Bung Arkka’s Weblog

Just another weblog @ Werk!

Mengenal Microsoft Office Visio Professional 2007 September 15, 2008


Microsoft Office Visio 2007 memudahkan para kalangan IT dan bisnis profesional dalam memperlihatkan informasi secara visual, mengeksplorasi, dan menyampaikan informasi yang serba kompleks secara mudah dan cepat. Microsoft Office Visio 2007 mampu menyederhanakan data rumit yang terdapat pada database dengan menerjemahkannya ke dalam bentuk Visio Diagrams yang mudah untuk dimengerti bahkan oleh kaum pemula. Tidak seperti pendahulunya, Microsoft Office Visio 2007 bukan sekedar alat pembuat gambar yang statik, namun kali ini Microsoft Office Visio 2007 mampu membuat koneksi antara informasi data dengan Visio diagram dalam menyampaikan informasi secara terkini yang dikenal dengan fitur terbarunya Link Data to Shapes. Gunakan Visio Diagram yang serba komplit dalam memperlihatkan dan membagi informasi tentang susunan, SDM, dan proses kerja organisasi & enterprise Anda.

Daftar Isi Visio 2007

Getting Started
1- Mengenal fitur terbaru Visio 2007
2- Menggambar dengan AutoConnect
3- Membuat Koneksi Antara 2-D Shape
4- Membuat Watermark

Link Data to Shapes
5- Membuat Linked Data
6- Membuat Multi Linked Data
7- Label Shapes dengan Data Graphic
8- Label Shapes Add-in
9- Setting warna pada Shape Data Value

Connecting Items
10- Membuat Organizational Chart dari Excel
11- Koneksi Otomatis: Dynamic Glue
12- Koneksi Otomatis: Static Glue
13- Membaca dan Mengupdate Koneksi
14- Menambah Hyperlink pada Connector

PivotDiagrams
15- Menelusuri penggunaan PivotDiagrams
16- Meningkatkan kualitas PivotDiagrams

Database Wizard
17- Link dan Update tabel database dari Visio
18- Membuat Linked Master dan Linked Drawing

Penghubungan Benda Satu Sama Lain

1. Menghubungkan Bentuk 2-Dimensi Sudut Base: Dynamic Glue
Ada berbagaimacam cara untuk menghubungkan 2 jenis bentuk 2-dimensi. Pada umumnya, Connector Tool digunakan untuk melakukan ini yakni menghubungkan 2 jenis bentuk 2-dimensi dengan garis 1-dimensi, namun anda juga bisa menempelkan satu jenis benda 2-dimensi ke benda 2-dimensi lainnya tanpa Connector Tool. Berikut ini contoh menempelkan dua bentuk 2-dimensi dengan Dynamic Glue, mulailah buka diagram baru dengan pergi ke File, New, Maps and Floor Plans, Home Plan. Lalu ambil Base corner Master dari Cabinet stencil. Ambil Base 1 Master dan taruh diatasnya Base corner dimana akan tampil koneksi berwarna biru. Pastikan muncul kotak merah disaat anda telah menempatkannya diposisi yang tepat. Kemudian ambil sekali lagi Base 1 Master dan tempelkan disebelah kanannya Base corner. Karena sisi Base 1 terbalik maka perlu diputar 90 derajat sehingga bagian bawah Base 1 mengarah ke Base Corner Master lalu tempelkan sampai kotak merah muncul dan lepaskan. Jika anda telah melakukannya dari awal dengan benar maka jika Base Corner dipilih lalu diputar yang lainya pun ikut berputar seperti ini. Inilah sifat dari Dynamic Glue yakni benda yang tertempel akan terus mengikutinya. Demikianlah contoh menghubungkan benda dengan Dynamic Glue.

ANIMASI INTRODUCTION MICROSOFT VISIO 2007

2. Intro
Microsoft Office Visio 2007 aplikasi diagramming yang sangat mudah untuk digunakan untuk para TI dan bisnis profesional yang ingin memvisualisasikan, eksplorasi, serta menyampaikan komplek informasi, system, dan proses.
PT. Zero adalah salah satu perusahaan yang secara efektif telah menggunakan Visio 2007 dalam pengaturan informasi diberbagai bidang termasuk TI, Finansial, dan Operasi. Akhir ini PT. Zero telah berkembang pesat, Yudi, seorang Kepala Bidang TI untuk PT. Zero, harus mengelola sebuah infrastruktur besar yang selalu berkembang dan meningkat pesat. Informasi yang dibutuhkan Yudi agar bisa mengelola dan memantau perkembangan networknya berada diseluruh pelosok negeri ini. Hal ini cukup menyulitkannya untuk mengumpulkan keseluruhan informasi penting yang terkini dalam menjaga kestabilan performa network.
Yudi menggunakan Visio untuk membuat Smart Diagram untuk networknya. Dengan adanya Visio yang serbaguna dan interface yang nyaman, ia bisa membuat network diagram dalam waktu singkat. Kemampuan baru Visio yakni Data Linking mempermudah Yudi untuk mengimpor informasi dari sumber external. Sekarang Yudi mampu menunjukkan informasi rumit secara visual dengan menggunakan shapes pada diagram lewat fitur Data Grafik. Ia juga bisa menjaga informasi terkini dengan fitur baru Data Refresh. Visio mampu memperlihatkan informasi secara dinamis, lengkap, dan terini pada system infrastruktur.
Visio 2007 juga mampu memudahkan para bisnis profesional yang menangani database yang besar seperti halnya seorang Kepala Keuangan di PT. Zero, Lina. Akan memakan waktu yang sangat lama bagia Lina untuk dapat menganalisa sebuah database. Tidak khawatir, Lina telah menggunakan Visio Pivot Diagram, fitur terbaru pada Visio 2007. Lina menyimpulkan bahwa banyak hal yang memiilki high risk proses. Dengan kemampuan analisa Visio, Lina mengeksplorasi database dari sisi bisnis. Ia menemukan bahwa high risk proses lebih banyak pada proses pembuatan unit produksi. Dengan Visio, Lina mampu menyelidiki database dan menyimpulkan high risk proses untuk dilaporkan kepada yang bersangkutan dalam menjaga kestabilan dan kelangsungan perusahaannya.
Microsoft Office Visio 2007 memberikan para TI dan bisnis profesional peralatan mutakhir dalam menyampaikan informasi yang rumit dan penting secara visual yang mudah dimengerti kalangan banyak agar dalam pengambilan keputusanpun semakin konkrit dan tepat sasaran.

