai durasi ketiga-tiganya, anda bisa lihat tiga jenis jadwal berdasarkan durasi optimistik, pesimistik, atau ekpektasi. Anda pun juga bisa membuat Microsoft Project 2007 untuk mengkalkulasi suatu durasi yang berdasarkan pada nilai yang anda tentukan pada tiap tipe durasi.
Anda bisa melakukan PERT analysis dalam dua cara:
1) Gunakan nilai default pada estimasi durasi jika anda berpikir bahwa ekspektasi durasi estimasi lebih cendrung akan terjadi dibandingkan durasi optimistik ataupun durasi pessimistik estimasi dan jika anda juga berpikir bahwa kedua estimasi terakhir hampir mirip.
2) Ubah nilai default pada estimasi durasi jika anda merasa kurang yakin dengan penilaiannya. Contohnya, salah satu tugas di project anda memiliki optimistik durasi 3 bulan, dan ekspektasi durasi 4 bulan, dan pesimistik durasi 6 bulan. Bila menggunakan nilai default estimasi durasi maka Microsoft Project 2007 akan menghitung 1 kali pada optimistik durasi, 4 kali pada ekspektasi durasi, dan 1 kali pada optimistik durasi. Jumlah total dari kalkulasi ini adalah 25 yang terdiri dari 3 bulan optimistik ditambah 4 bulan ekspektasi ditambah 4 bulan ekspektasi ditambah 4 bulan ekspektasi ditambah 4 bulan ekspektasi ditambah 6 bulan pesimistik. Angka 25 kemudian dibagi 6 yang hasilnya digenapkan ke decila 2 terakhir yang menghasilkan jumlah nilai rata rata 4.17 bulan. Jumlah inilah (4.17 bulan) yang dimasukkan ke kolum Durasi pada tugas di project anda.
Perhatikan bahwa PERT analysis di Project 2007 hanya bisa melakukan analisa pada level tugas saja sedangkan pada summary level ataupun keseluruhan data project tidak bisa dianalisakan dengan Project 2007 ini.

21) Penampilan Project Plan Pada Office Program
COPY INFORMASI PROJECT KE APLIKASI OFFICE
Anda telah mengerjakan berminggu-minggu dalam mempersiapkan sebuah project, dan sekarang anda perlu memperlihatkan hasil kerja keras anda kepada rekan kerja atau atasan dikantor. Semua informasi yang kaya akan bentuk bar dan network diagram ada didalam Project anda, namun bagaimana anda memperlihatkan semua ini kepada mereka yang tidak punya aplikasi Microsoft Project? Gunakan wizard untuk memperlihatkan project anda ke dokumen PowerPoint, World, atau Visio.
Pertama Anda harus pertimbangkan apa saja yang ingin anda presentasikan. Anda tentunya tidak ingin memperlihatkan hal hal yang tidak penting dan anda perlu menyembunyikan kolum yang berisikan info tersebut seperti informasi mengenai gajih. Selain menyembunyikan kolum, anda juga bisa menseleksi sebagian kolum yang akan dipresentasikan sebelum anda mulai menggunakan wizard.
Setelah selesai menyusun info yang ingin diperlihatkan / dipresentasikan, klik Analysis yang ada di toolbar, dan klik Copy Picture to Office Wizard maka muncul dialog box pertama untuk memilih apakah original outline level ditetapkan atau dirubah. Jika anda tidak melihat Analysis di toolbar, klik View menu klik Toolbars dan pilih Analysis. Jika Analysis tidak ada, saya anjurkan untuk melihat demo Analysis Toolbar.
Di tahap kedua pada wizard dialog box, anda tentukan bagian row mana yang ingin anda tampilkan untuk presentasi anda. JIka anda ingin memperlihatkan data pada waktu dan tanggal tertentu, anda tinggal ubah dibagian Timescale.
Anda jugatentukan seberapa besar gambaran presentasi anda. Pilihlah Default untuk ukuran standard 8 x 6 inchi. Sedangkan Maximum bila anda ingin buat print out yang ukurannya sebesar 22 inchi atau anda tentukan sendiri dengan Custom.
Di tahap ketiga pada wizard, preview gambarnya dan pilih program mana yang akan anda gunakan.
Di tahap keempat/terakhir, pilihlah informasi tambahan bila perlu. Informasi tambahan ini akan muncul tepat diatas gambar yang anda buat di tahap 1-3. Pada saat anda klik Finish maka wizard ini menghasilkan 2 hal yaitu: gambar yang telah anda tentukan pada tahap 1-3 seperti yang anda ilhat ketika anda klik Preview, dan informasi mendetail tentang project anda sesuai yang anda pilih pada informasi tambahan. Perlu dicatat bahwa tiap kali anda rubah informasi pada project maka anda perlu membuat presentasi dari awal lagi karena apapun perubahan (update) yang anda lakukan tidak akan merubah pada aplikasi Office secara otomatis.
Apakah organisasi / perusahaan anda sudah punya website dimana tempat saling tukar informasi juga terdapat didalamnya? Selain membuat gambar informasi project ke aplikasi Office, anda bisa buat website dan upload gambar tersebut kesitu. Pertama tentukan kolum informasi yang ingin ditampilkan pada website. Kemudian pilih Report menu dan klik Copy PIcture. Anda bisa tentukan jenis gambar, apa itu gambar untuk ditampilkan di layar, atau di print, atau ke format GIF. JIka anda pilih For Screen atau For printer, gambar yang diambil akan di copy ke Office Clipboard. Anda harus menggunakan aplikasi lain seperti Photoshop atau Wordpad lalu tekan Ctrl + V dimana anda bisa meng-paste informasi project anda lewat aplikasi lain tersebut. Pilih row mana yang ingin di copy dan tentukan tanggalnya.
Setelah membuat gambar, kini giliran untuk di upload ke website perusahaan anda.

22) Amankan Project Plan Dengan Password
CARA MEMPROTEKSI DOKUMEN PROJECT DENGAN PASSWORD PROTECTION
Dokumen yang sensitif dan penuh rahasia sebaiknya tidak dipublikasikan atau bisa di akses oleh siapa pun. Oleh karena itu anda perlu memproteksi project anda dengan password protection.
