Bung Arkka’s Weblog

Just another weblog @ Werk!

c-Edit List di Excel September 4, 2008

Melihat SharePoint List di Excel

Ada beberapa cara dalam membuat daftar (list) di SharePoint.
Sebenarnya, kebanyakan di dalam SharePoint berhubungan dengan pembuatan list baru atau menambahkan item ke list.
Untuk melihat sebuah list di Excel, caranya:
1. Buka Daftar Telepon
2. Klik Actions dan pilih Export to Spreadsheet. SharePoint membuat Excel query dan menampilkan dialog box File Download.
3. Klik Open untuk menampilkan query nya
4. Klik Enable untuk menjalankan query. Excel membuat workbook baru dan mengisinya dengan daftar telepon.

Mengapa perlu melihat daftar atau list ini di Excel? Karena SharePoints hanya sebatas memsortir atau memfilter daftar, sedangkan Excel mampu menganalisa data, chart, atau print sesuai pilihan yang ada.
Excel juga mampu mengambil data dari berbagai macam sumber, seperti dari SharePoint, database, web pages, host system, dsb.
Excel juga bisa memindahkan data dari suatu sumber ke SharePoint.

Mengedit List secara Offline dan Memperbaiki Konflik

Daftar Telepon yang anda lihat ini sudah terhubung dengan SharePoint.
Anda bisa menambahkan daftar telepon di Excel, lalu tambahan itu disinkronkan dengan SharePoint.
Ini mirip dengan mengerjakan Excel secara offline, namun bedanya setelah kembali online, hanya cell yang berubah saja yang di update ke SharePoint.
Dengan begitu, Excel otomatis menghindari konflik update yang bisa diakibatkan oleh pihak lain yang kebetulan juga sedang merubah Excel workbook nya.

Mengedit daftar secara offline meliputi 3 tahap, yaitu:
– menambahkan command synchronize pada Excel 2007 toolbar
– membuat perubahan pada daftarnya dan melakukan sinkronisasi dengan SharePoint
– menyelesaikan permasalahan konflik yang terjadi

Secara default, Office 2007 tidak menampilkan command yang meng-update SharePoint dari Excel.
Oleh karena itu, command ini perlu ditampilkan pada Excel 2007 toolbar dengan cara berikut:
1. Klik Office button lalu pilih Excel Options, pilih Customize, pilih Commands Not in the Ribbon
2. Cari Synchronize List
3. Klik Add
4. Cari Discard Changes and Refresh
5. Klik Add
6. Klik OK untuk menutup halaman Customize

Gunakan Synchonize List untuk meng-update worksheet di Excel dan di SharePoint.
Klik Refresh untuk cancel perubahan dan meng-update worksheetnya dari data SharePoint.
Jika perubahan yang anda buat berbenturan dengan perubahan yang dibuat oleh pihak lain, Excel akan menampilkan dialog box Resolve Conflicts and Error.
Dan untuk meng-overwrite perubahan dari pihak lain agar perubahan anda tetap, pilih Retry All My Changes.

Impor Data dari Excel ke SharePoint

Salah satu pekerjaan yang paling lazim di dalam dunia informatika adalah memindahkan data dari satu sistem ke sistem lain.
Cara yang paling mudah mengimport data ke SharePoint adalah Excel. 
Karena Excel bisa membaca dari berbagai macam jenis sumber data baik itu CSV files, databases, spreadsheets, web queries, dsb yang kemudian mengimpor data nya ke SharePoint list.
Buat apa mengimpor data ke SharePoint list?
Karena informasi bisa dibagi (di share) secara lebih luas dan pada format yang lebih berguna.
Pada saat anda hendak mengimpor data dari Excel ke SharePoint list, pastikan worksheet nya sudah rapi dan lengkap agar tidak terjadi masalah dalam proses pemindahan data.

Untuk membuat SharePoint list baru dari data Excel, lakukan sebagai berikut:
1. Tutup Excel jika terbuka
2. Dari SharePoint, klik Site Actions lalu pilih Create
3. Klik Import Spreadsheet dibagian Custom Lists
4. Berikan nama untuk list baru nya. Sebagai contoh saya berikan nama Daftar PC.
5. Klik Browse dan pilih Excel workbook yang ingin di import, klik Open, dan klik Import. SharePoints membuka workbook Excel dan menampilkan datanya.
6. Pilih Range of Cells dari menu, dan pilih bagian cell yang ingin di import ke SharePoint, lalu klik Import. SharePoint membuat list baru berdasarkan pilihan cell, mengimport data dari Excel, dan menutupnya.

Setelah SharePoint membuat list baru, anda bisa menambahkan view dan control access pada data baru ini.

 

One Response to “c-Edit List di Excel”


Comments are closed.