Linked Data

3. Membuat Link Data Secara Manual
Link Data to Shapes tool adalah tulang punggung fitur baru pada Microsoft Visio 2007. Link Data to Shapes tool hanya berguna untuk memperlihatkan informasi dari sumber data dan tidak bisa diedit langsung di Visio. Link Data mampu memberikan link ke shape walaupun datanya berasal dari berbagai macam sumber. Jenis data yang bisa digunakan di Visio adalah Microsoft Excel, Microsoft Acces, Micrososft SQL Server dan SharPoint Services Lists, dan kompatibel data sejenis OLEDB atau ODBC. Link Data bisa dibuat secara manual dengan mengambil bentuk benda yang ada di Master Shape. Untuk demonstrasi tutorial ini, saya akan menggunakan sumber data dari file DBSample.mdb yang ada di lokasi Program Files, folder Microsoft Office, folder Office 12, di dalam folder 1033. Dobel klik file tersebut dan otomatis Microsoft Access akan memperlihatkan isi database file itu. Pilih table Network-Computer. Seperti yang anda lihat, saya akan link semua isi tabel ini ke shape PC di Visio. Buka Visio jika belum dan pilih Network – Basic diagram lalu buka stencil Computers dan ambil PC Master shape. Sekarang pergi ke Data dan Link Data to Shapes. Pilih Microsoft Office Access database dan klik Next. Cari lokasi file DBSAMPLE.MDB itu dan pilih table Network – Computers. Kali ini biarkan semua column terpilih secara default dan klik Next lalu klik Finish. Anda lihat sekarang terdapat External Data yang berisi semua isi table Network – Computer. Karena pada saat memilih database saya sertakan seluruh isi kolum maka semua kolum pun terdapat disini. Walaupun Visio tidak memperbolehkan anda untuk mengedit isi database, anda masih bisa merubah Heading Kolum table Network – computer ini. Caranya klik tombol kanan mouse di External Data dan pilih Column Settings. Saya hilangkan kolum X dan YLocation. Dan MachineSN saya rubah menjadi Serial Number. Saya lakukan ini agar external data tersambung ke PC Master shape secara benar. Nama kolum yang di PC Master shape tidak bernama MachineSN tetapi Serial Number. Oleh karena itu saya ubah MachineSN ke Serial Number agar matching dengan PC Masternya. Dan saya rubah nama kolum lainnya sesuai dengan yang PC Master shape. Setelah selesai merubahnya klik OK. Semua perubahan bisa dilihat pada External Data window. Perlu diingat bahwa database aslinya tidak mengalami perubahan apapun. Mari kita lihat perubahannya pada ShapeSheet dengan cara memilih PC dan klik tombol kanan lalu pilih Show SnapeSheet. Jika anda tidak menemukannya, pergi ke menu Tools, Options, dan Advanced tab, disitu centangkan Run In Developer Mode lalu klik OK. Di dalam ShapeSheet anda bisa menemukan hal yang telah dirubah pada External Source window. ShapeSheet ini sangat berguna bagi anda yang suka mengutak atik properties Shape Data. Semua perintah diatur didalam ShapeSheet ini, bisa dibilang ShapeSheet adalah otaknya Visio. Jika anda perhatikan bahwa nilai value Type pada Memory dan Hard Drive tidak tepat (terpilih angka 0 yang seharusnya angka 2) dan ini perlu dirubah namun agar perubahan terjadi secara permanen perlu dilakukan pada PC Master Shape nya.
Caranya pilih PC Master Shape stencil lalu ke View dan pilih Drawing Explorer Window. Buka Drawing Explorer Windownya dan klik tombol kanan mouse di PC dan pilih Master Properties. Centangkan Match Master by name on drop dan klik OK. Buka Drawing Explorer Window sekali lagi, klik tombol kanan mouse di PC dan pilih Edit Master Shape. Perlihatkan ShapeSheetnya PC Master itu. Ubah kolum Type untuk Memory dan Hard Drive menjadi 2 (2 ini berarti tipe valuenya numeric sedangkan 0 berarti tipe valuenya String). Dan untuk bagian Belongs_To ubah dari True menjadi False sehingga nilai Belongs_To akan tampil disaat PC Master ditempatkan di dokumen. Tutup ShapeSheet PC Master dan PC Master window lalu Save. Nah sekarang konfirmasi ulang perubahan ShapeSheetnya PC Master. Pilihlah 4 external data pertama, klik satu per satu sambil menahan tombol Ctrl keyboard lalu ambil dan taruh ke dokumen. Otomatis Data Graphic dan External Data saling Link ke Data Shape PC Master. Perhatikan icon Link di External Data Window ini berarti datanya Network Computer terhubung dengan PC Master yang menampilkan informasi sesuai pilihan pada Data Graphic disebelah kanan. Anda bisa merubah penampilan informasi sesuai yang anda suka dengan merubahnya di Data Graphic. Jika tidak tampil, pergi ke menu View dan Task Pane.
Demikianlah demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara me-Link to Data Shape yakni menghubungkan data dari table Network – Computer ke gambar (PC Master) pada Visio 2007. Anda juga telah mengenal ShapeSheet yang bisa dirubah sesuai keinginan anda.

Sempurnakan Gambar Anda

4. Membuat Watermark
Pada demonstrasi tutorial ini saya akan perlihatkan cara menambahkan gambar background (watermark) pada gambar Network Infrastructure Divisi R and D. Caranya mudah, pergi ke Insert menu dan pilih New Page, pada Page Properties pilih Background. Untuk sementara saya biarkan namanya Background 1 lalu klik OK. Page baru bernama background 1 telah dibuat. Pada page background 1 inilah yang akan saya berikan latar belakang serta logo perusahaan sehingga saya bisa gunakan page latar belakang ini berulang kali dan menempelkannya pada gambar manapun yang saya inginkan. Untuk logo perusahaan saya ambil dari gambar JPG seperti ini. Lalu untuk menampilkannya pada page Network Infrastruktur saya pilih pagenya dan saya pergi ke menu File, Page Setup, dibagian Page Properties saya pilih background 1 lalu klik OK. Maka tampilan logo perusahaan pun Nampak pada page Network Infrastruktur. Karena logo ini berasal dari page background 1 maka anda tidak bisa mengeditnya lewat page ini dan harus diedit lewat page background 1. Sekarang saya ingin tambahkan kata Draft untuk watermarknya. Saya pergi ke page background 1 dan sata tambahkan kata Draft. Agar kelihatan sedikit pudar saya berikan warna biru muda transparan, lalu saya condongkan sedikit biar memenuhi keseluruhan page ini seperti demikian. Otomatis di page Network Infrastruktur pun tertampil kata Draft ini. Seandainya anda ingin print Network Infrastruktur tanpa kata Draft di latar belakang maka tinggal centangkan No Background jadi apapun yang ada di page background 1 tidak akan diprint termasuk logo perusahaan. Dan bila anda ingin tidak menyertakan latar belakang ini khusus untuk page Network Infrastruktur saja tanpa harus menghapus page background 1, maka tinggal menghilangkan pilihan background 1 di Page Properties-nya Network Infrastruktur seperti demikian.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara menyempurnakan gambar Visio anda dengan menggunakan latar belakang (watermark).

Linked Data

5. Menggabungkan Data dari Sumber Data Lain
Link Data juga mampu menghubungkan multi sumber data ke shape. Pada Network PC demo sebelumnya, anda telah mempelajari cara menggabugnkan informasi komputer dari table Network – Computer sehingga tiap PC menampilkan specifikasinya masing masing. Kali ini anda akan melakukan hal yang sama tapi untuk table Office – Employee Details. Pilih Data, Link Data to Shapes dan ambil file DBSample.mdb dan pilih table Office – Employee Details. Lalu pada External Data Window klik tombol kanan mouse dan pilih Column Settings. Hilangkan centang pada X dan Ylocation dan ubah Name menjadi Belongs To sebelum me-link data row ini. Agar tiap kali data row di External Data window diambil dan terhubung ke kolum Belongs_To pada PC Master shape maka klik tombol kanan dan piilh Automatic Link. Pilih Selected Shape. Pastikan shape PC sudah dipilih terlebih dahulu. Setelah memilih Selected Shape klik Next dan set Data Colum Belongs To equal to Shape Field Belongs To. Klik Next dan Finish. Konfirmasi ulang dengan membuka Shape Sheetnya dan perhatikan bahwa ada tambahan 2 Shape Data row yaitu Title dan Extension untuk setiap PC shape.
Bilamana sebuah shape telah di hubungkan ke row data di External Data window, akan sangat berguna untuk mengetahui letaknya atau posisinya didalam table data dengan cara memilih salah satu PC shape, klik tombol kanan mouse dan pilih Data, Show Linked Row, Office – Employee Details. Yang terpilih adalah komputernya Jossef Goldberg. Begitupula dengan sebaliknya jika mencari shape dari data row-nya table Office – Employee Details.

Label Shapes dari Shape Data

6. Gunakan Data Graphic Untuk Meng-update Label
Microsoft Visio 2007 memperkenalkan sebuah metoda baru yang lebih suprior yakni cara melabelkan shapes yang memiliki shape data. Salah satu kemampuannya adalah Data Graphics. Data Graphics mampu melabelkan shapes secara efektif. Anda bisa tentukan labelnya berisikan nama shape data row serta nilainya, seperti yang anda lihat disini ada Hard Drive Capacit dan nilainya. Data Graphic pun memperbolehkan anda untuk membuat yang baru dengan cara mengkopi yang sudah ada dan mengeditnya sesuai yang anda inginkan. Jika anda tidak melihat Data Graphic disebelah kanan computer anda, coba pergi ke Data menu dan pilih Display Data on Shape. Di Data Graphic klik New Data Graphic. Piilh New Item, Text, dan Serial Number. Untuk Callout-nya saya pilih Heading 3 dan klik OK. Saya tambahkan satu Text lagi dan saya pilih Hard Drive Capacity. Saya biarkan semuanya secara default lalu klik OK. Klik OK sekali lagi agar perubahan terjadi.
Bilamana anda menggunakan Data Graphics, sebuah group shape baru terbentuk dan ditambahkan pada target shape yang terpilih sebelumnya, dan jika shape yang dipilih sebelumnya bukanlah sebuah group shape maka otomatis ia akan dirubah menjadi group shape. Yang menarik adalah link data yang terhubung dengan shape nya tidak putus walaupun telah terjadi perubahan pada penampilan shape nya.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara menggunakan Data Graphic untuk meng-update Label.