Klik File dan Save As. Dibagian bawah pencet tombol Tools dan klik General Options. Isi passwordnya. Jika and tidak mau dokumen anda diedit, centang Read-only recommended. Ada baiknya anda membuat backup untuk dokumen project anda. Klik OK. Masukkan lagi passwordnya. Klik Save. Pilih OK untuk overwrite existing filenya, atau Cancel jika ingin menamakan filenya dengan nama lain. Saya pilih Cancel dan saya namakan Project Guide Protection. Klik Save. Sekarang saya buka kembali file Project Guide Protection dan disini ditanya bahwa file ini hanya bisa di read-only (hanya bisa diilhat tidak bisa diedit) Jika hanya ingin read-only maka klik Yes jika tidak klik NO. Sekarang diminta passwordnya, saya tulis passwordnya. Bagi yang tidak tahu passwordnya tidak akan bisa membuka ataupun melihat isi dokumen project anda. Saya coba rubah isi project ini untuk lihat berhasil atau tidak. Saya klik Save dan muncul peringatan bahwa jika saya ingin perubahaannya tersimpan maka klik OK dan harus memberikan nama file baru. Ini berarti otomatis kita tidak bisa merubahnya karena awalnya sudah dikatakan bahwa file ini hanya read-only dan bila ingin melakukan perubahan bisa disimpan namun harus memberikan nama file baru dan tidak bisa overwrite file yang sudah dibuka. Oleh karena itu saya namakan file ini New Project Guide. Demikian caranya memproteksi dokumen project anda dengan menggunakan password protection.

23) Penampilan Project Plan Pada Adobe Acrobat Reader
SAVE PROJECT KE FORMAT ADOBE PDF FILE
Sebelumnya anda bisa menampilkan project plan ke format aplikasi Office lainnya untuk memudahkan mereka melihat dan memahami kemajuan progress project anda. Namun bagaimana jika anda ingin menyimpannya ke dalam format Portable Document Format (.pdf file) karena banyak kalangan yang menggunakan Adobe Acrobat Reader. Misalnya anda punya suatu project yang besar dan mengandung informasi sensitif dan hanya orang tertentu saja, katakanlah para manager saja yang bisa melihatnya dan tidak memperbolehkan yang lainnya meng-akses ataupun melihat view plan tertentu. Di Project 2007 anda bisa melakukan dua hal: cara rumit atau gampang. Cara rumit anda harus instal Project Server 2007 dan kemudian setting User Profile dan Akses seperti halnya menginstal server dari awal. Tentu Project Server 2007 mempunyai keunggulana dalam kolaborasi namun pilihan kedua, yakni yang mudah, jauh lebih cepat dan sederhana. Pilihan kedua ini adalah menampilkan view plan yang ingin anda perlihatkan lalu di print dalam format PDF dan kirimkan file PDF itu kepada mereka (bos atau manager lain) lalu tinggalkan project plan anda terkunci dengan password-protection sehingga yang lainnya tidak bisa melihat ataupun meng-aksesnya. Pertama pilihlah view plan yang ingin anda print ke forma PDF. Disini saya ingin print View Gantt Chart. Lalu klik File dan Print. Perhatikan di Name harus dipilih Adobe PDF dan klik Preview sebelum anda print untuk memastikannya. Lalu klik Print dan OK. Selain view Gantt Chart, tentunya anda bisa print view lainnya juga contohnya disini saya pilih Calendar karena saya ingin agar anak buah mengerti skop dan jalannya proyek ini. Calendar lebih ditujukan kepada atasan dan team member. Pada print preview untuk Calendar, anda bisa set margin sesuai yang anda inginkan. Secara default ia sudah bisa memperlihatkan keseluruhan isi calendarnya. Sekarang katakanlah anda ingin print bagian yang sensitif yaitu jumlah ongkos total dari keseluruhan project ini. Disini saya pilih Project Cost. Ini tentunya view plan yang sensitif dan hanya kalangan bos dan manager saja yang bisa melihatnya. Sama seperti sebelumnya, pastikan di bagian Name Adobe terpilih. Untuk pilihan view plan lainnya klik ke View menu dan pilih More Views. Disini tertampil seluruh macam view plan dan anda tentukan sendiri mana yang di print untuk kalangan siapa dan mana yang penting di print untuk kalangan rahasia dsb. Untuk kalangan supervisor dan HRD view plan Resource Usage lebih tepat karena mereka ingin laporan waktu atas dasar sumber daya (resource) yang telah bekerja pada tugasnya masing masing dan ini tentunya berhubungan sekali dengan gajih (payroll). Seperti anda lihat, inilah summary dari Resource Usage yang lengkap dengan jumlah total jam kerja pada tiap sumber daya manusia dan tentunya tidak memperlihatkan ongkos pada tiap sumber daya karena ini dirahasiakan baik terhadap supervisor maupun kalangan HRD. Untuk kalangan Accounting atau Finance, pilihlah Resource Sheet dengan tabel Cost dan Summary yang memperlihatkan Baseline Cost, Acutal Cost, dan Remaining. Pada summary terlihat Standar Gajih per jam dan Lembur nya serta total kerja masing masing sumber daya manusia. Dan bagi anda sendiri sebagai project manager, tentunya total jam kerja yang lebih detail akan membantu dalam mengalokasikan tenaga kerja seperti yang anda lihat pada view plan Resource Sheet Tabel Work, dan seperti biasanya selalu pilih Adobe PDF pada Print dialog box.

24) Fine Tuning Project Plan Dengan Lag dan Lead Time
CARA MEMBUAT LAG TIME DAN LEAD TIME
Pada Project 2007, anda bisa buat suatu delay diantara tugas yang sudah selesai dengan tugas yang akan mulai, atau buat satu tugas bertumpuk dengan tugas lainnya (overlap). Untuk membuat delay, gunakan lag time. Delay terjadi dimana tugas A dan B harus menunggu waktu, contohnya menunggu pengiriman barang datang. Untuk membuat overlap, gunakan lead time. Jika tugas B bisa dimulai seminggu sebelum tugas A selesai, 7 hari lead time sanggup mencukupi penyelesaian pada tugas B. Seperti yang anda ketahui, penentuan lead time dan lag time otomatis menyesuaikan perubahan lainnya. Tanggal mulai bisa berubah, tanggal berakhir bisa berubah, namun ketentuan pada tugas awal dan berikutnya akan tetap terjaga dan tepat pada jadwalnya sesuai yang anda perkirakan.
