Bung Arkka’s Weblog

Just another weblog @ Werk!

e-Membuat Meetings dari Outlook September 4, 2008

Mengorganisir Meeting dari Outlook

SharePoint memiliki site khusus yang diberikan nama meeting workspace, dimana site ini bisa dibuat dari hasil permintaan meeting yang dikirim dari Outlook.
Meeting workspace bertujuan untuk mempersiapkan para peserta meeting untuk membahas topik dan agenda sebelum meeting diadakan.
Site ini juga menyediakan kemudahan administrasi seperti mencatat persoalan keputusan dan hal penting lainnya setelah meeting selesai.

Untuk membuat SharePoint Meeting Workspace dari Outlook, caranya:
1. Buka Outlook. Pilih Calendar dibagian navigasi pane dan pilih tanggal dan waktu untuk meeting nya.
2. Klik Action dan pilih New Meeting Request. Outlook menampilkan Meeting Request dialog box.
3. Isi lengkap semua kriteria yang diperlukan. Setelah selesai, klik Meeting Workspace.
4. Klik Create. Outlook membuat Meeting Workspace dan menambahkan link pada workspace nya.
5. Klik pada link tersebut, dan tambahkan topik dan agenda pada workspace.
6. Kembali ke Outlook dan klik Send untuk mengirim meeting request. Di dalamnya terdapat link ke meeting workspace sehingga para peserta yang akan hadir bisa me-review topik, agenda, dan hal penting lainnya sebelum menghadiri meeting tersebut.

Yang barusan anda buat adalah jenis meeting yang terjadi sekali saja.
Jika ingin membuat meeting untuk berulang kali, seperti meeting mingguan, anda bisa membuat workspace baru yang namanya meeting series.
Untuk membuat meeting series dari Outlook, caranya pergi ke menu Action dan kali ini pilih New Recurring Meeting.

Membuat Bermacam Tipe Workspace

Outlook memperbolehkan anda untuk membuat berbagai macam jenis meeting workspaces atau membuat link pada workspace yang sudah ada.
Untuk melihat tipe meeting workspace nya:
1. Pilih tanggalnya dan buat meeting workspace dari Calendar Outlook
2. Isi informasi seperti biasa
3. Klik Meeting Workspace
4. Klik Change Setting
5. Jika ingin menambahkan pada workspace yang sudah ada, pilih Link to an existing workspace
6. Jika ingin membuat workspace baru dengan template yang berbeda, pilih tipe workspace yang di inginkan
7. Klik OK, lalu klik Create
8. Klik Send. Buka kembali isi workspace nya
9, Klik Go To Workspace. SharePoint menampilkan Social Meeting Workspace, sebuah acara gathering dalam merayakan HUT RI ke-63.