Getting Started: Menggambar di Visio

7. Cara menggunakan AutoConnect
Salah satu fitur terbaru di Visio 2007 yang memudahkan dalam menghubungkan satu benda dengan benda lainnya adalah dengan menggunakan AutoConnect. Jika anda klik tombol AutoConnect pada saat membuat Connector maka ia otomatis akan mengambil shape (benda) terdekatnya untuk dihubgunkan. AutoConnect juga berfungsi menghubungkan satu shape dengan lainnya walupun tanpa menggunakan Connector tool. Berikut ini saya peragakan AutoConnect. Saya ambil Process shape dan perhatikan saat ditaruh ada tanda panah biru disetiap bagian benda segiempat ini. Bila tombol AutoConnect tidak aktif, tanda panah biru tersebut tidak akan tampil. Sekarang saya ambil Process shape satu lagi dan perhatikan apa yang terjadi saat mouse pointer menyentuh tanda panah birunya. Lalu saya lepas dan otomatis Process shape pertama terhubung ke Process shape kedua. Saya tunjukkan cara lain. Perhatikan bahwa Process shape masih terpilih lalu saya hanya mengklik tanda panah biru ini, ia otomatis mengambil Process shape dan menempatkannya langsung dibawah Process Shape kedua. Ini cara lebih mudah bukan? Nah sekarang saya pilih Decision shape dan saya klik tanda panah biru maka Process shape ketiga otomatis menghubungkannya dengan Decision shape yang ditempatkan pada arah yang saya klik. Menurut saya ini cara yang lebih praktis dibandingkan dengan menaruh dua bentuk shape lalu menghubungkannya dengan Connector tool. Inilah kemampuan AutoConnect sehingga mempercepat cara penyambungan benda di Visio. Saya tunjukkan cara yang satu lagi. Saya ingin menghubungkan 2 shape yang berbeda ini, saya tinggal memilih shape pertama lalu saya klik tanda panah biru yang paling dekat dengan shape yang ingin saya hubungkan itu seperti ini. Mudah bukan?
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara menggunakan fitur terbaru Visio 2007 yakni AutoConnect.

Label Shapes dari Shape Data

8. Label Shapes Add-In
Microsoft Visio Professional menyediakan fitur Label Shapes Add-in dari menu Tools, Add-Ons, Maps and Floor Plans. Fitur ini sudah ada pada versi Visio sebelumnya jadi bukan fitur baru. Fitur ini hanya sekedar menyediakan alternative lain dalam melabelkan shape yang anda buat. Pertama saya pilih semua PC shape lalu pergi ke Tools, Add=Ons, Maps and Floor Plans, dan Label Shapes. Label Shape Add-In hanya memiliki 4 macam jenis label yang bisa anda pilih dari menu drop-down list. Isinya adalah nama kolum dari External Data window yang diambil dari database file DBSample.mdb. Sebagai contoh, saya pilih Serial Number, Manfucaturer, dan Product Number. Penambahan Label Shapes Add-In ini membuat suatu User-defined cell baru yang bernama visCustomLabel yang letaknya dibagian paling bawah User-defined Cells didalam ShapeSheet, dan cell ini juga mereferensikan ke bagian Text Fields seperti yang anda lihat disini. Formula didalam User.visCustomLabel mengandung beberapa IF statement yang mengetes apabila ada sebuah entri disetiap shape data row.

Peningkatan Kualitas Shapes dengan Warna, Icon, dan Data Bar

9. Memberikan Warna berdasarkan Nilai
Mewarnai shapes berdasarkan nilai data adalah cara yang cukup efektif dalam menjelaskan sesuatu secara cepat, dan termasuk juga dengan penambahan icon dan data bar. Untuk kali ini saya perlihatkan cara memberikan warna berdasarkan nilai pada Space Plan Add-In. Space Plan Add-In bisa digunakan pada diagram apa saja. Jika anda punya versi visio sebelumnya, anda mengetahui bahwa Color By Value ini secara otomatis membuat Legend yang menjelaskan deskripsi warna, jumlah shapes di halaman, dan nilainya. Pertama saya pilih semua PC shape di halaman ini, lalu saya pergi ke menu Plan dan pilih Color By Value. Saya pilih Manufacturer dan ia pun memperlihatkan bahwa ada 2 PC merek Dell, 1 IBM, dan 1 Siemens, lalu saya klik OK. Warna PC shape berubah warna sesuai dengan nilai yang telah diberikan pada masing masing shape yakni 2 warna merah untuk PC merek Dell, 1 warna biru untuk PC merek IBM, dan 1 warna hijau untuk PC merek Siemens. Anda juga bisa me-refresh Legend dengan cara klik tombol kanan mouse dan pilih Refresh ataupun anda bisa mengeditnya langsung disini. Bagaimana jika saya ingin memberikan warna pada PC merek lain, tentunya disini ada lebih dari 4 merek PC, yang lainnya bermerek Compaq, HP, dan Toshiba. Caranya mudah, saya pilih row yang belum memiliki tanda link dan yang PC mereknya belum termasuk di Legend seperti demikian. Kemudian saya select all semua PC shape dan pergi ke Plan, Color By Value. Disini saya pilih Manufacturer sekali lagi maka di review tampil warna tambahan sesuai dengan merek PCnya dan saya klik OK. Nah sekarang saya sudah punya semua jenis merek PC yang diperjelas dengan warna yang berbeda dan keterangannya diberitahukan di Legend seperti ini. Bagaimana jika saya ingin juga memberikan nilai warna pada jenis Hard Drive yang berbeda, hal itu sama dengan cara sebelumnya. Anda tinggal mengubah Manufacturer menjadi Hard Drive Capacity seperti ini. Sekarang warna PC tidak bergantungan dengan nilai merek PC melainkan pada jenis tingkatan Hard Drive Capacity – nya.
Demikian cara menggunakan fitur Color By Value dalam mempermudah penjelasan shape yang ditambahkan dengan Legend.

Organizational Chart

10. Membuat Organizational Chart dari Excel ke Visio
Pada demonstrasi ini anda akan melihat cara membuat Oragnizational Chart dari data Excel. Disini anda melihat isi Excel file Employee Data dimana ada nama karyawan, posisinya, nomer telponnya, dan tempat divisinya. Visio mampu membuat gambaran dari semua informasi ini dengan cara mudah dan efektif. Di Visio buka menu File dan pilih Business, Organization Chart Wizard, di dialog box pertama yang muncul pilih Information that’s already stored in a file or database, click Next, lalu pilih file Excel, klik Next, dan saya cari berikan lokasi file Employee Data itu lalu Next. Untuk kolumnya saya pilih EmployeeName yang melapor ke Manager lalu Next. Kemudian saya pilih kolum yang ingin saya tampilkan saya pilih EmployeeName, Title, dan Telephone, lalu Next. Disini saya biarkan default lalu Next, berikutnya ada pilihan seberapa banyak informasi yang ingin anda perlihatkan. Pilihan pertama anda yang menentukannya, sedangkan pilihan kedua wizardlah yang menentukannya. Jika anda pilih yang kedua, maka anda harus pilih Nama yang akan ditampilkan paling atas seperti halnya nama bos atau CEO. Kali ini saya pilih pilihan yang pertama lalu Next. Saya biarkan pilihan default lalu Finish. Maka tertampil sudah seluruh isi organisasi yang sesuai dengan data di file Excel tersebut. Tentunya ini perlu dipercantik sedikit dan anda bisa lakukanya sesuai kebutuhan bisnis anda mulai dari penampilan latar belakang sampai menggunakan theme. Silahkan dicoba.
Demikian cara membuat organizational chart dari data file Excel. Dalam waktu singkat, anda sudah punya chart yang merepresentasikan urutan posisi kedudukan didalam perusahaan anda.

