Bung Arkka’s Weblog

Just another weblog @ Werk!

f-Berbagi Contacts dengan Outlook September 4, 2008

Membuat Daftar Kontak

Ada baiknya untuk membuat lebih dari satu kontak list atau daftar telepon untuk sebuah site.
Seperti halnya mengkategorikan kontak list untuk karyawan, pelanggan, dan supplaiyer, sehingga anda bisa lebih baik mengendalikan siapa yang punya akses untuk melihat jenis kontak list yang mana, dsb.
Untuk membuat kontak list tambahan, caranya:
1. Klik Site Actions dan pilih Create
2. Klik Contacts dibagian Communications
3. Isi nama dan deskripsinya, lalu klik Create
4. Klik Setting dan pilih List Setting. SharePoint menampilkan properties untuk kontak list baru ini. Disini perlu di set akses atau permission untuk melihat daftar kontak list.
5. Klik Permissions for this list
6. Klik Actions dan pilih Edit Permissions
7. Klik OK untuk konfirmasi
8. Centangkan user atau group yang hendak diberikan akses agar bisa melihat kontak list baru ini. Jika ingin menghapus atau inherit akses, klik Actions

Ekspor Kontak dari Outlook 2007 ke SharePoint Server 2007 (WSS v.3.0)

Pada Windows SharePoint Service versi 2.0, biasanya terdapat pilihan Import Contact dari menu Actions yang memudahkan imigrasi daftar kontak dari Outlook ke SharePoint.
Namun untuk Windows SharePoint Service versi 3.0, yakni SharePoint Server 2007, tidak ada pilihan Import Contact.
Cara alternatifnya adalah dengan sinkron kontak list dari Outlook dengan SharePoint, caranya:
1. Buka kontak list atau daftar telepon yang ingin di import
2. Klik Action dan pilih Connect to Outlook. Outlook menampilkan Contact List dan peringatan bahwa SharePoint Contact List akan konek ke Outlook.
3. Klik Yes. Sekarang ada tambahan kontak list dari Bamboomedia Intranet dibagian Other Contacts.
4. Klik Contacts yang ingin di ekspor ke SharePoint
5. Pilih nama kontak yang ingin di ekspor atau pilih semuanya dengan pergi ke menu Edit dan pilih Select All.
6. Klik Edit dan Copy
7. Klik Bamboomedia Intranet Dafter Telepon R&D
8. Pergi ke menu Edit dan pilih Paste. Muncul peringatan mengcopy paste ke SharePoint List. Klik Yes.
9. Pilih penampilan daftar kontak list sesuai selera anda. Kini seluruh kontak list Outlook sudah dipindahkan ke Daftar Telepon R&D di SharePoint List.
10. Kembali ke SharePoint, tekan F5 untuk Refresh. Semua kontak list tampil di SharePoint sama persis dengan apa yang ada di Outlook.
Jika ingin melakukan perubahan atau tambahan pada daftar telepon R&D, anda bisa melakukannya lewat Outlook dengan mengkonek nya kembali ke Outlook dan tambahkan kontak list nya