Lag time adalah suatu delay diantara tugas yang saling berkaitan. Contohnya, misalnya anda merencanakan untuk membongkar pipa yang bocor setelah selesai membongkar kamar mandi. Untuk tugas “Pipa bocor bongkar” anda tulis angka 2 dibagian kolum Lag pada Predecessors tab didalam Task Information dialog box dan klik OK. Untuk membuka Task Information pilih tugas berikutnya lalu dobel klik. Secara default unit waktunya dalam hari yang diberikan simbol D atau d. JIka anda ingin merubahnya ke menit kasi huruf m, jika bulang kasi m, jika minggu kasi w.
Lead time adalah situasi dimana tugas yang saling berkaitan satu sama lain saling bertumpukkan (overlap). Contohnya, membongkar pipa tidak harus menunggu kamar mandi selesai dibongkar, maka anda bisa buat lead time untuk 2 hari dan kedua tugas tersebut saling overlap atau bisa hampir bersamaan dilaksanakan. Lead time dimasukkan sebagai angka dengan nilai negatif pada kolum Lag dibagian Predecessors tab didalam Task Information dialog box. Untuk membuka Task Information pilih tugas berikutnya lalu dobel klik.
Selain di Task Information dialog box, anda bisa lihat di kolum Predecessors. 9FS+2 days singkatan dari kolum ID no.9 yaitu tugas Kamar mandi bongkar memiliki Finish-to-Start (FS) link dependency dengan tugas Pipa bocor bongkar dan +2 days yang artinya delay (lag) 2 hari. Jika lead 2 hari maka nilainya 9FS-2days. Jadi dari pada menggunakan Task Information anda bisa langsung mengisi kolum Predecessors seperti yang anda lihat ini.
Lag and lead time berguna disaat anda menghadapi konflik pengalokasian sumber daya (resource overallocation). Jadi gunakanlah sebisa mungkin untuk menambahkan lag atau lead time dalam menyeimbangkan tugas yang punya konflik resource allocation.

25) Fine Tuning Project Plan Dengan Macros
GUNAKAN MACRO UNTUK MEMPERMUDAH RUTINITAS PROJECT ANDA
Jika anda perhatikan, anda tentunya telah melakukan banyak hal pada project setiap hari baik itu analisa maupun membuat laporan. Tidakkan anda lelah melakukan hal yang sama tiap minggu, tiap bulan dsb? Seandainya saja ada tool yang bisa mempercepat proses rutinitas anda tiap hari, anda pasti lega! Tidak usah berharap lagi, karena kini Project 2007 telah hadir dengan fitur Macros yaitu alat yang merekam setiap gerak gerik yang anda klik, pilih, ketik dsb di project. And tidak perlu lagi mengulang semua proses pembuatan laporan maupun memperlihatkan hasil analisa anda. Cukup dengan klik tombol Macro maka hasilnya pun nampak dalam sekejap!
Tampilkan dahulu fungsi Macros lewat menu Tools dan pilih Macro. Atau juga bisa klik tombol kanan mouse pada toolbar dan pilih Visual Basic. Macros sendiri sudah memiliki berbagai macam rekaman seperti yang anda lihat Format_Duration, Update_File, Toggle_Read_Only dsb. Dan sekarang ini saya akan merekam macro baru. Klik Record macro di toolbar atau bisa lewat menu Tools lalu pilih Macro dan klik Record New Macro. Berikan nama untuk Macro nya. Nama yang diberikan tidak bisa mengandung spasi dan jika ada spasi maka peringatan box muncul untuk anda menggantikan namanya. Disini saya namakan Print_Report. Shortcut key untuk start dan stop rekaman dan hanya bisa menggunakan huruf A-Z tetapi jika saya pilih C atau R maka peringatan box muncul mengatakan bahwa kombinasi Ctrl dan huruf tersebut sudah digunakan pada Project 2007 dan anda harus memilih kombinasi lain. Saya pilih kombinasi Ctrl + m. Store Macro tempat untuk menyimpan rekamana anda dan Global File tempat yang bisa diakses semua orang jadi saya pilih ini. Berikan deskripsi agar yang lainnya mengerti fungsi dari rekaman ini. Pilih Row dan Column References dimana relative berarti perekaman akan merekam pada view row yang sedang direkam saat ini sedangkan absolute akan merekam hanya pada row dan kolum tertentu sesuai yang anda pilih pada saat anda merekam. Saya biarkan pilihan row dan column secara default dan klik OK. Sekarang mulailah memperagakan gerakan (klik mouse, pilih menu dsb) yang ingin direkam, perhatikan bahwa saya melakukan hal seperti dibawah ini. Misalnya saya ingin membuat laporan mingguan mengenai aktifitas yang akan dikerjakan pada minggu tersebut, maka langkah yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Pilih Report menu klik Report
2. Pilih Current Activities
3. Klik Select
4. Pilih Tasks Starting Soon
5. Klik Select
6. Pilih tanggal yang ingin dilampirkan. Saya pilih untuk 1 minggu dari tanggal 12 sampai 17.
7. Klik OK
8. Klik Print
9. Klik OK
Dan stop perekamannya. Nah sekarang daripada mengulang semua tahap 1 sampai 9 saya hanya perlu Run macro Print_Report dan tinggal memilih tanggal yang ingin dilaporkan. Disini saya ingin laporan minggu lalu dan minggu depan.
Anda juga bisa meng-edit isi macro yang penuh dengan VBA code. Jika anda mahir, silahkan melakukan perubahaan sesuka hati. Pilih macro yang ingin di edit dan klik Step Into. Ini langsung membuka Microsoft Visual Basic Editor. Demikian cara membuat sebuah Macro.

26) Fine Tuning Project Plan Dengan Split Task
Pemecahan Masalah Konflik Resource Dengan Split Task
Membagi tugas berarti menginterupsi jadwal kerja untuk tugas tersebut yang mengakibatkan terbentuknya suatu gap atau pemisah pada garis waktu (timeline), inilah yang disebut dengan Split Task. Pada Project 2007, split task bisa digunakan untuk memecah permasalahan pada konflik sumber daya (resource) seperti yang terlihat disini dimana nama tukang berwarna merah dengan tanda peringatan.