Automating Connections

11. Membuat Organizational Chart dengan Kode GetShapesByData Untuk Dynamic Glue
Visio tidak memiliki alat otomasi secara umum dalam memberikan koneksi antara shape. Demonstrasi ini akan menulusuri berbagai cara membuat koneksi otomatis (automating connections). Sebagai contoh, saya gunakan Splace Plan dari template Maps and Floor Plans. Saya cancel wizardnya karena tidak diperlukan. Data yang ingin saya gunakan dalam demonstrasi ini adalah file DBSample.mdb untuk membuat organization chart data nya dengan menggunakan Link Data to Shapes. Pergi ke menu Data pilih Link Data to Shapes, pilih Microsoft Access database, dan cari lokasi file DBSample.mdb lalu pilih Organizationa Chart Data lalu Next. Biarkan yang lainnya secara default dan klik Finish.
Shape yang akan saya gunakan pada Space Plan diagram ini adalah Person shape dibagian Resource stencil. Kolum pada External Data harus sesuai dengan Person shape ini oleh karena itu akan saya edit dengan cara mengklik tombol kanan mouse di External Data window dan pilih Column Settings. Saya ubah Email menjadi Email Alias, Telephone menjadi Phone Number, dan Reports To menjadi Manager. Saya hilangkan centang pada Master Shape karena tidak diperlukan lalu klik OK. Nah sekarang semua kolumnya sudah berubah. Pilih Person shape di Resource stencil dan Select All semua data di External Data window, ambil dan taruh di halaman seperti ini. Data Graphic tidak diperlukan maka pilih None.
Kali ini saya tinggal menghubungkan shape ini sesuai dengan kriteria manager to subordinate yakni aka nada koneksi antara atasan dengan bawahan sesuai dengan yang tertampil pada External Data window. Contohnya Suzanne Fine dan Clair Hektor adalah bawahannya Joseph Goldberg maka akan ada link antara manager dengan bawahannya. Untuk jenis connector – nya saya gunakan dari stencil Organization Chart dari template Business. Pergi ke menu File pilih Shapes dan Business dan klik Organization Chart, maka stencil baru muncul pada window Shapes disebelah kiri anda. Pilih Dotted-line report dan taruh di halaman sehingga shape ini akan tersimpan pada Master seperti demikian. Anda bisa lihat bahwa di Master tidak ada attribute Dotted-line report sebelum anda menaruhnya di halaman. Setelah anda menaruh Dotte-line report, delete shape itu.
Kini di halaman saya sudah ada shape yang terhubung ke table Organization Chart Data pada file DBSample.mdb serta connector nya yaitu dotted-line report namun belum ada koneksi diantara shape-nya.
Untuk melakukan Automating Connection ini, terlebih dahulu, saya harus membuat kode yang akan mencari shape yang kemudian dihubungkan satu sama lain. Buka VBA Editor dengan menekan tombol Alt dan F11, lalu buatlah 2 module baru. Di 2 module inilah saya akan menulis kode GetShapesByData dan ConnectSubOrdinates.
Sebelum saya terjun ke bagian kode, perlu saya jelaskan beberapa point. Visio sebetulnya menawarkan berbagai cara untuk memilih shape, contohnya, anda bisa pergi ke menu Edit, Select by Type untuk memilih shape berdasarkan tipe atau pergi ke layer dan pilih Edit, Find untuk mencari shape. Tidak seperti di kode, anda bisa gunakan metode CreateSelection untuk mendapatkan list shape berdasarkan, layer dan data graphic, dan master bahkan tipe. Sayangnya, tidak ada interface yang memiliki semua metode ini apalagi mencari shape tertentu sesuai dengan kriteria yang telah diberikan untuk mencari shape data tersebut. Oleh karena itu, kode yang akan saya tunjukkan kepada anda adalah metode cara pencarian shape, sehingga shape tersebut bisa dihubungkan secara otomatis. Tujuan utama dari kode GetShapesByData ini adalah untuk menyediakan kriteria pada shape data yang bisa memberikan identitas shape data tersebut pada halaman utama ataupun keseluruhan dokumen. Berikutnya, ia akan memperbolehkan group subshape pada tingkat pertama untuk ditemukan dalam pencarian dan anda bisa memberikan spesifikasi baik dengan memberikannya nama atau label pada Shape Data row.
Fungsi kode GetShapeByData memungkinkan anda untuk mendapatkan list shape yang memiliki nilai tertentu pada shape data, dan sekarang anda perlu menggunakan list shape tersebut untuk membuat koneksinya secara otomatis.

Sedangkan kode ConnectSubOrdinates akan mencari keseluruhan shape di halaman untuk memastikan bahwa shape tersebut memang betul betul Person shape yang memiliki attribute Name dan Manager shape data. Kemudian disetiap shape yang lolos kualifikasi, fungsi FindMySubordinates, yang memanggil fungsi GetShapesByData, mengembalikan list semua shape yang memiliki nilai Person sebagai manager, dan kemudian mengkoneksikan dirinya dengan connector dotted-line report yang menghubungkan antara si manager dengan bawahannya (subordinate). Terdapat 2 macam metode untuk penghubungan, yaitu AutoConnect atau GlueTo. Anda hanya bisa menggunakan salah satu metode saja dan tidak bisa menggunakannya secara bersamaan. Pastikan untuk memberikan tanda kutip komen bila tidak ingin menggunakannya.

Dan terakhir untuk menjalankan kode tersebut, buatlah UserForm dan berikan tombol dimana pada saat anda menekan tombol ini, metode ConnectSuOrdinates akan terpanggil.

Jalankan fungsi kode tersebut dan klik tombolnya. Anda bisa lihat perubahan yang terjadi bukan? Sekarang terdapat koneksi antara Manager dengan subordinate secara otomatis, benar dan teratur sesuai dengan kriteria pada External Data window nya. Silahkan untuk mengecek kebenarannya agar lebih pasti, saya yakin tidak terdapat kesalahan sedikit pun! Bandingkan dengan cara memkoneksinya satu per satu, anda bisa bayangkan berapa waktu akan terbuang hanya untuk melakukan hal ini secara manual? Bagaimana dengan perusahaan raksasa atau perusahaan international yang memiliki ribuan karyawan, tentunya membuat hal ini secara manual akan sangat melelahkan! Untung ada kodenya! Kalo tidak…?

Automating Connections

12. Membuat Rack Equipment dengan Kode GetShapesByData Untuk Static Glue
Salah satu contoh yang bagus untuk memperagakan suatu koneksi secara otomatis yang diperlukan pada suatu titik koneksi tertentu adalah scenario penghubungan shape peralatan network ke dalam rak atau kabinet. Buka Rack Diagram dan ambil Rack shape yang ada di Rack-mounted Equipment stencil. Untuk mencoba contoh berikut ini, anda perlu membuat suatu list peralatan di Excel spreadsheet seperti yang anda lihat disini. Spreadsheet ini saya buat dengan kolum Asset Number, Equipment Type, Heights in U’s, Rack dan U Position. Saya tidak menggunakan bahasa Indonsia dalam pengisian nama kolum karena kolum ini harus sama dengan yang ada di attribute Visio pada stencil network dan rack sehingga nanti pada saat pengisian cabinet secara otomatis terjadi dengan benar. Kemudian saya hubungkan data excel tadi itu ke Visio, saya pergi ke menu Data, Link Data to Shapes dan saya pilih tipe Excel sebagai databasenya lalu saya pilih lokasi file tersebut dan Next sampai Finish. Di External Data window susun Euqipment Type nya lalu pilih shape Cable Tray di Rack-mounted Equipment stencil dan ambil semua data Cable Tray di External Data window ke halaman. Lakukan hal yang sama untuk Patch Panelnya. Nah sekarang semua shape yang ada di External Data sudah di halaman, saya tinggal membuat koneksinya secara otomatis agar tiap shape ditaruh di rack secara benar sesuai dengan apa yang tertera pada External Data properties. Jika anda mau, anda bisa rubah Data Graphicnya agar tampilannya rapi.
Tekan tombol Alt dan F11 untuk membuka VBA Editor. Saya buat 2 module yang berisikan kode GetShapesByData dan ConnectRackEquipment dan 1 UserForm untuk mengeksekusi fungsi ConnectRackEquipment. Pada demonstrasi sebelumnya anda telah menggunakan kode GetShapesByData yaitu fungsi yang mengambil shapes sesuai dengan external data yang telah terhubung dan menklarifikasikan agar shape tersebut seseuai dengan kriteria shape data yang telah ditentukan sehingga bisa melakukan koneksi otomatis pada shape yang bersangkutan. Disini saya tambahkan kode ConnectRackEquipment yang fungsinya mencari semua shapes yang ada pada halaman untuk mencari shape yang lolos kualifikasi sebagai rack yakni yang mengandung elemen Prop.HoleSpacing shape data. Kemudian untuk tiap shape yang lolos kualifikasi, fungsi FindMyRackEquipment, yang memanggil fungsi GetShapesByData, mengembalikan list seluruh shape milik Rack dan kemudian membaca posisi U nya dan terakhir mengkoneksi peralatan network tersebut (cable tray dan patch panel) ke titik koneksinya rack.
Sekarang semuanya sudah siap, saya tekan Run dan klik tombolnya. Perhatikan bahwa Cable Tray dan Patch Panelnya otomatis masuk ke dalam rak cabinet dan masing masing terpasang secara benar sesuai dengan posisinya yang telah ditetapkan di External Data window. Silahkan konfirmasi kebenarannya.
Demikian demonstrasi ini anda telah mempelajari cara menggunakan kode dan metode dalam mempersingkat tugas menghubungkan peralatan network ke dalam rack sesuai dengan kriteria yang terdapat pada nilai posisi yang ditetapkan pada Excel spreadsheet.

