Bung Arkka’s Weblog

Just another weblog @ Werk!

c-Bekerja dengan SharePoint September 4, 2008

Membuat Daftar Telpon Perusahaan

Drop-down Daftar Telpon dengan Perincian

Drop-down Daftar Telpon dengan Perincian

Kebanyakan perusahaan sekarang ini masih mendistribusikan nomer telepon karyawan dalam bentuk print dokumen.
Metode ini sudah ketinggalan jaman, dan merepotkan bila mana perlu melakukan perubahan daftar.
Dengan SharePoint, anda tidak perlu lagi menyusahkan diri dengan kerjaan semacam ini.
Dalam pembuatan Daftar Telepon, diperlukan tahap sebagai berikut:
– membuat daftar berdasarkan Contacts template
– merubah daftar untuk mengisi kolum Departemen
– membuat view baru untuk mempermudah data entry
– menaruh daftar tersebut ke halaman utama dibagian web part

SharePoint sudah memiliki beberapa set daftar template dan Contacts template yang sesuai untuk kebutuhan perusahaan secara umum.
Dengan menggunakan daftar yang sudah disediakan oleh SharePoint, hal ini tentunya sangat menghemat waktu dan tugas anda.

Untuk membuat daftar telepon, lakukan sebagai berikut:
1. Navigasi ke halaman paling utama di SharePoint
2. Klik View All Site Content dan pilih Create
3. Klik Contacts dibagian Communications. SharePoint memperlihatkan halaman baru.
4. Berikan nama “Daftar Telepon” lalu klik Create. SharePoint membuat daftar telepon baru berdasarkan Contacts list template.

Contact template yang barusan dibuat tidak memiliki kolum Departemen, oleh karena itu lakukan sebagai berikut:
1. Klik Settings dan pilih Create Column
2. Tulis Departemen di Column Name
3. Pilih Choice
4. Tulis nama departemen administrasi, operasional, marketing, dan riset & development. Klik OK untuk membuat kolum nya.
5. Klik OK sekali lagi untuk menambahkan kolum Departemen ke dalam list.
Contacts template memiliki bermacam kolum yang sebetulnya tidak diperlukan, namun untuk sementara kita biarkan saja apa adanya.
Untuk mempermudah data entry, saya tambahkan datasheet view. Datasheet view hanya hadir jika anda memiliki edisi Microsoft Office Professional.
Untuk membuat datasheet view lakukan sebagai berikut:
1. Klik Settings dan pilih Create View
2. Klik Dataasheet View dibagian Choose a view format
3. Berikan nama “Edit Data”
4. Biarkan centang box pada Last Name, First Name, Business Phone, Departement, dan Mobile Phone. Hilangkan centang pada box lainnya karena tidak diperlukan.
5. Ubah posisi kolum untuk Departement dari nomer 8 ke 1
6. Jika sudah selesai, klik OK. SharePoint memperlihatkan datasheet view yang baru seperti yang anda lihat ini.
7. Isi daftar telepon nya seperti demikian. Jika perusahaan anda sudah punya daftar telepon dalam bentuk Excel workbook, anda bisa copy paste datanya langsung disini.
Umumnya, daftar telepon berada di halaman utama homepage.
Untuk itu, buatlah web part untuk daftar telepon nya di halaman utama hompage itu, lalu modifikasi web part nya agar memperlihatkan daftar telepon berdasarkan departemen.
Untuk membuat phone list web part, lakukan sebagai berikut:
1. Navigasi ke halaman utama hompage dan klik Site Actions lalu pilih Edit Page
2. Klik Add a Web Part untuk bagian Right web part zone
3. Pilih Daftar Telepon web part dibagian Lists and Libraries, lalu klik Add
4. Klik Edit dan pilih Modify Shared Web Part
5. Klik Edit the current view dibawahnya Selected View
6. Hilangkan centang pada Email Address, pergi ke bawah dan buka Group By, lalu pilih Departemen untuk bagian First group by the column
7. Klik OK. SharePoint memperlihatkan daftar telepon di halaman utama hompage berdasarkan Departemen nya.

Mengedit Penampilan Homepage

Agar lebih pas dengan penampilan Hompage ini, nama Homepage Knowledge Base perlu dirubah menjadi nama perusahaan Bamboomedia Intranet.
Lakukan sebagai berikut:
1. Klik Site Actions dan pilih Site Settings
2. Klik Title, description and icon dibagian Look and Feel
3. Rubah title nya menjadi Bamboomedia Intranet serta deskripsinya
4. Untuk URL nya, rubah menjadi bamboomediaintranet
5. Jika sudah selesai, Klik OK
SharePoint memperlihatkan nama baru untuk homepage nya.

Menggantikan Network Drives dengan Libraries

Kebanyakan perusahaan menyimpan shared-file nya di dalam network drive.
Terdapat kelemahan dalam melakukan metode ini yaitu tidak tahu menahu apa isi struktur file dan folder di dalamnya.
Dengan menggantikan network drives dan struktur folder nya dengan SharePoint libraries, anda mendapat berbagai macam keunggulan seperti:
– SharePoint menampilkan files ke web page interface sehinga lebih mudah dalam bernavigasi
– SharePoint mampu mencari konten dokumen yang terdapat didalamnya
– Libraries memiliki kemampuan dalam pengendalian versi pada files
– Anda bisa filter, susun, dan atur penampilan library seperti mengatur files sesuai kirteria last modified, last viewed, last access
– Karyawan bisa mengakses file secara aman dan nyaman di rumah ataupun di perjalanan, tanpa menggunakan Virtual Private Network

Oleh karena proses ini bersifat migrasi dari network drives ke SharePoint libraries, maka perlu disimpulkan tahap prosesnya sebagai berikut:
– membuat departement site
– membuat libraries untuk departement site
– upload file ke libraries

Untuk membuat departement site, lakukan sebagai berikut:
1. Klik Site Actions dan pilih Create
2. Klik Sites and Workspaces dibagian Web Pages
3. Pada title, tulis Legal Department
4. Pada URL, tulis Legal
5. Pada Template, pilih Team Site
6. Pada Categories Region, pilih Local
7. Terakhir klik Create. SharePoint memperlihatkan site baru Legal Department.