Pertama kita lihat dengan Gantt Chart view untuk melihat penyebabnya resource konflik. Disini sudah jelas bahwa pada Tugas Utama Mulai renovasi tahap pertama semua tugas dilaksanakan bersamaan. Oleh karena itu perhatikan nama-nama tukang serta tugasnya agar tidak saling berbenturan. Piilh Split Task pada toolbar dan arahkan pada tugas yang ingin dibagi. Cara membaginya pilih tugas kemudian klik sekali maka tugasnya terbagi. Untuk memindahkannya ,arahkan mouse sampai tanda panah empat arah muncul lalu klik dan tahan dan geserkan ke hari yang diinginkan lalu lepas. Anda lihat sekarang sudah saya pindahkan ke tanggal 5/19/08. Untuk memindahkan keseluruhan tugas ini tanpa merubah pemisahannya (gap), pilih bagian bar pertama, klik dan tahan lalu geser ke tanggal yang diinginkan lalu lepas. Planning wizard dialog box muncul mengatakan bahwa anda telah menggeser “Kamar mandi bongkar setelah tugas Pipa bocor bongkar dan diberikan opsi apakah ingin dibuat link diantara tugas tersebut atau tidak. Untuk contoh, saya pilih agar link dibuat. Untuk menggabungkan kembali tugas yang terbagi, pilih bar kedua, kilk dan tahan lalu geser sampai menyentuh bar pertama dan lepas. Perhatikan bahwa link dependencynya bersifat Finish-to-Start (FS) dan jika ingin memindahkan Kamar mandi bongkar ke tanggal lebih awal tidak diperbolehkan.
Kemudian saya link Pipa bocor dengan ubin bongkar untuk menghindari resource konflik yang dikerjakan oleh tukang yang sama (Wayan, Made, Komang). Tidak semua tugas harus dimulai pada tanggal yang sama maka saya pindahkan Lepas bekas paku dan saya samakan dengan tugas sebelumnya dan saya berikan link dependency Finish-to-Finish (FF) diantaranya yang berarti kedua tugas ini selesai bersamaan.
Saya berikan contoh lagi pada Split Task untuk Genteng rusak bongkar. Saya pindahkan tugas ini ke tanggal 5/12/08. Saya pastikan tidak menyentuh bagian abu-abu karena ini hari libur (minggu). Saya split juga untuk tugas yang menyentuh area libur (minggu). Tidak relevan pada pembagian tugas Genteng rusak maka saya gabungkan kembali. Lalu tugas Plafon rusak dan Genteng rusak saya berikan link dependency Finish-to-Start. Project 2007 cukup pintar untuk mengetahui tindakan anda, disini saya geser tugas Jendela rusak dan otomatis Planning wizard muncul mengatakan apakah ingin membuat link antara kedua tugas tersebut dan saya pilih iya dan OK.
Tugas terakhir pembuatan tempat aduk semen pasir yang dimiliki oleh Made Komang dan Wayan agak rumit karena celah waktu sudah penuh bagi mereka dan terpaksa harus dipindahkan diluar skop waktu 11.14 hari ini. Sekali lagi Project 2007 mengerti tindakan saya dan meminta apakah ingin di link dengan tugas Lepas bekas paku. Kali ini saya tidak ingin ada link maka saya pilih “geser tanpa link” dan klik OK. Saya coba taruh tugas ini agar tidak konflik. Tapi seperti di view Resource Sheet ini masih terdapat konflik resource. Saya coba sekali lagi dengan tugas terakhir dihubungkan ke Pipa bocor agar memiliki Start-to-Start link dependency. Namun tampaknya tidak memberikan solusi apapun, nama mereka masih merah. Untuk sementara saya putuskan link diantaranya. Kali ini saya coba geser Ubin bongkar namun tidak berhasil karena sudah ada link pada Pipa bocor. Satu-satunya solusi untuk ini saya coba link Ubin bongkar dengan tugas terakhir dengan Finish-to-Start dependency. Nampaknya berhasil, nama Made Wayan dan Komang sudah tidak merah lagi. Namun Ngurah Ipul dan Fardi perlu diperbaiki. Ternyata tugas Colokan listrik rusak belum diatur maka saya berikan link dengan tugas Semen titik bocor diatap. Nah kini selesai sudah penyelesaian konflik resource mari kita lihat kembali hasilnya. Demikian demo ini anda sudah pelajari cara menggunakan split task untuk memecahkan masalah resource konflik.

27) Pemecahan Konflik Jadwal dan Resource Secara Manual
Pemecahan Masalah Jadwal Dan Resource Overload Dengan Adanya Keterbatasan Waktu.
Demo ini akan memakan waktu kurang lebih 20 menit. Disini akan diperlihatkan cara memecahkan masalah resource overload dan jadwal kerjanya secara manual dan lebih mendetail dari sebelumnya. Anda akan melihat banyak percobaan karena dengan demikian anda bisa lebih memahami cara menggunakan berbagai macam fungsi pada Proejct 2007 ini diantaranya penambahan sumber daya, perubahan waktu (durasi), pengaturan link dependency, penggunaan split task, pemberian lag dan lead time, pendeteksian letak masalah, pergantian sumber daya, penggunaan contour, dsb.
Demo ini dimulai pada saat masing masing sumber daya sudah diberikan tugasnya, namun belum menentukan alokasi hari / tanggal / waktu untuk mereka kerjakan. Mari ikuti demo ini secara seksama.
Disini terdapat work overload pada tiap tugas dengan sumber daya yang sama. Agar lebih mudah dimengerti, bar diberikan warna yang sesuai dengan sumber daya manusianya. Karena bar keliatan beracakan, saya susun sesuai warnanya masing masing. Dengan penglompokan tugas sesuai sumber dayanya, anda bisa lebih mudah mengikuti cara pemecahan masalah pengalokasian sumber daya ini. Agar waktu kerja mereka sesuai dengan jadwal yang ditentukan, setiap tugas harus dikosongkan pada hari libur minggu. Gunakan split task untuk membaginya. Perhatikan durasi tugas renovasi tahap pertama ini bertambah dari 7 hari menjadi 7 hari lebih. Sebagai target, diusahakan tugas renovasi tahap pertama ini tidak melebihi dari 10 hari. Masih pada bar merah, saya ingin pembongkaran ubin dilakukan setelah pembongkaran pipa. Hal ini menyebabkan perubahan total durasi menjadi 11 hari lebih. Saya coba gunakan lead time 1 hari diantara dua tugas ini, namun apa yang terjadi, pembagian tugas bongkar ubin memenuhi hari minggu maka perlu di split dan sisanya digabungkan menjadi satu kembali. Setidaknya total durasi berkurang menjadi 10 hari lebih. Untuk pembuatan aduk semen pasir saya taruh di paling akhir. Dampaknya agak sedikit mempengaruhi total durasi kerja namun sementara waktu saya biarkan.