Peningkatan Kualitas Connector

13. Meng-Update Koneksi Network Rack
Microsoft Visio tidak memiliki fungsi mengekspor koneksi secara otomatis, oleh karena itu anda harus tentukan sendiri bagaimana cara melakukan hal ini. Jika anda perlu menggunakan Visio report untuk memperlihatkan konektivitas, misalkan, pada peralatan disetiap rack, ataupun langkah pada suatu process diagram, maka tentunya perlu menulis kode untuk membuat atau mengupdate shape data pada User-defined cells dengan informasi yang diperlukannya.
Pada demonstrasi sebelumnya anda telah melihat cara menaruh peralatan network pada rack sesuai kriteria list spreadsheet yang memberikan posisi U rack tersebut. Namun bagaimana jika telah terjadi perubahan pada rack tersebut seperti halnya menaruh server, ataupun storage, monitor, keyboard, dsb? Anda tentunya ingin agar perubahan ini bisa diekspor kembali ke Excel spreadsheet. Disini anda bisa membuat kodenya untuk membaca kembali posisi ditiap posisi U-nya rack dan mengidentifikasikan tipe peralatan networknya dan lalu menambahkan atau mengupdate shape data dengan nilai Posisi U yang baru dan terakhir mengekspor semua informasi ini ke format Excel ataupun HTML.
Buka Rack Diagram dari Network template, lalu ambil rack dan berikan nama RACK-021. Isi rack tersebut dengan peralatan network lainnya seperti ini.
Kini tekan tombol Alt dan F11 untuk membuka VBA Editor, buatlah 4 module dan copy paste kode modAddingACustProp, modSetCellValueToString, modStringToFormulaForString dan UpdateRackEquipment dan buat 1 UserForm untuk memanggil fungsi UpdateRackEquipment, ubah tampilan tombolnya jika perlu. Semua kode berada didalam Microsoft Visio SDK Code Library kecuali yang terakhir. Anda bisa mendownload gratis SDK Code Library untuk Visio 2007 ini di http://www.microsoft.com. Setelah selesai meng-copy-paste semua kode ke dalam module, buka UserForm dan klik Run. Tekan tombol Update Rack maka amatilah tidak terjadi apapun di Visio. Kini saatnya untuk mengekspor ke Visio report. Pergi ke menu Data dan klik Report, sebagain contoh saya pilih yang Inventory lalu Run, dan untuk formatnya saya pilih Excel dan OK. Maka tampilah Inventory Report dengan jenis peralatan network serta jumlahnya. Anda tentunya bisa melakukan report yang lebih lengkap dan bagus dari ini. Mari kita coba mengekspornya ke format HTML. Tampilan di HTML mungkin lebih menarik dibandingkan Excel, apapun pilihannya anda bisa mengekspor hasil buatan di Visio ke dalam format lain. Anda juga bisa tentukan apa yang ingin ekspor seperti menekan New dan memilih sendiri jenis kolum yang ingin ditampilkan. Disini saya ingin menyamakan dengan informasi yang ada pada excel spreadsheet sebelum. Disini anda bisa berikan nama title untuk report anda, dan juga bisa membuat kalkulasi untuk subtotal (tentunya jika ada data untuk penjumlahan dsb), dan juga bisa di susun sesuai yang anda inginkan. Saya klik Next dan Run maka lihatlah perbedaannya dalam format Excel maupun HTML.
Demikian cara menggunakan kode UpdateRackEquipment untuk membuat report tentang perubahan yang terjadi pada Network Rack secara jelas dan detil.

PivotDiagram

14. Membuat PivotDiagram / Meningkatkan Kualitas Data Graphic / Memecah Belah Bagian PivotDiagram /
A. PivotDiagrams adalah cara yang terbaik dalam merangkum data di Microsoft Visio. PivotDiagrams bisa digunakan untuk analisa dan juga untuk memperlihatkan informasi secara real bahkan bisa sambil navigasi antara link data shape di halaman yang sama maupun yang berbeda. Anda bisa mengkombinasi PivotDiagrams dengan Linked Data dan Data Graphics untuk menghasilkan data dashboard yang saling berintegrasi. PivotDiagrams dibuat dari sumber data, sama seperti Link Data to Shapes, namun Data Recordsets tidak diperlihatkan pada isi External Data window. Solusi PivotDiagram adalah sebuah add-on pada Visio, jadi anda tidak memiliki penguasaan secara programatik padanya yang berbeda dengan Link Data. Walaupun begitu, anda bisa menggunakan teknik untuk meningkatkan kualitas produktifitas. PivotDiagram membolehkan anda untuk memilih kolum, biasanya yang non-numerik, sebagai kategori yang kemudian bisa anda perincikan datanya. Kategori yang dimaksud ini diberikan nama Breakdown Shapes yang letaknya diantara node yang memperlihatkan kumpulan data. Node ini kemudian bisa diperincikan lagi menjadi subkategori sampai sekecil mungkin sampai semua row dari Data Recordset diperlihatkan sebagai single node.
PivotDiagrams bekerja sangat baik dengan kumpulan data yang bersifat numerik dan valas. Pada contoh file DBSample.mdb, dibagian table Network – Computers memiliki data tipe numeric untuk kolum bernama Number, Machine Type, Hard Disk space dan Memory, sedangkan untuk Cost adalah data tipe valas. Sebuah query bernama Network – Detail pada database ini merangkum bagian numeric dan memberikan jumlah mesin dari table Network – Computers. Namun query nya tidak memperlihatkan perincian untuk bagian Manufacturer dan Machine Type.
Anda bisa mulai membuat PivotDiagram dari menu New, Business atau insert PivotDiagram pada halaman Visio dengan pergi ke menu Data, Insert PivotDiagram. Saya mulai dari awalnya pembukaan Visio, saya pilih Business dan klik PivotDiagram. Otomatis ia akan meminta data untuk di link, saya pilih format Excel lalu Next. Saya berikan lokasi file DBSample.mdb dan saya pilih Network – Computers lalu Next. Yang lainnya saya biarkan default lalu Finish. Tampillah PivotDiagram untuk table Network Computers. Disini tidak terlihat perincian isi table Network Computers, nanti saya perlihatkannya setelah yang satu ini.
B. Sekarang perlu saya ubah penampilan Data Graphic nya maka saya pilih Pivot node nya lalu saya pergi ke menu PivotDiagram dan pilih Edit Data Graphics. Sudah ada 2 data field yang tercantum didalamnya. Saya ingin agar data Count, Disk Space, Memory, dan Cost tampil untuk Pivot node ini, maka saya lakukan perubahan sebagai berikut. Untuk Count data tipenya adalah Text, dan saya biarkan niali lainnya secara default. Kemudian saya tambahkan field Memory yang tipe datanya bar versi progress bar. Untuk nilai Maximum value saya berikan 1100 karena rata rata memory untuk table ini memiliki diatas 500 jadi agar penampilannya sesuai perlu dirubah menjadi 1100, dan pastikan Value position nya Interior jadi nilai angka memorinya tertulis didalam progress bar. Saya delete Machine type code dan saya gantikan dengan Disk Space yang tipe datanya bar versi speedometer. Karena dibagian Hard Disk Space Shape Data row memiliki nilai angka dalam unit Gigabytes maka tampilannya akan lebih masuk akal jika angkanya saya bagi 1000 dan hanya menampilkan satu decimal. Untuk itu pilihlah More Fields dan di Custom Formula tulis sebagai berikut. Untuk Maximum value berikan 50 saja. Value dan Label Position berikan Left agar tidak berbenturan dengan angka nilainya Memory. Untuk Value format berikan sebagai berikut. Pada Label tulis Disc Space. Anda bisa susun filed mana yang tampil paling atas dan sebagainya. Nah beginilah kelihatannya sekarang Pivot node nya.
C. Sekarang saatnya untuk membuka seluruh isi pada Pivot node Network Computer ini. Selama Pivot node nya terpilih, disebelah kanan adalah Kategori Penambahan, pertama saya pilih Manufacturer, maka tampil jenis merek PC. Saya biarkan pilihannya pada Manufacturer dan saya pilih lagi Machine Type maka tampil tipe model PC nya. Sekali lagi saya pilih MachineSN untuk menampilkan serial nomer dari setiap unit PC nya. Anda bisa lihat disini bahwa Pivot node nya semakin melebar karena banyaknya data yang terkandung dalam tiap kategori yang baru saya pilih. Oleh karena itu perlu saya rapikan ini sedikit. Saya ingin susun agar ia tidak mendatar melainkan tersusun secara vertical. Pilih semua MachineType node dengan menekan tombol Ctrl dan klik satu per satu, lalu pergi ke menu PivotDiagram, Layout Direction, Left-to-Right. Semua node MachineSN sudah tersusun secara vertical, saya ingin merapikannya sedikit lagi saya pilih Re-layout All. Banyak spasi yang tersisa, tinggal tarik ujung spasi dan rapetkan. Sekarang hasilnya lebih rapi dan jelas.
Demikian cara membuat PivotDiagram dari table Network Computers pada database DBSample.mdb. Untuk cara mensetting PivotDiagram, ikuti demonstrasi berikutnya yaitu Peningkatan Pada PivotDiagram.

