MEMBUAT KONTROL DARI LIST

Form InfoPath bisa mengambil data dari berbagai macam sumber, termasuk dari SharePoint List.
Tetapi InfoPath tidak punya akses untuk merubah apapun di dalam SharePoint List, ia hanya bisa meng-akses secara read-only.
Di InfoPath, tipe akses ini bernama secondary data source.
Dengan secondary data source, anda bisa membuat kontrol seperti drop-down list dan bisa digunakan untuk membuat report atau laporan dari SharePoint List itu.
Untuk melakukan hal ini, pertama anda perlu membuat data connection ke list, kedua anda harus membuat kontrol yang akan mengikat nilai dan data dari list, dan terakhir anda tambahkan filter yang akan mendisplay data yang bersangkutan.

Pertama, mari kita buat data SharePoint List nya.
1. Klik List dan klik Create
2. Klik Custom List
3. Kali ini saya buat daftar list buku yang berjudul Srimad Bhagavatam
4. Klik Create
5. Sekarang perlu buat nama kolum. Klik Setting, Create Column
6. Buat kolum ID yang bersifat numerik. Terakhir klik OK. Tanda eror mengatakan nama kolum ID sudah ada. Saya ubah nama kolum ini menjadi No.
7. Buat kolum lainnya, Klik setting dan create column
8. Buat kolum Kanto yang bersifat Teks dan klik OK
9. Lakukan hal yang sama untuk membuat kolum bernama Chapter dan Deskripsi
10. Kini atur susunan kolumnya, klik Setting dan List Setting
11. Pergi ke bagian Column dan klik Column ordering
12. Tempatkan nomer kolum di urutan pertama dan klik OK
13. Kembali ke Srimad Bhagavatam. Klik New Item. Isi kolum nya seperti demikian, lalu klik OK. Nampaknya kolum Deskripsi tidak bisa memuat lebih dari satu paragraph, dan ini perlu dirubah.
14. Klik Setting dan list setting
15. Klik nama kolum deskripsi
16. Ubah tipenya menjadi Multiple lines of text
17. Berikan sebanyak 100 untuk Number of lines for editing
18. Pilih Plain text
19. Terakhir klik OK
20. Kembali ke Srimad Bhagavatam
21. Klik Creation, klik Edit Item, dan lengkapi bagian deskripsinya. Jika sudah selesai klik OK
22. Buatlah beberapa chapter lainnya lagi agar daftar buku Srimad Bhagavatam ini lebih lengkap
23. Dan beginilah isi Custom List Srimad Bhagavatam nya yang padat dan komplit
Sekarang kita sudah siap dengan konten nya, mari kita buka InfoPath

Untuk membuat data connection dari InforPath form ke SharePoint list:
1. Buatlah form baru yang kosong
2. Klik Tools dan Data Connection lalu Add
3. Pilih Receive Data dan klik Next
4. Pilih SharePoint library or list dan klik Next
5. Isi alamat URL dimana Custom List Srimad Bhagavatam nya berada. Lalu klik Next
6. Plih Srimad Bhagavatam dan klik Next
7. Pilih Nomer, Title, Kanto, Chapter, Deskripsi, dan ID. Lalu klik Next
8. Hilangkan pilihan pada Store a copy. Lalu klik Next
9. Pilih Automatically retrieve data. Lalu klik Finish dan klik Close

Untuk menambah kontrol yang akan menampilkan hasil dari data connection:
1. Di Design Task, klik Control
2. Ambil dua Drop-Down List Box dan taruh di form
3. Dobel klik pada box pertama field satu
4. Pilih Enter list manually dan klik Add. Bagian box ini menampilkan judul atau title dari Srimad Bhagavatam yang terdapat pada Custom List. Jadi, saya add semua nama judul nya untuk bagian ini. Setelah selesai menambahkan semua judul Srimad Bhagavatam, klik Apply dan OK.
5. Dobel klik pada box kedua field dua
6. Pilih Look up values from external source
7. Pilih Srimad Bhagavatam
8. Klik Xpath
9. Perluas pilihan Srimad Bhagavatam nya
10. Klik Filter Data dan Add
11. Pilih Title is equal to, dan pilih Select a field or group
12. Pilih Main dan field satu, lalu klik OK empat kali dan klik Apply
13. Klik Xpath untuk Value
14. Pilih ID dan klik OK
15. Klik Xpath untuk Display Name
16. Pilih Kanto dan klik OK
17. Klik Apply dan OK