Berikutnya tugas dengan bar warna kuning. Dari tugas lepas bekas paku sampai semen titk bocor diatap saya berikan link dependency Finish-to-Start. Untuk tugas semen titik bocor saya coba berikan lead time 4 jam. Kemudian tugas berikutnya saya berikan link dengan lead time 1 hari. Dan terakhir pada tugas pembongkaran plafon diberikan link juga dengan lag time 2 hari. Lag 2 hari ini saya berikan agar beban kerja mereka tidak terlalu menumpuk.
Berikutnya tugas dengan bar warna biru. Dari tugas pembongkaran kamar mandi sampai pembongkaran jendela diberikan link Finish-to-Start (FS).
Durasi total kerja masih diluar target. Saya coba merubah beberapa sumber daya. Dan ternyata masih terdapat konflik pada sumber daya seperti yang terlihat pada Resource Sheet view. Untuk mengetahui apa penyebabnya konflik ini perlu kita gunakan Resource Allocation view agar mudah memahami apa yang salah selama ini. Anda lihat bahwa beberapa sumber daya bekerja terlalu banyak selama 10 hari kerja ini. Dan tentunya mereka yang melebih dari 42 jam kerja selama 10 hari ini harus diusahakan agar tidak terlalu payah. Saya pilih Made Wayan dan yang lainnya berwarna merah untuk mengetahui apa yang bisa dirubah atau dihapus agar waktunya bisa dikurangi. Pada Ngurah saya lihat awal tugas semen titik bocor diatap kurang tepat maka inilah yang perlu diperbaiki. Untuk tugas semen titik bocor saya hapus lead time nya. Tiap kali kita lakukan perubahan akan selalu merubah tugas berikutnya maka perlu di split task dan digabungkan kembali.
Masih banyak lagi yang harus diperbaiki, maka saya lihat ke Resource Allocation view. Disini Made Wayan masih diatas batas total kerja 42 jam. Perhatikan bila saya pilih tugas Pipa bocor maka keterangan detailnya muncul di bawahnya, sedangkan yang sebelah kanan menunjukkan detail jam kerja untuk si Made dan pekerja lainnya. Sekarang saya dobel klik tugas Pipa bocor dan anda lihat bagian Contour.
Ketika anda menetapkan sumber daya pada tugasnya, Project otomatis mengalokasikan tugas secara merata pada durasi tugas itu. Tetapi, anda bisa mengeditnya yang dinamakan dengan work contour sehingga beban tugas bisa dipusatkan pada awal, tengah, atau akhir durasi. Contohnya, jika anda sedang membuat perangkat lunak dari awal anda mungkin ingin memusatkan beban kerja di tahap akhir (late-peaking contour) karena awalnya lebih banyak hanya membaca manual atau mempelajari konsep pembuatan perangkat lunak itu. Atau jika anda sedang melakukan survey dilapangan, tentunya ingin memidahkan beban kerja pada awal durasi dan hanya tinggal menunggu hasil survey di tahap terakhir sehingga jenis beban kerja ditaruh diawal (early-peaking contour).
Dengan menggunakan berbagai macam work contour memungkinkan untuk menyelesaikan masalah konflik resource.
Contour memiliki 8 macam tiper kerja. Flat berarti pekerjaan dilakukan secara merata selama berlangsungnya masa tugas itu, Back loaded artinya kebanyakan beban kerja akan dialihkan ke tahap akhir, Fron loaded artinya kebanyakan beban kerja akan dialihkan ke tahap awal, Double peak artinya beban kerja cenderung dipusatkan di awal dan akhir, Early peak artinya beban bertumpuk pada awal dan berkurang seiring dengan perjalanan masa tugas, Late peak artinya beban akan bertumpuk pada akhir seiring dengan perjalanan masa tugas, Bell artinya beban perlahan menumpuk pada pertengahan dan berkurang seiring perjalanan masa tugas, Turtle artinya beban menumpuk rata pada pertengahan masa tugas.
Saya akan pilih beberapa jenis contour dan perhatikan apa yang terjadi pada waktu jam kerja disebelah kanan. Jam kerja teralokasikan diantara tugas tugas yang dikerjakan oleh Made. Bila saya lakukan Front load pada Wayan malah memperburuk waktu kerjanya, saya tidak ingin melakukan ini. Ini artinya pengalokasian work contour tidak bisa disamakan untuk setiap sumber daya dan anda harus tahu persis apa yang terbaik diberikan pada tiap sumber daya dalam mencari solusi ini. Walaupun Front load pada Wayan secara jam kerja terbagi, namun jika dilihat pada Gantt Chart view ini menyebabkan penambahan durasi total tugas renovasi tahap pertama. Ini tidak baik, maka saya kembalikan situasi sebelum Work Contour dirubah. Dan kini kita kembali pada total durasi 10 hari.