Peningkatan Pada PivotDiagram

15. Membuat Seleksi Dengan Kode SelectSameBreakdownName / Menambahkan Shape / Menambahkan Link Data / Menyatukan Data / Menduplikasi Data Graphic
Anda bisa memberi tambahan pada penampilan Pivot Node dengan memberikannya shaes dari stencil manapun. Contohnya, jika anda pilih semua Pivot Node yang merepresentasikan Manufacturers, maka anda tinggal pergi ke menu PivotDiagram, lalu pilih Apply shape menu untuk membuka Apply Shape dialog box. Sebetulnya ada cara yang lebih efektif dalam memilih semua Pivot Node Manufacturers ini dengan menggunakan kode SelectSameGroup dan SelectSameBreakdownName. Buka VBA Editor dengan menekan Ctrl dan F11 lalu buat 4 module baru dan 1 UserForm. Di module anda copy paste kode isPiotShapeType, GetBreakdownID, SelectSameGroup, dan SelectSameBreakdownName. Pada UserForm anda panggil fungsi SelectSameGroup. Ini akan memilih semua Pivot Node Manufacturer diseluruh halaman Visio. Ini tentunya membantu pekerjaan anda dimana jika anda akan berhadapan dengan ratusan Pivot Node, apakah anda ingin melakukannya secara manual? Tentu tidak. Nah setelah selesai menulis kode dan UserForm nya, kembali ke halaman Visio lalu pilih Pivot Node Manufacturer dan Run macro yang barusan dibuat. Jika macro nya tidak tampil di toolbar, pilihlah Developer. Lalu klik tombol Run dan piilh Macro SelectSameGroup dan klik Run. Sekarang semua Manufacturer terpilih.

Untuk menambahkan Shape, pergi ke menu PivotDiagram, pilih Apply Shape. Stencil Department dan Workflow otomatis terbuka, dan anda bisa memiilh stencil mana saja yang ingin anda pilih. Kali ini saya pilih Manufacturing shape dari stencil Departments, lalu klik OK. Jika saya zoom halaman ini maka terlihat icon Manufacturing disetipa Pivote Node Manufacturer. Jika anda kurang puas dengan icon tersebut, setiap saat anda bisa merubahnya dengan memiilhnya kembali lalu klik Reset Shape. Faktanya, aksi dari Apply Shape menambahkan subshape ke dalam group Pivot Node, dan subshape yang baru ini akan menjadi suatu instansi dari Master dokumen stencil sama seperti halnya yang terjadi dengan Data Graphics. Oleh karena itu, Master yang diperlukan otomatis terdapat pada Document Stencil. Sekali anda apply shape ke dalam Pivot Node dengan cara demikian, apapun penambahan Add Categories yang anda lakukan dengan pilihan Category yang sama, maka Apply Shape Master sudah termasuk di dalamnya.

Sekarang anda sudah melakukan perincian pada Pivot Node sampai pada unit individu PC, selanjutnya anda akan menambahkan Data lewat menu Data, Link Data to Shapes untuk membuka sumber data recordset sebagai External Data window, yang kemudian diikuti dengan memberikan link otomatis dari Data Column MachineSN kepada Shape Field Member lewat menu Data, Automatic Link. Disini anda pilih semua shape yang ada di halaman lalu Next, dibagian Data Column pilih MachineSN dan Member untuk Shape Field, lalu klik Next. Biarkan yang lainnya secara default lalu Finish. Otomatis semua data pada External Data window akan terhubung dengan Pivot Node di halaman. Dan bila anda memilih salah satu row di External Data maka anda bisa mencari shape datanya dengan memilih Linked Shape dari pilihan menu kanan tombol mouse. Begitupun sebaliknya dari shape ke data dengan memilih menu kanan tombol mouse dan pilih Data, Show Linked Row. Ini memberikan kemudahan dalam pencarian antara data dengan shape.

Kadangkala ada Pivot Nodes yang memiliki perincian (breakdown) yang sangat sedikit dan daripada memperlihatkannya, anda bisa menggabugnkannya dengan Pivot Node lainnya. Disini saya akan menggabungkan 2 Pivot Node Manufacturer terakhir, yakni Siemens Nixdorf dan Toshiba. Pilih kedua node tersebut dan pergi ke menu PivotDiagram, lalu Merge. Sekarang anda bisa lihat bahwa nama Siemens Nixdorf dan Toshiba menjadi satu termasuk jumlah Disc Space, Memory, Count dan Cost digabungkan antara kedua node tersebut. Perhatikan sebelum dan sesudah Merge terjadi. Jika anda tidak suka dengan penampilan susunan katanya yaitu terdapat tanda koma setelah Siemens Nixdorf nya, anda bisa merubahnya dibagian Member Shape Data row. Perubahan ini tidak akan berpengaruh jika suatu saat anda ingin memisahkan kedua node tersebut (unmerge).

Anda bisa menggunakan lebih dari satu macam Data Graphic di dalam PivotDiagram. Jika anda duplikasi Data Graphic yang sudah ada, anda bisa. Saya akan duplikasi Data Graphic berikut ini, saya pilih lalu Duplicate, di Data Graphic yang kedua saya pilih Edit Data Graphic. Saya ingin memberikan tambahan tanda icon disetiap Pivot Node MachineSN yang mengindikasikan PC mana saja yang memiliki Screen Size 17 inchi, 15 inchi, dan 14 inchi sebagai berikut. Ada baiknya menggunakan Macro SelectSameBreakdownName sehingga seleksi untuk satu urutan vertical MachineSN terpilih secara otomatis seperti yang saya lakukan disini. Setelah terpilih saya klik Data Graphic yang baru, dan sekarang anda lihat bahwa ada perubahan Icon disetiap MachineSN yang saya berikan. Lakukan hal yang sama pada Pivot Node MachineSN lainnya sampai semua memiliki tanda Icon disudut kanan atas yang mengindikasikan besar kecilnya Screen Size pada Monitor PC. Perhatikan satu hal ini. Jika anda menggunakan berbagai macam Data Graphic di halaman PivotDiagram yang sama, hati hati untuk tidak mengedit Data Graphic nya dari pilihan menu PivotDiagram, Edit Data Graphic karena ini akan mengakibatkan keseluruh PivotDiagram. Lebih baik menggunakan Data Graphic panel dan memilih node satu per satu untuk melakukan perubahan Data Graphic.