Langkah berikutnya adalah membuat teks box yang menampilkan hasil data yang diambil.
Tentunya dalam pengambilan data perlu dipilah pilah alias di filter agar tidak menampilkan informasi yang sembraut:
1. Ambil Teks Box dan taruh di form
2. Dobel klik teks box nya
3. Klik Display dan pilih Multi-line
4. Pilih Expand to show all text. Dan klik Apply
5. Pergi ke Data
6. Klik tanda formula
7. Klik Insert Field Group
8. Pilih Srimad Bhagavatam. Perluas pilihannya dan pilih Chapter
9. Klik Filter Data dan Add
10. Pilih ID is equal to dan Select a field or group
11. Pada Main pilih field dua, dan klik OK enam kali
12. Berikan nama Chapter untuk teks box ini
13. Tulis dibawahnya Deskripsi. Disini anda buat satu lagi teks box yang akan menampilkan isi deskripsi. Perbesar box nya sehingga bisa muat lebih banyak informasi.
14. Tulis Title untuk drop-down list box pertama
15. Tulis Kanto untuk drop-down list box kedua
16. Dobel klik teks box deskripsi
17. Pilih Display dan klik pada Multi-line
18. Pilih Expand, klik Apply dan pergi ke Data
19. Klik tanda formula
20. Klik Insert Field Group
21. Perluas Srimad Bhagavatam dan pilih Deskripsi
22. Klik Filter Data dan klik Add
23. Pilih ID is equal to dan pilih Select a field or group
24. Pilih field dua pada Main dan klik OK enam kali
25. Saya tambahkan judul utama untuk form ini
26. Jika sudah selesai, klik Save dan simpan di folder My Document
Nah, sekarang tes form ini, klik Preview.
Klik Yes pada tanda peringatan.
Pilih judul dan Kanto nya, maka nama Chapter dan Deskripsinya tampil sesuai dengan apa yang ada di Custom List Srimad Bhagavatam di SharePoint.
Saya coba tes keseluruhan form ini untuk memastikan tidak ada kesalahan sedikit pun, memingat langkah-langkah menuju pembuatan form ini yang datanya diambil dari SharePoint List cukup panjang.
Sudah cukup yakin dan puas dengan hasilnya, namun perlu sedikit perubahan pada drop-down list nya Title dan Kanto.
Saya perlebar box ini sedikit.
Yang Kanto nya saya kecilkan.
Lalu tes.
Nah, beres sudah!

MEMBUAT FORM MENJADI READ-ONLY

Sebelumnya anda telah pelajari cara menghindari pengiriman form secara berulang kali. sekarang saya gunakan teknik yang sama untuk membuat sebagian form menjadi read-only setelah form nya terkirim.
1. Dobel klik bagian Request Number
2. Klik Display dan Conditional Formatting
3. Klik Add
4. Set Non Aktif Submit is equal to True dan klik Read-only lalu klik OK tiga kali
5. Klik Preview dan tes hasilnya
Sudah jelas bukan? Tepat setelah saya kirim form ini, saya tidak bisa lagi merubah bagian Request Number nya.
Jika anda ingin membuat keseluruhan form ini menjadi read-only, anda harus memilih tiap bagian nya satu per satu dan set agar menjadi read-only setelah kontrol submit terpilih.

MODIFIKASI FORMS

Untuk mencegah pengguna membuka form Service Request dari library dan secara tidak sengaja mengirimnya kembali, anda perlu me-non-aktifkan kontrol Submit button itu bila mana form tersebut dibuka dari SharePoint