Untuk membuat librarinya Legal Department, lakukan sebagai berikut:
1. Klik Site Actions dan pilih Create
2. Klik Document Library dibagian Libraries
3. Berikan nama “Kontrak Templates” dan pilih Yes dibagian Create a version
4. Terakhir klik Create. SharePoint membuat library baru dengan pengendalian versi (version control)
Untuk upload dokumen ke library lakukan sebagai berikut:
1. Klik Actions dan pilih Open with Windows Explorer. SharePoint membuka librariny di Windows Explorer
2. Buka network drives folder dan pindahkan file dokumen nya ke SharePoint libraries
3. Kembali ke halaman Legal Department dan tekan F5 untuk Refresh. SharePoint menampilkan file dokumen yang barusan dipindahkan ke libraries.
Menggunakan Fitur Document Version Control

Sebelumnya anda telah pelajari cara migrasi network drives ke SharePoint, sekarang saatnya anda belajar cara mengatur dokumen yang telah direvisi melalui shared workspaces.
Shared workspaces adalah site khusus yang digunakan para anggota team dalam merevisi dokumen dan mempublikasi hasil revisi tersebut.
SharePoint juga mampu track-record sejarah dan perubahan yang terjadi pada dokumen melalui proses check-out dan check-in.
Misalkan, pihak HRD perlu merevisi Perpanjangan Kontrak Kerja yang telah di upload ke Kontrak Template library pada demonstrasi sebelumnya.
Maka pihak HRD melakukan hal sebagai berikut:
– melihat isi dokumen (check-out)
– membuat workspace untuk revisi
– merevisi dokumennya dan mengumpulkan pendapat (menunggu ACC) dari pihak lainnya
– publikasi kembali hasil revisi dokumen yang telah di ACC ke dalam library
– check-in hasil revisi dokumen

Melakukan check-out pada dokumen yang hendak direvisi otomatis memblokir pihak lainnya untuk membuka dokumen tersebut, dan menandakan kepada mereka bahwa dokumennya sedang di revisi.
Untuk melakukan check-out:
1. Navigasi ke Kontrak Template library jika belom
2. pilih Perpanjangan Kontrak Kerja dan klik Check Out
3. Klik OK untuk konfirmasi. SharePoint menambahkan ikon kecil pada dokumennya yang mengindikasikan bahwa dokumen tersebut sedang di check-out

Anda melakukan revisi lewat shared workspace daripada lewat email, sehingga komen bisa dilihat oleh seluruh pihak yang berwenang memberikan revisi.
Untuk membuat shared workspace:
1. Klik Send To dan pilih Create Document Workspace. SharePoint memperlihatkan halaman Create Document Workspace
2. Klik OK untuk membuat workspace nya. SharePoint membuat workspace dan meng-copy dokumen Perpanjangan Kontrak Kerja ke dalam Shared Workspace library
3. Klik Add new user dibagian Member
4. Tulis nama pihak yang ingin merevisi dokumen tersebut, atau isikan email addressnya. Sebagai contoh, saya klik Add All Authenticated Users.
5. Pilih Contribute pada bagian permission.
6. Klik OK. SharePoint menambahkan user pada daftar member untuk workspace nya

Bagi mereka yang tidak menjadi anggota / member dari shared workspace ini tidak bisa melihat isi konten tersebut.
Bagi yang merevisi dokumen ini perlu memberitahukan kepada pihak lainnya agar di review dan di ACC.
Untuk melakukan perubahan pada dokumen dan mengirimnya untuk di review:
1. Klik Legal Departement dan klik Kontrak Template
2. Klik Perpanjangan Kontrak Kerja dan pilih Edit in Microsoft Office
3. Lakukan perubahan seperti biasanya, sebagai contoh, saya rubah Kontrak ID dari No menjadi Yes
4. Tutup dokumennya dan pilih Yes untuk disimpan
5. Peringatan menanyakan apakah anda ingin check-in. Pilih No.
6. Klik dokumennya, pilih send to, dan pilih Email a Link
7. Isi email address yang ditujukan, serta subject message nya
8. Jika sudah selesai, klik Send

Setelah mendapat persetujuan dan revisi dari pihak lainnya, saatnya untuk dipublikasikan kembali dokumen tersebut ke dalam library, sehingga pihak lainnya bisa mulai menggunakan dokumen itu.
Untuk mempublikasikan dokumen yang telah di ACC:
1. Pilih dokumen Perpanjangan Kontrak Kerja
2. Klik Edit in Microsoft Office
3. Lihat perubahan jika ada lalu Save
4. Untuk check in pilih NO
5. Pilih kembali dokumen Perpanjangan Kontrak Kerja
6. Klik Check In. SharePoint memperlihatkan halaman Check In
7. Masukan komentar anda disini, dan Klik OK agar revisi yang dibuat bisa dilihat oleh pihak lainnya.

 

4 Responses to “c-Bekerja dengan SharePoint”

  1. panca Says:

    Halo, Salam kenal. artikelnya bagus sekali, boleh saya trackback ke blog saya kan ?

  2. rezaariefsetiawan Says:

    di copy ya kang..


Comments are closed.