Demikian cara meningkatkan kualitas pada PivotDiagram, anda telah mempelajari cara menggunakan kode untuk mempersingkat dalam penyeleksian Pivot Node dalam sekejap, cara menambahkan Shape, Link Data, menyatukan Node, dan terakhir menduplikasi Graphic Data.

Database Wizard

16. Membuat Link ke Tabel Database dan Meng-Update table Database dari Visio
Ada beberapa perbedaan antara Database Wizard dan Link Data. Link Data hanya membolehkan anda untuk membuat atau refresh shape data, namun Database wizard mampu menambahkan link tambahan terhadap cell manapun didalam ShapeSheet. Fitur terbaru Data Graphic memberikan kemampuan dalam mewarnai shape lewat programming kode, termasuk mengkode ShapeSheet cell manapun dengan menggunakan fitur Custom Formula, namun ia tidak bisa digunakan secara berulang kali. Misalnya, jika suatu jenis warna terasosiasi dengan nilai tertentu, maka untuk melakukan perubahan tambahan yang sama, anda perlu mengeditnya satu per satu secara manual lewat Data Graphic. Dengan Database Wizard hal ini bisa dilakukan secara tuntas. Anda juga harus ketahui bahwa Database Wizard menggunakan metode lama Open Database Connectivity (ODBC) dalam mebuat suatu koneksi ke sumber data, dengan begitu ia memiliki beberapa keterbatasan seperti, tidak kompatibel dengan data format XML ataupun tidak memiliki database-stored procedures. Database Wizard hanyalah sebuah fitur tambahan, sehingga anda tidak punya pengendalian penuh atas programming kode nya dibandingkan dengan fitur Link Data to Shape yang memiliki pengendalian penuh atas programming kode.
Dalam demonstrasi tutorial ini saya akan menggunakan Access Database file DBSample.mdb untuk mengambil table Office – Employee Details yang memiliki data personal termasuk kolum Departement. Disini saya buat table baru bernama Department dimana terdapat kolum Department yang langsung mengambil data dari kolum Department tabelnya Office – Employee Details. Oleh karena itu saya buat query sebagai berikut. Sekarang saya punya table bernama Department yang memiliki kolum Department, FillForeground, FillBackground, dan FillPattern yang semuanya memiliki nilai kolum Teks namun tidak berisi. Saya buka design view nya dan berikan Primary Key pada row Department sehingga nantinya saya bisa berikan relationship one to many dari table ini ke kolum Department milik table Office Employee Details.
Sekarang saya berada di Visio, dan saya buka Basic Diagram dan sebagai contoh saya ambil rectangle shape ini. Pada bentuk segi empat shape ini akan saya berikan warna merah garis miring untuk menandakan perubahan yang terjadi, yang kemudian perubahan atau tambahan warna tersebut otomatis mengupdate database pada table Department sebelumnya. Sebelum saya rubah shape ini, mari kita lihat properties ShapeSheet nya. Dibagian Fill Format inilah yang nanti akan terjadi perubahan.
Perhatikan disini. Ada hal yang penting buat anda yang suka mengutak atik bagian shapeSheet. Pada saat anda mengubah Fill Pattern dari angka 0 ke 1 atau angka lainnya, maka apa yang terjadi pada nilai di dalam FillForgnd dan FillBkgnd adalah sebaliknya pada saat anda menggunakan Fill dialog box. Tetapi, bagian nilai pada Color dan Pattern Color di dalam Fill dialog box tetap dan tidak berubah. Hal ini terjadi agar para pengguna tidak meilhat perubahannya demi menjaga warna asilnya agar tetap kelihatan pada saat pattern nya muncul. Oleh karena itu anda harus benar benar memperhatikan bagian ini jika tidak ingin ada kesalahan dalam mengupdate data dari Visio ke database.
Sekarang saya berikan shape ini warna dan garis miring lewat Fill Dialog box dari menu Format. Perhatikan perubahan yang terjadi pada cell Fillforeground, Fillbackground, dan FillPattern. Pastikan perubahan ini terjadi di dalam ShapeSheet anda agar nantinya pada saat mengupdate dari Visio ke database terjadi dengan benar. Anda pun bisa langsung merubah FillPattern nya lewat ShapeSheet ini seperti yang saya peragakan ini.
Selanjutnya, dengan terpilihnya bentuk segi empat tadi, saya pergi ke menu Tools, Add-ons, Visio Extras, Database Wizard. Klik Next, lalu pilih yang pertama dan Next, pilih shapes in drawing lalu Next, pilih Rectangle lalu Next, pilih Visio database sample lalu Next. Jika file DBSample.mdb tidak pada lokasinya maka muncul peringatan untuk mencari lokasi file tersebut. Kemudian pilih table Department yang baru dibuat tadi lalu Next, pilih 1 untuk number of field lalu Next, pilih Department sebagai primary key nya lalu Next, pilih Customer Service sebagai default key value lalu Next, hilangkan centang pada bagian Delete Shape lalu Next, biarkan Prop.Department terpilih lalu Next.
Disini anda perlu hati hati dan pastikan pertama anda memilih bagian Cell nya kemudian bagian Database Field nya lalu tentukan Evaluate Data nya. Lakukan seperti yang anda lihat di layar. Bagian ini sangat penting karena jika anda melakukan kesalahan pada import eksport tipe data field, nanti di database nya akan me-reject semua perubahan yang terjadi dari Visio. Oleh karena itu inspeksi sekali lagi bagian Links nya agar nilai FillBackground memenuhi kolum FillBackground nya table Department di dalam database dengan nilai data Value, begitu juga denga FillForeground dan FillPattern nya.
Setelah anda selesai dengan Database Wizard nya, rectangle shape nya berubah menjadi hitam dan di dalam properties ShapeSheet nya pun hilang, ini normal. Pergi ke menu Format dan isikan warna dan pattern sekali lagi. Lalu inspeksi sekali lagi properties ShapeSheet nya pada cell Fill Format.
Sekarang anda bisa gunakan Data Graphic untuk memperlihatkan nilai field Department sebagai item Teks dengan cara membuat New Data Graphic dan tambahkan data Department dengan callout Heading 3, klik Yes untuk apply data graphic nya. Maka tampil Customer Service disamping bentuk segi empat ini. Ini menunjukkan bahwa bentuk segi empat ini sudah tentu terhubung langsung dengan database table Department. Sekarang pun anda bisa meng-update perubahan yang terjadi pada warna bentuk segi empat ini ke dalam database table Department dengan cara klik tombol kanan mouse dan pilih Update Database Record. Dan sekarang buka Access Database file DBSample.mdb nya disini anda lihat bahwa FillForeground Fillbackground dan Fillpattern terdapat nilai sesuai dengan yang telah saya berikan lewat Visio di awal demonstrasi ini.
Selain cara Database Wizard, sebetulnya anda juga bisa memiliih Link to ODBC database. Hasilnya pun akan sama jika anda melakukan perubahan seperti yang saya perlihatkan disini. Baik lewat Database wizard maupun lewat Link to ODBC database yang penting properties nya sama sehingga menghasilkan hasil yang sama juga.
Demikian cara menggunakan Database Wizard untuk mengupdate dan merefresh data pada database lewat visio langsung.

