Bung Arkka’s Weblog

Just another weblog @ Werk!

h-Membuat Workflows di MOSS September 12, 2008

Filed under: H-Email dan Workflow-14---6 — bungarkka @ 6:46 am
Tags:

MEMBUAT WORKFLOW

Pada demonstrasi pembuatan Laporan Permasalahan sebelumnya, ini adalah contoh workflow yang sederhana, dimana prosesnya dimulai dari laporan permasalahan dari pengguna, yang kemudian di informasikan kepada manager setempat, lalu sang manager menugaskannya kepada karyawan untuk menyelesaikan permasalahannya, dan semua proses ini kemudian diselidiki atau di tracking oleh SharePoint Server lewat View List nya.

Kini kita akan buat workflow yang lebih rumit, namun berkat workflow template yang sudah ada di SharePoint Server, anda tidak perlu susah payah membuat workflow dari awal.

Menambah Document Management Workflow di Library

MOSS workflow template sudah dirancang sedemikian rupa untuk bekerja dengan document libraries.
Tugas-tugas utama telah disertakan didalamnya seperti review, feedback dan approval.
Anda juga bisa menambahkan lebih dari satu jenis workflow pada library.
Untuk menambahkan MOSS document management workflows ke library, caranya:
1. Klik Site Actions dan pilih Create
2. Klik Document Library
3. Sebagai contoh, saya buat workflow yang bersangkutan dengan pengeluaran keuangan
4. Di Document Template, pilih Microsoft Excel dan klik Create. Kini anda punya document library untuk Pengeluaran.
5. Klik Settings dan pilih Document Library Settings
6. Klik Workflow Settings. Disini anda bisa pilih jenis workflow nya.
7. Yang pertama kita pilih Approval, dan berikan namanya Laporan Proses Pengeluaran
8. Untuk task list, pilih New task list
9. Hilangkan centang pada Allow this workflow to be…
10. Berikan centang di Start this workflow when a new item is created, lalu klik Next. SharePoint menampilkan halaman customize workflow untuk Laporan Proses Pengeluaran
11. Biarkan di Workflow Task terpilih secara default
12. Klik Approvers dan tentukan siapa yang bisa approve di dalam workflow ini
13. Di Due Date, tentukan berapa hari harus menyelesaikan tugasnya di dalam workflow ini
14. Di Cancel this workflow, centangkan pada Document is rejected, dan klik OK untuk menutupnya. Kini anda sudah punya workflow untuk Laporan Proses Pengeluaran. Kita tambahkan 2 workflow lagi.
15. Klik Add a workflow
16. Pilih Collect Feedback dan berikan namanya Koleksi Pendapat (Feedback)
17. Di Task List, pastikan workflow ini bagian dari Laporan Proses Pengeluaran Task List
18. Di History List, pilih workflow History
19. Hapus centangan pada allow this workflow to be manually started…
20. Berikan centang pada Start this workflow when a new item is created dan klik Next
21. Di Assign task, pilih One participant at a time
22. Klik Reviewers dan tentukan siapa yang ditugaskan untuk ini
23. Tentukan berapa waktu atau hari untuk mereka menyelesaikan tugas ini
24. Klik OK untuk menutupnya
25. Lakukan yang sama lagi untuk Disposition Approval workflow yang task listnya tetap bagian dari Laporan Proses Pengeluaran Task

Menggunakan Document Management Workflow

Sebelum workflownya bisa digunakan, perlu dibuat dokumen yang bersangkutan dengan workflow Laporan Proses Pengeleuaran. Disini saya akan upload Excel workbook untuk Pengeluaran RND
1. Buka Pengeluaran document library
2. Klik New dan pilih New Document
3. Klik OK. Microsoft Office Excel 2007 membuka workbook baru. Saya input beberapa data disini. Kemudian saya klik Save. Saya berikan nama PengeluaranRND.xlsx.
4. Kembali ke Pengeluaran document library dan tekan F5 di keyboard untuk refresh
5. Klik menu Edit dan pilih Workflows. SharePoint membuka halaman Workflows untuk PengeluaranRND
6. Klik Approval untuk memulai workflownya
7. Disini tentukan siapa yang punya wewenang untuk memperbolehkan PengeluaranRND ini. Klik Approvers dan ketik nama manager atau pihak yang berwenang dan klik Add lalu OK.
8. Isi pesan permohonan persetujuan PengeluaranRND ini
9. Berikan waktu untuk menyelesaikan tugasnya dan klik Start
Sekarang tinggal menunggu proses penyetujuannya untuk PengeluaranRND ini.
Dan selama proses workflow ini berlangsung, anda bisa melihat laporan sejarah mengenainya, caranya:
1. Klik link In Progress
2. Di Workflow History, klik View workflow reports
Disini anda bisa lihat hasil laporan berdasarkan masing masing workflow.
Ada 2 macam laporan untuk tiap workflow, yaitu laporan aktifitas dan laporan pembatalan / error.
Jika anda klik salah satu, Microsoft Office Excel akan membukannya dan memperlihatkan hit-count sesuai laporannya.
Dari sini anda bisa mengetahui berapa lamanya suatu workflow dapat selesai dengan baik dan juga kapan workflow itu gagal.