Lalu bagaimana cara mensolusikan permasalahan ini jika perubahan pada work contour kurang optimal. Mari kita buka Resource Allocation view sekali lagi untuk menyeledikinya lebih lanjut. Anda mengetahui bahwa telah ditetapkan 7 jam kerja per harinya, maka sudah jelas 8 jam melebihi batas jam kerja untuk Made Wayan dan Komang dan ini disebabkan karena tugas pembongkaran pipa bocor dan pembongkaran ubin dilakukan pada hari yang sama yaitu hari Senin (M). Lihatlah pada tanggal 12 Mei terjadi lead time untuk tugas ubin bongkar maka ini harus diperbaiki. Saya kembalikan lag ke nol. Dan kini durasi pembongkaran ubin kembali pada 7 hari seperti semula. Lead time tidak baik digunakan pada saat sumber daya telah menggunakan kapastias maksimum jam kerjanya untuk hari tersebut. Tugas pembuatan aduk semen pasir nampaknya tergeser diluar batas durasi 10 hari maka saya geser ini balik. Saya coba berikan waktu yang tepat untuk tugas yang satu ini tapi nampaknya semua sudah terokupasi. Saya coba berikan tugas ini link Finish-to-Finish dependency. Kita lihat apakah perubahaannya positif atau tidak, saya coba lihat di Resource Sheet view. Ada perubahan baik, peringatannya sudah hilang untuk Made Wayan dan Komang tetapi mereka masih berwarna merah. Kemungkinan tugas terakhir tadi itu yang menyebabkannya. Saya coba ubah tugasnya dari Finish-to-Finish menjadi Finish-to-Start. Akhirnya berhasil juga, Made Wayan dan Komang kini sudah bebas dari permasalahan alokasi. Kini tinggal Ngurah Ipul dan Fardi. Mari kita balik ke Gantt Chart view. Sepertinya permasalahan yang sama kita hadapi untuk sumber daya ini. Saya coba hilangkan lead time untuk mereka dan digantikan menjadi 2 hari lag time karena saya lihat mereka bisa diberikan beberapa slack (waktu lenggang) selama 10 hari durasi tugas renovasi tahap pertama ini. Oh tidak, terlalu jauh dari perkiraan. Saya ulangi menjadi 1 hari lag saja. Nah ini jauh lebih baik setidaknya untuk kelompok ini tidak melebihi durasi tugas pembongkaran ubin. Perlu diselidiki tugas yang memiliki lead time perlu dihapus. Nampaknya semua sudah OK, coba dilihat di Resource Sheet dan Resource Allocation view. Semua baik baik saja. Tiap sumber daya tidak melampaui batas kerja 7 jam per hari dan ini bagus. Pada Task Usage terlihat jumlah total kerja yang dihasilkan tiap harinya untuk Tugas Utama Renovasi tahap pertama.
Walaupun kita sudah bisa menyingkirkan masalah konflik pengalokasian sumber daya, kita ingin agar target renovasi tahap pertama tetap berada pada durasi tidak lebih dari 10 hari demi kenyamanan finansial / budget. Mari kita lihat sejenak apa yang bisa dilakukan agar tugas utama ini tidak melewati target 10 hari. Dari Resource Allocation view saya coba alokasikan jam kerja Made untuk tugas pembongkaran ubin agar bertumpuk pada awal dan akhir masa tugas. Dengan ini saya berharap durasi kerjanya berkurang. Hal tadi tidak menimbulkan masalah seperti yang terlihat di Resource Sheet view. Saya coba lakukan yang sama yaitu memberikan Double Peak contour type untuk Wayan dan Komang. Wah, ini betul betul diluar batas. Ternyata double peak sangat tidak berguna untuk hal ini. Ia menambahkan kerja dari 7 hari menjadi 2 kali lipat (14 hari). Saya undo semua perubahan tadi, terkecuali untuk Made. Durasinya masih diluar batas. Nampaknya mengutak atik work contour tidak dianjurkan, lalu bagaimana memenuhi target 10 hari? Bagaimana jika kita kurangi saja hari kerjanya kembali menjadi 7 hari dan saya pilih “karena saya perpendek waktu untuk meneyelsaikan tugas pembongkaran ubin ini” otomatis ia menyesuaikan. Ingat bahwa Made saya biarkan work controu dengan tipe double peak dan lihat bahwa ia masih bermasalah seperti yang terlihat di Resource Sheet ini. Walaupun pada Resource Allocation view Made dan Wayan sama sama memiliki waktu yang seimbang baik pada Pipa bocor maupun ubin bongkar. Namun demi kelancaran, saya kembalikan Made ke Flat work contour dan 100% pada unit (200% disebabkan oleh Dual peak work contour) dan saya ganti agar perubahan ini matching dengan durasi dan unit kerja. Sekarang Made hanya bekerja 24.5 jam untuk pembongkaran ubin. Anda lihat di resource sheet view Made sudah kembali normal. Tetapi total durasi masih diatas 10 hari.
Cara alternatif lain adalah memberikan tugas pembuatan tempat aduk semen pasir ini kepada sumber daya yang punya waktu luang. Akan saya berikan kepada Pak Ketut karena dia sama sekali tidak ada untuk mengerjakan tugas utama ini. Pertama saya hilangkan sumber daya lainnya dan kemudian saya putuskan link antara tugas sebelumnya dengan yang satu ini. Seharusnya tidak ada masalah karena Pak Ketut adalah orang baru yang masuk dalam tahap tugas utama ini seperti yang anda lihat di Resource Sheet semuanya baik baik saja. Secara otomatis pada Resource Allocation view nama Pak Ketut hadir untuk tugas pembuatan tempat aduk semen pasir. Bagaimanapun juga hal itu tidak banyak membantu nyatanya durasi masih 11 hari. Alternatif lain kita bisa mengurangi durasi tugas pembongkaran pipa dan ubin setidaknya selisih 1 hari dan saya putuskan bahwa pekerjaan ini berkurang sehingga dibutuhkan waktu yang lebih pendek yaitu dari 4 hari ke 3 hari. Karena perubahan ini perlu memperbaiki pada tugas pembongkaran ubin oleh karena link dependency diantara mereka. Tugas pembongkaran plafon rusak saya kurangi lag time nya menjadi 1 hari. Tugas pembongkaran ubin saya selisihkan 1 hari dan daripada mengerjakan setengah hari pada hari sabtu saya pindahkan semuanya ke hari senin. Durasi menunjukkan 10.14 hari, kita semakin mendekati target. Apakah penyebab 10.14 hari ini? Kenapa tidak genap 10 hari padahal pada Gantt Chart menunjukkan hari yang sesuai. Mari lihat Resource Allocation view. Ternyata alokasi pembagian waktu kerja antara Made Wayan dan Komang tidak terlalu seimbang. Wayan dan Komang mengerjakan 42 jam sedangkan Made hanya 24.5 jam. Saya naikkan waktu jam kerjanya si Made menjadi 29 jam dan saya turunkan jam kerjanya si Wayan dan Komang mejadi 40 jam. Akhirnya, berhasil juga mencapai target 10 hari kerja.