Untuk itu, lakukan tahap berikut ini:
Menambah Kontrol. Untuk menambahkan Checkbox kontrol pada form:
1. Buka lokasi file SVCREQ.XSN
2. Pilih dan klik Design
3. Klik Tools dan pilih Submit Options
4. Hilangkan centang pada Show the Submit menu item dan klik OK
5. Klik Data Source
6. Pilih Service Request dan klik Add a Field or Group
7. Isi bagian Field sebagai berikut, dan klik OK
8. Ambil my-Non-Aktif-Submit dan taruh di form. Kini terdapat kotak centang untuk men-non-aktifkan tombol submit
9. Dobel klik tombol Submit
10. Pilih Display tab, klik Conditional Formatting
11. Klik Add. Dan pilih Non Aktif Submit is equal to TRUE
12. Pilih Disable this control dan klik OK tiga kali
13. Dobel klik tombol Submit, dan klik Submit Options
14. Pilih Perform custom action using Rules dan klik Rules
15. Klik Add dan Add Action
16. Pilih Set a field’s value untuk Action
17. Pilih Non Aktif Submit untuk Field
18. Klik formula
19. Klik Insert Function dan pilih Category All lalu pilih true
20. Klik OK dua kali
21. Pilih Add Action
22. Pilih Submit using a data connection dan Main submit, lalu klik OK lima kali
Sekarang di coba.
Klik File dan Preview dan pilih Form.
Berikan centang.
Tombol Submit menjadi non aktif.
Hilangkan centang.
Tombol submit kembali aktif.
Tekan Submit. Dan tidak terjadi eror.
Coba klik Send. Tidak ada eror, malah berhasil.
Perhatikan, setelah anda menekan Submit dan Send, kontrol Submit otomatis menjadi non-aktif.
Bagus! Kini form anda sudah terprogram untuk menghindari pengiriman form yang sama secara berulang kali.

Namun bagaimana jika anda ingin menyembunyikan kontrol ini dari si pengguna tanpa harus menghilangkan kontrol submit dan non aktif nya?
Untuk menyembunyikan kontrol ini, caranya:
1. KLik Design Task
2. Klik Controls
3. Pilih dan ambil Section lalu taruh di form
4. Pilih my Non Aktif Submit dan klik OK. Sekarang ada Section tepat dibawah kontrol Submit. Dibagian Section inilah yang akan menyembunyikan kontrol tersebut, dan harus diset demikian.
5. Dobel klik Section nya
6. Klik Display dan Conditional Formatting
7. Klik Add
8. Pilih the expression 1 = 1
9. Klik Hide this control dan klik OK tiga kali
10. Klik Save
Kini ambil Submit dan taruh di Section serta checkbox non aktif nya.
Sekarang coba tes, klik Preview.
Kontrol Submit dan checkbox non aktifnya tidak kelihatan.
Simpan form ini jika sudah selesai.

MENGUMPULKAN DATA DENGAN INFOPATH

SharePoint mampu mengkoleksi data dengan menggunakan list atau InfoPath Form Libraries.
Dengan menggunakan InfoPath, anda bisa melakukan data validasi, kondisional format, mengirim info ke database, mengirim info lewat email, mengumpulkan signature, dan meilhat data dalam status read-only.
Demonstrasi berikut ini akan saya pertunjukkan cara menggunakan Microsoft InfoPath 2007 untuk melakukan hal-hal yang telah disebut sebelumnya berkat adanya SharePoint Form libraries dan InfoPath Forms Services.

Membuat Form Library

Form library adalah dokumen library yang menggunakan InfoPath form sebagai template dalam menginput data dan memperlihatkannya di SharePoint.
InfoPath adalah sebuah aplikasi pembuatan form.
Untuk membuat form di InfoPath:
1. Buka Microsoft Office InfoPath 2007
2. Di Getting Started pilih Sample Asset Tracking dan klik Design this Form. Anda bisa modifikasi form ini dengan memilih opsi-opsi yang ada di Design Tasks Pane
3. Jika sudah selesai merubah form nya, klik File dan pilih Preview dan klik Form. Beginilah tampilan form Asset Tracking
4. Setelah anda puas dengan hasil form yang anda bikin ini, klik File dan pilih PUblish
5. Klik OK
6. Berikan nama file name dan lokasi untuk disimpan nya
7. Klik Save
8. Publishin Wizard muncul, pilih yang pertama dan klik Next
9. Masukkan address URL server nya, dimana InfoPath Form ini akan digunakan, lalu klik Next
10. Pilih Document Library untuk menjadikannya sebagai template di document library, dan klik Next
11. Pilih Create a New Document Library dan klik Next
12. Berikan nama document form library nya dan klik Next
13. Klik Next lagi. Dan terakhir klik Publish
Centangkan Open this document library sehingga saat menekan Close, SharePoint membuka halaman Asset document ilbrary nya.
Setelah anda selesai mempublikasikan form ini, pengguna lain bisa membuka dan mulai melakukan data entry dengan mengklik New dan New Document.
Form Asset Tracking muncul, dan isilah form ini sebagai berikut.
Setelah selesai, klik Save dan simpan form ini ke Asset document library.
Berikan nama file nya, lalu klik Save.
Kini setiap pengguna yang telah mengisi form Asset Tracking bisa dilihat dari Asset Document Library ini.