Database Wizard

17. Membuat Department Linked Master / Membuat Linked Drawing Untuk Meng-Update Database / Mengisi Record ke dalam Database / Meng-Update Nama Shape ke Department
Demonstrasi ini adalah lanjutan dari pembuatan database wizard. Disini anda akan menyaksikan cara membuat Department Linked Master, membuat Linked Drawing untuk Meng-update database, mengisi record ke dalam database, dan terakhir meng-update nama shape ke department. Sekarang, bukalah Document Stencil dari menu File, Shape, dan tarik bentuk segi empat ke dalam stencil, kemudian rubah namanya menjadi Department. Buka Master properties dialog box dan centangkan setting Match Master by Name on Drop. Sekarang anda punya Master shape yang tidak hanya bisa digunakan untuk memilih tipe warna dan pattern untuk setiap department, tetapi juga sebagai legend shape yang bisa digunakan untuk diagram manapun. Ambil Department shape ini dan taruh di halaman. Peringatan box mengatakan bahwa Visio akan mencoba akses ke dalam ODBC data source, tipe Visio database source, klik OK untuk melanjutkannya. Jika anda akan mempublikasikan Department master shape ini untuk digunakan orang lain, anda mungkin perlu memberikannya dengan ODBC data source, dan mengedit ShapeSheet milik Department master shape tersebut seperti yang anda lihat disini.
Sekarang anda sudah siap untuk mengunakan Database wizard sekali lagi dalam membuat linked drawing yang merepresentasikan semua nilai table pada database, yakni table Department. Pilih menu Tools, Add-ons, Visio Extras, dan Database Wizard. Pada dialog box pertama, klik Next, dan pilih an existing one lalu Next. Pilih Create a drawing lalu Next, pilih Modify existing drawing dan pilih file visio nya, lalu Next. Kemudian pilih modify existing page dan pilih Page 1 lalu Next. Pastikan centang pada Access the database table in read-write mode, yang lainnya hanya optional, lalu Next. Pilih Visio database sample lalu Next, ambil Department lalu Next, pilih stencil file visio dan department untuk masternya lalu Next dan Finish. Sekarang anda punya Database Drawing Monitor yang digunakan untuk me-refresh tiap kali ada perubahan yang terjadi baik dari segi database maupun dari Visio, dan anda juga akan mendapatkan linked shape untuk setiap row pada table Department seperti yang anda lihat disini. Semuanya berwarna hitam karena mereka belum diberikan entry untuk warna dan pattern nya. Mari kita buat warna dan patternya agar kelihatan lebih menarik. Anda bisa memberikannya sesuka anda dan tidak harus persis dengan apa yang anda lihat disini, yang penting tiap row memiliki warna dan pattern yang berbeda agar gampang meng-identifikasikannya. Setelah anda selesai memberikan warna dan patter nya, klik Refresh dan lihat apa yang terjadi, otomatis semua shape, bila tadinya tergeser, akan kembali ke tempat semula namun warna dan patter nya tetap. Dan agar semua warna dan pattern ini ada pada table Department databasenya, anda bisa mengupdatenya secara manual satu per satu namun ada cara yang lebih praktis yaitu mengudate keseluruhan halaman ini ke dalam table Department database. Caranya pergi ke menu Tools, Add-ons, Database Wizard, dan pilih Next, lalu pilih Modify an existing one dan Add database actions and events to a drawing page, lalu pilih halamannya. Untuk page action nya pilih Update dan Refresh. Setelah selesai dengan wizardnya, maka terdapat pilihan Update dan Refresh Linked data pada halaman visio, dan pilih Update Linked Records. Buka database file DBSample.mdb nya, dan lihatlah perbaharuan yang terjadi. Kolum Fillforeground, Fillbackground, dan Fillpattern terisi sesuai dengan yang apa yang anda telah tambahkan pada warna dan patter disetiap shape itu dari Visio. Perubahan yang terjadi juga terdapat pada ShapeSheet seperti yang anda lihat di User-defined Cell dan Actions.
Selain mengisi data pada kolum table Department database, anda juga bisa membuat row baru untuk table Department langsung lewat Visio. Saya ambil shape Department dari stencil lalu saya berikan nama baru yaitu Marketing. Marketing tidak ada pada table Department, namun dengan cara ini saya bisa menambahkannya. Untuk shape marketing ini saya berikan warna dan pattern baru. Lalu di properties Shape Data nya saya rubah menjadi Marketing, lalu tekan tombol kanan mouse dan pilih Update Database Records dan klik Yes. Buka database file DBSample.mdb nya dan anda bisa lihat ada row baru bernama Marketing dengan data didalam Fillforegruond, fillbackground, dan fillpattern.
Untuk tambahan terakhir pada demonstrasi ini, saya ingin perlihatkan cara mengubah nama shape yang berada di dalam Master properties menjadi nama Department. Untuk ini, saya gunakan kode UpdateShapeNameToDepartment. Pada VBA Editor saya buat 2 module yang satu berisi kode tersebut dan yang satunya lagi kode ODBCConnection Class lalu saya buat UserForm yang akan memanggil fungsi UpdateshapeNameToDepartment itu. Sebelum saya Run kode tersebut, lihatlah pada bagian Master shape Drawing Explorer box dimana semua Department tidak memiliki nama. Saya kembali ke VBA Editor dan Run kode tersebut, dan anda bisa lihat sekarang semua berubah menjadi nama jenis Department nya pada masing masing shape. Tujuan melakukan hal ini adalah untuk menjaga identifikasi shape jika terjadi kesalahan dalam men-delete salah satu shape sehingga diketahui shape mana yang terasosiasi dengan kolum atau row mana pada database yang terhapus.
Demikian demonstrasi ini anda telah mempelajari pendalaman dalam menangani Visio untuk melakukan perubahan langsung kepada database jenis Access lewat Linked Shape data.

Hyperlink

18. Membuat Hyperlink dari Excel ke VML
Demonstrasi ini saya akan buat file Viso berformat VML yang memiliki Hyperlink yang terdapat pada Excel spreadsheet. Sebagai contoh, saya buka Basic diagram, saya ambil gambar bintang dan bintang ini akan saya link ke Excel sheet yang berisikan hyperlink yang menuju pada website facebook. Saya pilih Data, Link Shapes to Data, lalu saya piilh gambar bintang dan otomatis hyperlink semua yang ada pada External Data tersimpan pada shape bintang tersebut. Saya buat New Data Graphic sehingga semua nama kolum beserta isinya tertampil di halaman visio ini. Untuk jenis Data Graphic nya saya gunakan Teks sederhana saja sebagai contoh. Lalu setelah selesai dengan Data Graphic saya rapikan agar kelihatan semua hyperlink nya. Lalu untuk membuat file visio ke dalam format VML saya pergi ke menu file dan piih Save as Web page lalu saya klik tombol Publish dan dibagian Advanced tab saya pastikan ia akan tersimpan ke dalam format VML. Maka otomatis browser muncul dan menampilkan file VML tersebut dan bila saya klik link nya otomatis ia akan membuka website facebook yang terkoneksi pada homepage teman saya ini seperti yang anda lihat disini. Anda bisa perhatikan bahwa setiap link berbeda dan ini pun bisa di klik dan menghasilkan website yang berbeda pula.
Demikian cara menggunakan Hyperlink ke dalam Visio yang datanya diambil dari file Excel spreadsheet.

About these ads
 

12 Responses to “Mengenal Microsoft Office Visio Professional 2007”

  1. Stev't Says:

    Makasih karena udah mau kasih tau tentang visionya.
    Saya mau nanya gimana caranya mengubah file berbentuk visio kedalam bentuk PDF..
    Kasih tau dong soalnya ada tugas mau disimpan dalam format PDF…

    Thanks……!!!!!

  2. bungarkka Says:

    Pergi ke File dan pilih Publish As PDF or XPS.
    Tidak ada pilihan itu?
    Anda perlu download ini:

    2007 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS (bagi Office bajakan ga bakalan bisa)

    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&DisplayLang=en

    (bagi Office bajakan ga bakalan bisa)

  3. bungarkka Says:

    Pergi ke File dan pilih Publish As PDF or XPS.
    Tidak ada pilihan itu?
    Anda perlu download ini:

    2007 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS (bagi Office bajakan ga bakalan bisa)

    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&DisplayLang=en

    (bagi Office bajakan ga bakalan bisa)

  4. aris Says:

    mas minta tolong donk serial number visio 07 nya..

  5. Lukman Says:

    Duh tulisannya sangat bagus. Saya baru tahu bahwa roduk microsoft ada trialnya 60 hari. Terima kasih. Then tetang crack … crack itu adalah jenis makanan bukan ?.. yang asli Betawi itu lo ! Yang ada telornya … . Nama latinnya Crack Telor .. :d heheh

  6. Agus Bisena Says:

    Klo edit visio gmn caranya mas?

  7. ahmad yuni Says:

    free download master microsoft office visio 2007

  8. Djatmico Says:

    Gan,tlng ksh tau cara bikin kolom tabel dong di microsoft office visio 2007………..ane kesusahan bgt nyarinya………Mohon bantuanya……………
    Thanx`s……………..


Comments are closed.

 
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.