Demikianlah cara memperbaiki konflik resource demi tercapainya durasi 10 hari kerja dengan menyeimbangkan resource se-maksimum mungkin lewat lag time, pengalokasian waktu kerja, serta pengurangan durasi kerjanya, dan terakhir ada baiknya selalu memberikan pekerjaan kepada yang mempunyai waktu luang dan tentunya dengan pertimbangan bahwa penambahan tukang tidak memberatkan dana.

28) Troubleshoot – Menghapus Password Pada Project
CARA MENGHAPUS PASSWORD PROTECTED DOKUMEN PROJECT

Project 2007 memiliki bug kecil pada bagian proteksinya sehingga cara menghilangkan password pada file yang sudah berisikan password perlu diakali sedikit.
Saya buka file Project Guide Protection.mpp yang berisikan password. Peringatan box muncul mengatakan bahwa file ini hanya bisa dibuka dalam Read-Only namun jika saya Klik No maka harus mengisikan passwordnya. Saya isikan password untuk membuka dan mengakses file tersebut. Saya lakukan sedikit perubahan pada viewnya dan saya coba save tanpa password. Dengan kata lain saya ingin file ini disave tanpa harus mengisi password pada saat ingin membukannya kembali. Klik File dan Save As, pada Tools klik General Options. Hapus password **** disetiap box dan hilangkan centang Read-Only, klik OK dan Save. Overwrite file ini sehingga protection passwordnya juga hilang. Tutup filenya dan buka kembali. Sekarang ini seharusnya tidak perlu lagi mengisi password namun apa yang terjadi, kita dimintai password untuk membukanya. Inilah bug kecil yang saya maksud. Nampaknya fungsi penghapusan password di Project 2007 tidak optimal. Saya tunjukkan trik cara menghapusnya. Buka kembali filenya, isikan passwordnya, klik File dan Save As, pergi ke Tool dan General Options, hilangkan passwordnya, dan pada bagian Save As Type pilih Microsoft Project 2000-2003, lalu klik Save dan OK untuk overwrite. Peringatan box muncul mengatakan bahwa file original versi 2007 telah dikonversi ke versi 2003 sehingga beberapa fitur di 2007 tidak akan berfungsi, saya pilih OK. Tutup dan buka kembali filenya dan ternyata berhasil, tidak ada permintaan password. Karena originalnya dalam versi 2007 maka saya ingin save balik ke 2007 dan muncul peringatan box mengatakan bahwa file 2003 akan di overwrite ke versi 2007 saya pilih Yes. Maka sekarang jika ingin membukanya file ini sudah dalam versi 2007 dan saya bisa mulai menggunakan fitur fitur ada di versi 2007. Perhatikan, bahwa sekali anda melakukan penghapusan password melalui trik ini, anda tidak akan bisa lagi memberikannya password.

29) Troubleshoot – Memperbaiki Persentase Pada Tahap Check Progress
CARA MEMPERBAIKI PERSENTASE WORK COMPLETE PADA TAHAP CHECK PROGRESS
Disini terlihat bagian tugas dan status persentasenya namun agak membingungkan untuk tugas Rencana anggaran yang isinya 0% atau Late Task sedangkan hari ini tanggal 5 Mei 2008 dan subtasknya (Kalkulasi ongkos tukang & material) sudah 100% atau komplit. Saya coba untuk mengisinya secara manual 100% namun tidak berhasil. Jika anda mengalami masalah yang sama, saya tunjukkan cara memperbaikinya. Pilih tugas yang bermasalah, lalu klik tombol kanan mouse pilih Task Notes dan pilih General tab. Dibagian persentase ubah menjadi 100% dan klik OK. Sekarang anda lihat persentasenya sudah benar yakni 100%..

30) Perangkuman Hasil Progress Project Plan Dengan Standard Report
Membuat Laporan Teks Hasil Progress Project Plan
Seperti yang anda ketahui, Project memiliki beberapa jenis view dalam membantu anda mengevaluasi progress project anda, membantu dalam mencari titik permasalahan, dan bahkan menyelesaikan permasalahan itu. Walaupun anda bisa print view, namun kadangkala anda perlu mempresentasikan informasi project anda dalam bentuk format yang tidak dimiliki orang lain. Disini anda akan belajar cara membuat laporan yang terbagi atas dua macam yaitu laporan jenis tradisional dalam bentuk text dan yang terbaru dalam bentuk visual yang digambarkan pada chart dan diagram. Dengan visual report anda bisa mengexport data ke aplikasi Office seperti Excel dan Visio. Pertama saya ingin perlihatkan laporan dalam bentuk text dan kemudian dalam bentuk visual.
Klik menu Report dan pilih Reports. Berbagai macam pilihan dari Overview (rangkuman), Current Activities (Aktifitas terkini), Costs (Ongkos), Assignments (Tugas), Workload (Beban kerja), Custom (Modifikasi).
Pada overview terdapat pilihan Project Summary (Rangkuman Project), Top-Level Tasks (Tugas dari awal-sampai-terkini), Critical Tasks (Tugas penting), Milestone (Tahap penting), Working Days (Kerja harian). Jika saya pilih working days maka jadwal jam kerja serta hari liburnya tampil untuk di print. Jika saya pilih Critical Task maka peringatan box muncul mengatakan bahwa project ini tidak memiliki data yang bersifat kritikal. Saya coba pilih yang lain seperti Project Overview maka tampil rangkuman mengenai keseluruhan project ini dari segi perbandingan antara rencana, aktual dan perbedaan antara keduanya. Jika anda ingin print tinggal klik tombol print dan OK. Top-level report adalah laporan yang menampilkan rangkuman tugas dari level tertinggi sampai pada saat ini. Anda bisa lihat tanggal mula dan akhir, persentase tugas komplit, ongkos, dan sisa tugas untuk menyelesaikannya.
Berikutnya saya pilih Current Activities disini terdapat Unstarted TAsks (tugas yang belum dimulai), TAsks starting soon (tugas yang akan dimulai segera), Tasks in Progress (tugas yang sedang berlangsung), Completed tasks (tugas yang sudah selesai), Should have started task (tugas yang seharusnya dimulai tetapi tidak), Slipping tasks (tugas yang terabaikan). Saya pilih yang pertama dan disini memperlihatkan tugas yang belum dimulai. Pada Tasks starting soon anda harus memberikan tanggal awal dan akhir yang ingin dilihat, contohnya saya pilih tanggal 19 sampai 24, maka tampil tugas tugas beserta sumber dayanya yang akan segera dilaksanakan. Sedangkan pada Completed TAsks menampilkan tugas yang sudah selesai seperti yang anda lihat disini menunjukkan durasi kerjanya, tanggal awal dan akhir, dan ongkosnya.