Mengirim Form Data

Form libraries umumnya bertujuan untuk mengkoleksi data dengan cara berikut:
1. Pengguna mengklik New Document
2. Pengguna mengisi form nya, menyimpannya, lalu menutupnya untuk membuat entry form baru di library
3. Pengguna bisa membuka entry baru tersebut, bisa mengedit, dsb pada form.
InfoPath juga menyediakan tombol Kirim daripada Save, karena dengan menekan tombol Kirim, maka form yang telah di isi otomatis terkirim ke email address yang berwenang.
Untuk menambahkan tombol Kirim pada template Service Request, lakukan sebagai berikut:
1. Buka lokasi file SVCREQ.XSN
2. Pilih file itu dan klik Design. Klik OK. Secara otomatis InfoPath terbuka.
3. Pilih Tools dan Submit Options
4. Centangkan Allow users to submit this form
5. Pilih Email dan klik Add. Isikan email pada To: dan Cc: dan berita di Subject, lalu klik Next
6. Biarkan secara default dan klik Next, lalu klik Finish
7. KLik OK untuk menutup Submit Options dan simpan template ini
8. Klik File dan pilih Publish
9. Pilih yang pertama dan klik NExt
10. Berikan address URL server nya dan klik Next
11. Pilih Document Library dan klik Next
12. Pilih Create a new document library dan klik Next
13. Berikan nama untuk document library ini lalu klik Next
14. Biarkan default dan klik Next, lalu Finish
15. Terakhir klik Close
Pertama kali si pengguna mengisi form ini secara online, template nya otomatis ter-download ke komputer nya. Sehingga, nantinya ia tetap bisa membuka template tersebut dari InfoPath tanpa harus online.
Sekarang saya pergi ke Customer Service document library dan saya buat dokumen baru.
Saya isi form ini sebagai berikut.
Lalu saya klik Submit, dan klik Send. Kini form nya terkirim ke alamat email yang telah ditujukan. Misalkan saya kirim ke email saya sendiri, maka inilah pesan baru di mailbox saya. Outlook otomatis membuat folder baru bernama InfoPath Forms dan berikut isi pesannya yang lengkap dengan pengisian form Service Request nya.
Form ini anda simpan untuk rekord di dalam Customer Service document library

Tombol kirim atau submit bisa anda tambahkan langsung di dalam form nya, agar nanti bila ada yang mengisi form ini lewat situs atau website, maka tombol submit bisa di klik olehnya.
Untuk membuat tombol kirim ini:
1. Buka lokasi file SVCREQ.XSN
2. Pilih dan klik Design
3. Klik Insert dan pilih More Controls
4. Ambil kontrol Button dan taruh di Form nya
5. Dobel klik kontrol button nya dan pilih Submit dibagian Action
6. Klik Submit Options, dan cek untuk memastikan kontrol button ini mengirim ke email yang sesuai
7. Jika sudah selesai, klik Apply dan OK. Klik Save
8. Klik File dan pilih Publish
9. Pilih yang pertama dan klik Next
10. Cek alamat URL nya mengarah ke Customer Service dan klik Next
11. Sesuaikan dan klik Next
12. Sesuaikan dan klik Next
13. Klik next dan publish. Terakhir klik Close
14. Tutup form Service Request nya dan Refresh halaman Customer Service document library.
Sekarang klik New Document dan lihatlah dibawah form terdapat tombol Submit.
Klik tombol nya maka dialog box menampilkan alamat email yang akan dikirimnya.
Demikianlah cara menambahkan tombol kontrol submit pada form InfoPath.