Untuk bagian Cost saya pilih Cash Flow ini memperlihatkan masuk keluarnya dana yang bersangkutan denga proyek ini. Disini terlihat sangat perinci pada tiap tugas dan tanggalnya. Kini saya beralih ke Budget (anggaran belanja) segala macam yang terlibat ongkos kecuali para tukang tercantum disini.
Untuk bagian Assignments terdapat pilihan Who Does What (Siapa yang melakukan Apa), Who Does What When (Siapa yang melakukan apa dan Kapan), To-Do List dan Overallocated Resources. Saya pilih yang pertama dan tampil nama sumber daya manusia dan jenis tugasnya secara mendetail. Who Does What When menampilkan nama tukang, tugasnya, jumlah jam kerjanya, dan tanggal tugasnya secara perinci. Bila saya pilih Overallocated Resources maka tidak berhasil karena project ini tidak memiliki masalah konflik resource, jika ada tentunya akan tampil. Berikutnya To-Do List dan saya pilih untuk Mondan dan tampil keseluruhan kerja yang Mondang pernah kerjakan.
Untuk bagian Worload menampilkan Task Usage (penggunaan tugas) dan Resource Usage(penggunaan sumber daya). Di task usage menampilkan jumlah jam kerja pada tanggalnya dan sumber daya manusia dan alat / bahan bangunan yang bersangkutan dengan urutan tugas pertama sampai akhir. Pada Resource Usage menampilkan berdasarkan sumber daya dan jumlah waktu kerja yang berkaitan serta tanggalnya.
Custom report adalah pilihan untuk memodifikasi laporan yang sudah ada. Disini terlihat gabungan dari seluruh laporan / report yang tersedia dan jika anda ingin meng-edit laporan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis anda, gunakan Custom Report ini. Contohnya saya edit Top-Level Tasks, Di Task Report box anda tentukan sendiri apa yang ingin ditampilkan pada Period, Table, Filter dsb.
Demikian pilihan yang ada untuk membuat laporan dalam bentuk teks. Selanjutnya adalah laporan visual, ikuti demo berikutnya.

31) Perangkuman Hasil Progress Project Plan Dengan Visual Report
Visual Report adalah fitur terbaru di Project 2007. Visual report yang anda buat menggunakan data di Project untuk membuat Pivot Tables Excel atau Pivot Diagrams Visio. Setelah membuat reportnya, anda bisa merubah data di Excel atau Visio dan otomatis ia akan sinkron dengan Project2007.
Penting! Sebelum menggunakan Visual Report anda harus menginstal .NET Framework 2.0, Excel 2007, dan Visio 2007. Jika anda menginstal .NET Framework Setelah menginstal Project 2007 maka anda perlu pergi ke Add and Remove Program di Control Panel lalu pilih Project 2007 dan klik Change. Pilih Add or Remove Features dan klik Continue dan buka Office Project node dan set Visual Reports menjadi Run From My Computer. Setelah anda klik Continue, Project akan menginstal fitur visual report ini.
Untuk mulai menggunakan Visual Report, buka Project 2007 dan project plan yang bersangkutan. Klik Report menu dan pilih Visual Report. Anda lihat bahwa centangan pada Visio dan Excel terseleksi. Disini anda bisa membuat visual report berdasarkan Tugas atau Sumber daya atau Pekerjaan. Pertama saya ingin perlihatkan Task Status Report (US) yang berada di Assignment Summary tab. Untuk level usage saya biarkan default yaitu Weeks dan klik View. Sekarang ini anda melihat Microsoft Visio 2007. Anda bisa lihat PivotDiagram disebelah kiri. Data ini berdasarkan data yang ada di Project 2007. Bila saya pilih Actual Cost maka otomatis ia akan menambahkannya seperti yang terlihat di sebelah kanan. Begitupula dengan yang lainnya, jadi gunakan sesuai kebutuhan bisnis anda.
Kemudian saya ingin perlihatkan Cash Flow Report (US). Tidak seperti yang diperlihatkan mendetail pada Traditional Report (Laporan teks), di Visio ini hanya memperlihatkan total jumlah anggaran pengeluaran yang terbagi dua yaitu Material dan Work. Seperti biasanya disebelah kiri adalah PivotDiagram jadi anda bisa menambahkan data sesuka anda. Tentunya anda bisa print diagram ini, tinggal klik File lalu Print.
Satu lagi contoh untuk Visio Saya pilih Critical Tasks Status Report (US). Visio memperlihatkan critical task dalam bentuk seperti ini dimana jumlah total jam kerja dan Remaining work time ditampilkan untuk tiap Tugas Utama (Summary TAsk). Seandainya anda ingin menambahkan gambar ikon, pilih Apply Shape dan gambarnya yang sesuai dengan tugasnya. Nampaknya tidak ada yang sesuai dengan ikon renovasi rumah yang berhubungan dengan tugas utama ini. Sekedar contoh saja saya pilih Research and Development. DAn anda lihat bahwa pemberian ikon bisa menambahkan arti pada mereka yang melihat presentasi laporan anda, setidaknya gambar tidak membosankan peserta jadi ini salah satu fitur yang bisa dikatakan berguna.
Sekarang saya beralih ke Excel. Saya pilih Resource Cost Summary Report. Secara default pie chart yang terpilih untuk menampilkan laporan ini. Untuk menampilkan PivotTable dobel klik gambar pie chartnya. Dan seperti biasa anda bisa menambahkan data sesuai keinginan atau ketentuan bisnis anda. Untuk merubah gambar pie chart, pilih PivotChart Tools menu diatas dan klik Quick Styles. Seperti biasanya di Excel anda bisa tentukan sendiri bentuk gambar yang ingin ditampiikan apakah itu dalam bentuk bar, line, pie, area, atau bentuk lainnya baik itu 2dimensi maupun 3 dimensi. Banyak yang bisa anda modifikasi disini mulai dari layout, design, view, formula dsb.
Demikian Visual Report anda telah mengetahui cara menampilkan laporan Project 2007 ke dalam bentuk Visio dan Excel untuk presentasi anda.